10 mẹo thiết kế biểu đồ Excel ấn tượng năm 2017 (phần 1)

0
59

Có thể bạn nghĩ rằng sếp của bạn không hề quan tâm đến những vấn đề nhỏ như biểu đồ trông như thế nào, và mặc định của Excel có tốt hay không.

Bạn đang dùng dữ liệu để khuyến khích tương tác, thì bạn nên lôi hết các dữ liệu để thuyết phục sếp bạn dùng nó vào việc quảng cáo. Cho dù bạn sử dụng dữ liệu cho việc gì đi nữa, thì bạn cần phải biến chúng trở nên thuyết phục – và nếu bạn thể hiện dữ liệu một cách không hiệu quả, thì ý nghĩa của các dữ liệu này hầu như tan biến.

Để đảm bảo dữ liệu của mình thật thuyết phục, bạn nên luôn luôn điều chỉnh biểu đồ Excel của bạn. Và đây là các mẹo nhanh để biến các đồ thị thuyết phục, dễ hiểu, và đẹp mắt cho bạn.

Chú ý: Tôi đang dùng Excel cho Mac 2011. Nếu bạn dùng phiên bản hay hệ điều hành khác chúng có thể trông khác một chút.

1) Chọn đúng đồ thị

Trước khi bạn bắt đầu thêm bớt các yếu tố thiết kế, bạn cần biết rằng dữ liệu của bạn được định dạng tối ưu. Biểu đồ cột, tròn, và đường sẽ kể những câu chuyện khác nhau về dữ liệu của bạn – bạn cần chọn cái tốt nhất để kể câu chuyện mà bạn muốn. Biểu đồ cột và tròn sẽ giúp bạn so sánh các hạng mục.

Biểu đồ tròn thương so sánh những phần của một tổng thể, trong khi biểu đồ cột giúp bạn so sánh khá nhiều thứ… nghĩa là lựa chọn biểu đồ cột thường là tốt nhất. Biểu đồ cột khá dễ đọc và nhấn mạnh sự khác nhau lũy tiến giữa các hạng mục, thế nên nó là một lựa chọn tốt khi nghĩ tới. Biểu đồ tròn được dùng tốt nhất khi một trong các hạng mục lớn hơn những cái còn lại. Bạn muốn thấy sự khác nhau không? Đây là ví dụ của một nhóm dữ liệu giống nhau được thể hiện dưới dạng biểu đồ tròn và cột:

piecharts_vs_bar_charts

Biểu đồ đường, trông giống như một phiên bản nằm ngang của biểu đồ cột, sẽ giúp bạn thể hiện xu hướng thay đổi theo thời gian. Bạn có thể theo dõi những giá trị khác nhau trên cùng thời gian đó, nhưng chìa khóa với một biểu đồ đường là yếu tố thời gian.

Để biến dữ liệu của bạn thành một trong những biểu đồ này trong Excel, nhấn mạnh dữ liệu bạn muốn thể hiện vào một đồ thị, sau đó chọn “Charts” trên thanh điều hướng trên đầu (hay chọn “Insert” > “Charts” nếu bạn có phiên bản mới). Sau đó chọn biểu đồ phù hợp nhất với dữ liệu của bạn.

excel_graph_choose

2) Lọc dữ liệu biểu đồ cột nên nó theo trực giác

Nếu bạn đang dùng biểu đồ cột để diễn tả dữ liệu, mẹo này có thể tạo ra một thay đổi lớn. Đa số các biểu đồ cột đều trông như này:sort-unordered

Chúng khá là ngẫu hứng. Dù bạn chỉ dành một phần nhỏ trong một giây, nhưng nó vẫn khá dài để nhận ra cái nào là ngoại lệ. Thay vào đó, bạn nên sắp xếp lại những điểm dữ liệu đi từ lớn nhất đến thấp nhất. Trông nó như thế này đây:

sort-ordered

Nếu đồ thị cột của bạn nằm ngang, dữ liệu lớn hơn nên ở trên đầu. Nếu đồ thị của bạn thẳng đứng, hãy sắp chúng từ trái qua phải. Để sắp xếp thứ tự biểu đồ trong Excel, bạn sẽ cần lọc dữ liệu từ lớn nhất đến nhỏ nhất. Nhấp chuột vào ‘Data,’ chọn ‘Sort,’ và chọn cách bạn lọc mọi thứ.

excel_sort

3) Rút ngắn nhãn tên cột Y

Những nhãn tên dài ở cột Y, như các giá trị số lớn, sẽ chiếm nhiều không gian và trông hơi hỗn độn, giống như biểu đồ dưới đây:

Để rút ngắn chúng, hãy nhấp chuột phải lên một trong những nhãn tên trên cột Y và chọn “Format Axis” từ menu đang xuất hiện. Chọn “Number” từ phía bên trái, sau đó “Custom” từ danh sách hạng mục (Category). (Tắt “Linked to Source” nếu nó được chọn, nếu không bạn sẽ không có khả năng nhấp vào “Custom.”). Nhập vào định dạng tùy chỉnh (Custom format) mã code \$0,, \m (như dưới hình) và nhấp “OK” để đóng.

Biểu đồ kết quả sẽ trông sạch hơn nhiều:

4) Loại bỏ các đường nền

Các biểu đồ cho phép bạn so sánh dữ liệu trong một tập hợp, nhưng không đào sâu vào nó. Không ai nhìn vào đồ thị để xem sự khác biệt lũy tiến giữa các điểm dữ liệu – họ muốn nhìn tổng quát, những xu hướng chung.

Để giúp mọi người tập trung vào những xu hướng này, hãy bỏ các đường ở nền sau của đồ thị hay biểu đồ. Những đường này khá thừa, không hữu dụng, và gây mất tập trung – cắt nó khỏi đồ thị của bạn để mọi người dễ tập trung vào những vấn đề chính. Để loại bỏ các đường nền, hãy chọn “Chart Layout” > “Gridlines,” và chọn “No Gridlines” bên dưới lựa chọn “Horizontal”“Vertical”.

excel_gridlines

5) Loại bỏ lề đường định dạng

Trừ khi bạn loại bỏ chúng ra khỏi sơ đồ đường của mình, thì Excel sẽ tự động thêm đường lề trước điểm dữ liệu đầu tiên và sau điểm dữ liệu cuối cùng, như bạn có thể thấy bên trái hình bên dưới. Nhưng, như bạn nhìn thấy bên tay phải, sơ đồ đường thường trông đẹp mắt hơn khi không có mép lề này.

Để loại bỏ những mép lề này, hãy nhấp chuột hai lần vào đường ngày tháng và cửa sổ “Format Axis” sẽ xuất hiện. Bên dưới “Axis Options,” hãy đổi “Position Axis” thành “On Tick Marks

Còn tiếp (PHẦN 2)

TRẢ LỜI

Please enter your comment!
Please enter your name here