5 kỹ thuật sử dụng Pivot Table trong Excel nâng cao

0
641

Hiện nay, vấn đề bạn phải đối mặt không phải là việc thiếu dữ liệu, mà là làm cách nào bạn có thể tìm ra những thông tin có giá trị từ khối dữ liệu đó! Đó là lý do vì sao PivotTables luôn là công cụ được lựa chọn hàng đầu trong việc tóm tắt và phân tích các dữ liệu bạn có.

5 kỹ thuật sử dụng Pivot Table Excel nâng cao 1

Không quan trọng là bạn dùng bảng tính cho mục đích gì, PivotTable hoàn toàn đủ khả năng giúp bạn tìm ra nhiều thông tin có ý nghĩa quan trọng trong khối dữ liệu. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau xây dựng một bài hướng dẫn sử dụng PivotTables để giúp làm việc với dữ liệu một cách hiệu quả hơn. Bài viết này sẽ trình bày 5 kỹ thuật nâng cao của PivotTables, mà người học Excel khối văn phòng cần biết.

5 kỹ thuật sử dụng Pivot Table Excel nâng cao 2

5 kỹ thuật nâng cao trong PivotTables

1. Slicers

Slicers là công cụ để lọc dữ liệu (bao gồm luôn cả dữ liệu trong PivotTable). Khi Insert một slicer, bạn có thể dễ dàng thay đổi dữ liệu có trong PivotTable.

5 kỹ thuật sử dụng Pivot Table Excel nâng cao 3

Trong ví dụ này, một Slicer đã được thêm vào một mục lớn (Item). Sau khi nhấp chuột vào Backpack, PivotTable sẽ chỉ hiển thị những dữ liệu trong mục đó. Khi tạo báo cáo và cho phép nhiều người khác truy cập, việc thêm Slicer sẽ giúp bạn sắp xếp được dữ liệu bài báo cáo theo yêu cầu của từng người dùng. Để thêm Slicer, nhấp chuột vào PivotTable và tìm mục Analyze trên thanh công cụ của Excel.

5 kỹ thuật sử dụng Pivot Table Excel nâng cao 4

Kiểm tra các bảng biểu trong các cột đang được chọn, mỗi cột đều có slicer riêng biệt. Giữ phím Control trên bàn phím để chọn nhiều mục với một slicer, chúng sẽ bao gồm nhiều mục được chọn từ cột trong bảng tính PivotTable của bạn

2. Timelines

Timelines là một dạng đặc biệt của slicer, có công dụng ngắt ngày tháng trong bảng dữ liệu PivotTables. Nếu trong dữ liệu của bạn có ngày tháng, hãy thử sử dụng Timelines như một phương pháp để chọn dữ liệu từ nhiều khoảng thời gian cụ thể.

5 kỹ thuật sử dụng Pivot Table Excel nâng cao 5

Tìm tab Analyze > Insert Timeline để thêm Timeline – một dạng đặc biệt của slicer – có chức năng điều chỉnh dữ liệu dựa trên ngày tháng trong bảng dữ liệu PivotTable của bạn.

Mẹo: nếu bạn không sử dụng được chức năng này, bạn cần kiểm tra lại bản dữ liệu gốc đã được định dạng dưới định dạng ngày tháng chưa. Để thêm Timeline, điều đầu tiên bạn phải làm đó là chọn một bảng PivotTable (bấm vào một chỗ bất kỳ trong bảng), sau đó nhấp chuột vào Insert > Timeline trên thanh công cụ. Một hộp thoại sẽ hiện ra, kiểm tra cột date column (hoặc multiple columns) trong và nhấn OK để tạo Timeline.

5 kỹ thuật sử dụng Pivot Table Excel nâng cao

Nhấp chuột và kéo trong hộp thoại timeline để chọn một khoảng thời gian cụ thể để bảo gồm cả bảng PivotTable. Mỗi khi thêm timeline, bạn có thể chọn và kéo timeline để thay đổi các phần trong PivotTable. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể thay đổi cách tính toán của Timeline bằng cách nhấp chuột vào dropdown (danh sách xổ xuống) ở góc phải phía dưới. Ví dụ, thay vì để timeline hiển thị các ngày cụ thể, bạn có thể chuyển timeline thành hiển thị các dữ liệu được nhóm theo từng quý của năm.

3. Tabular View

Khi giao diện mặc định của PivotTable trong Excel có hình như một dòng thác, có nghĩa rằng bạn đã kéo thêm nhiều mục vào hàng, vì vậy Excel đã tự động tạo nhiều lớp (layers) trong bảng dữ liệu của bạn hơn. Vấn đề thường gặp trong PivotTable đó là chế độ hiển thị cơ bản thường gây khó khăn khi muốn thêm phép tính. Nếu dữ liệu đã được đặt trong PivotTable, nhưng bạn vẫn muốn nhìn chúng dưới giao diện bảng tính truyền thống, bạn có thể sử dụng tabular view cho trường hợp này.

5 kỹ thuật sử dụng Pivot Table Excel nâng cao 7Chọn Design > Report Layout > Show in Tabular Form để chuyển thành giao diện PivotTable cơ bản. Vậy tại sao nên dùng Tabular View? Nhập dữ liệu PivotTable trong một giao diện bảng cơ bản sẽ cho phép bạn viết các phép tính toán một cách dễ dàng hơn, hoặc cũng có thể dán vào một sheet mới riêng biệt khác.

5 kỹ thuật sử dụng Pivot Table Excel nâng cao 8

Sử dụng Tabular View như một phương pháp để chuyển giao diện PivotTable trở nên quen thuộc với cách trình bày cơ bản của cột và hàng. Khi sử dụng Tabular View, các tác cụ trên Excel trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Biến cách trình bày của các kỹ thuật nâng cao trở nên rõ ràng hơn và giúp viết phép tính và thực hiện các tác vụ với dữ liệu dễ dàng hơn. Cách trình bày cũng có thể đem sao chép và dán vào tab mới nếu muốn.

4. Calculated Fields

Calculated fields (vùng tính toán) cũng là một phương pháp để chèn cột (- không nằm trong dữ liệu gốc của bạn) vào PivotTable . Bạn có thể sử dụng dùng các phép tính cơ bản để tạp vùng dữ liệu mới.

Ví dụ, chúng ta có một bảng biểu về dữ liệu mua bán. Chúng ta có nhiều tên sản phẩm đã được bán ra và giá bán của từng loại. Đây chính là trường hợp phù hợp để sử dụng calculated fields tính toán tổng của đơn đặt hàng. Để làm quen với calculated fields, hãy bắt đầu bằng cách nhấp chuột chọn bảng PivotTable và sau đó tiếp tục nhấn vào Analyze trên thanh công cụ. Chọn Fields, Items & Sets và nhấp chuột vào Calculated Field.

5 kỹ thuật sử dụng Pivot Table Excel nâng cao 9

Nhấn Analyze > Fields, Items & Sets > Calculated Field để thêm một calculated field trong PivotTable của bạn. Tại cửa sổ mới hiện lên, trước tiên hãy đặt tên cho calculated field vừa mới lập. Như ví dụ trong hình là Total Order (Chi phí đơn hàng). Total order price thể hiện số lượng nhân với đơn giá của từng loại. Sau đó, nhấn đúp chuột vào vùng tên đầu tiên (quantity) trong danh sách các vùng được thể hiện trong bảng.

5 kỹ thuật sử dụng Pivot Table Excel nâng cao 10

Để tính toán chi phí tổng các đơn đặt hàng, hãy nhân cột đơn giá Unit Price với vùng số lượng Quality field. Sau khi đặt tên cho vùng, thêm ký hiệu phép nhân “*” vào và sau đó nhấn đúp chuột lên tổng số lượng. Sau đó nhấn OK. Excel đã cập nhật thêm vùng phép tính mới. Bạn sẽ thấy danh sách các PivotTable trên danh sách các vùng, nhờ đó có thể kéo và thả vào bất cứ đâu trên bảng tính của bạn.

Nếu bạn không muốn sử dụng phép tính toán trên nhiều cột, bạn có thể nhập dữ liệu số học vào calculated field. Ví dụ, nếu bạn muốn thêm 5% thuế bán hàng vào một hoá đơn (Sale Tax), bạn có thể nhập vào một vùng tính toán như sau:

5 kỹ thuật sử dụng Pivot Table Excel nâng cao 11

Nhân tổng hoá đơn hàng với 1,05 để tính ra chi phí bao gồm cả thuế bán hàng, bạn có thể dùng các số liệu đi chung với các vùng có sẵn. Về cơ bản, calculated field (vùng tính toán) có thể bao gồm bất cứ phép tính toán tiêu chuẩn nào như cộng, trừ, nhân, chia. Sử dụng các phép toán này trên calculated fields mỗi khi bạn không muốn thay đổi bất kỳ chi tiết trên bản dữ liệu gốc.

5. Recommended PivotTables

Tính năng Recommended PivotTables (Gợi ý) có khá nhiều ưu điểm. Thay vì mất thời gian để kéo và thả vào các vùng được chọn, hãy bắt đầu thử với các công cụ của Recommended.

5 kỹ thuật sử dụng Pivot Table Excel nâng cao 12

Vào Insert > Recommended PivotTables để thử nghiệm tính năng này. Tính năng này khá dễ sử dụng nên chúng ta không có nhiều điều để đề cập. Bạn có thể sử dụng tính năng này để nâng cao các kỹ năng PivotTables của bạn. Đơn giản chỉ cần bôi đen vùng dữ liệu, tìm đến Insert trên thanh công cụ và chọn Recommended PivotTables. Cửa sổ hiện lên sẽ liệt kê rất nhiều lựa chọn để tạo một PivotTable từ nguồn dữ liệu gốc của bạn. Nhấn chuột vào Thumbnail bên phía tay trái của bảng để xem thử PivotTable Excel gợi ý cho bạn.

5 kỹ thuật sử dụng Pivot Table Excel nâng cao 13
Tính năng gợi ý PivotTable cung cấp vô vàn các lựa chọn đơn giản để phân tích dữ liệu chỉ vớimột cú nhấp chuột. Mặc dù không nhiều người dùng biết đến tính năng nâng cao này, nhưng dù sao đây cũng là một công cụ tuyệt vời để bắt đầu làm quen với PivotTable. Bạn vẫn có thể điều chỉnh PivotTable theo ý mình, nhưng đây là cách tiết kiệm thời gian hơn. Đây cũng là tính năng được ưu thích để khai thác dữ liệu. Mỗi khi bạn không biết xử lý “núi” dữ liệu như thế nào, Recommended PivotTable của Excel sẽ đưa ra một cái nhìn sâu sắc hơn.

TRẢ LỜI

Please enter your comment!
Please enter your name here