6 Kỹ năng Excel cho kế toán cơ bản mọi kế toán viên cần biết

0
78

Microsoft Excel là một công cụ vô cùng quen thuộc, đặc biệt là với các kế toán viên. Nó là một phần không thể thiếu để tiến xa trong ngành kế toán, tài chính. Sau đây là 6 kỹ năng cơ bản mà người học Excel cho lĩnh vực kế toán, tài chính cần phải có để có thể phát triển trong công việc.

1/ Sử dụng thành thạo phím tắt

Việc sử dụng tốt các phím tắt có thể gia tăng năng suất công việc một cách đáng ngạc nhiên. Nếu bạn phải dành nhiều thơi gian làm việc với Excel, đặc biệt là với những thành động lặp đi lặp lại, phím tắt chính là vị cứu tinh thực sự. Excel có một tổ hợp phím tắt mặc định khá đa dạng. Ngoài những phím tắt mặc định, bạn có thể thêm nhiều tổ hợp phím tùy chọn.

2/ Trình bày dữ liệu bằng biểu đồ

thanh biểu đồ trong excel

Biểu đồ sẽ giúp dữ liệu trở nên dễ hiểu hơn. Việc phải tạo rất nhiều các báo cáo hằng tháng, việc hiễu rõ cách thức sử dụng biểu đồ sẽ giúp bạn rất nhiều. Những dạng biểu đồ phổ biến có thể kể đến như:

  • Biểu đồ tròn: thường được sử dụng để biểu thị phần trăm của một thành tố trong tổng thể. Bạn có thể truy cập nhanh bằng tổ hợp phím Alt+N+Q
  • Biểu đồ phân tán: khi bạn có nhiều điểm dữ liệu và cần xác định được xu hướng, biểu đồ phân tán là một sự lựa chọn hợp lý (phím tắt Alt+N+D)
  • Đường xu hướng: bạn có thể thêm đường xu hướng vào 2 dạng biểu đồ trên để tìm hiểu mốt quan hệ giữa chúng

3/ Sử dụng Pivot Table để tóm tắt dữ liệu

Nếu bạn có dữ liệu ở dạng danh sách, cách hay nhất để phân tích nó là sử dụng Pivot Table. Bạn có thể thêm Pivot table bằng phím tổ hợp phím tắt Alt+N+V. Tùy chọn các mục Filter, Column, Rows và Values và chọn nếu bạn muốn Sum, Count hay Average những dữ liệu đó.

pivot table trong excel 

Bên cạnh các chức năng được tích hợp sẵn, bạn cũng có thể tạo các “Calculated Fields” và các “Calculated Items” của riêng bạn để định hình dữ liệu. Các Calculated Fields là các trường được xác định theo công thức. Ví dụ: nếu hoa hồng trên doanh số là 10%, bạn có thể tạo Calculated Fields để tính hoa hồng bằng cách nhân doanh số với 10%. Calculated Items được tính toán được tạo bằng cách thao tác các mục trong một trường nhất định.

4/Hiểu cách thức hoạt động của tham chiếu ô: 

Có bốn cách bạn có thể định dạng tham chiếu ô của mình

  • Định dạng tham chiếu ô mặc định, ví dụ: “A1”, khi kéo công thức, ô tham chiếu A1 sẽ di chuyển theo chiều kéo tương ứng. Dạng này sẽ hữu ích khi bạn muốn áp dụng một công thức tương ứng cho lần lượt các ô trung cùng một hàng/cột

Tuy nhiên, nếu bạn muốn giữ cho hàng, cột, hoặc cả 2 của ô tham chiếu cố định ngay cả khi kéo công thức, hãy đặt dấu $ trước giá trị của hàng/cột

  • Điền kí hiệu $ trước giá trị hàng để cố định hàng khi kéo công thức, ví dụ A$1
  • Tương tự $ trước giá trị cột để cố định cột, ví dụ $A1
  • Trong trường hợp muốn cố định cả 2, đặt dấu $ trước cả hàng và cột, ví dụ $A$1

Nếu giá trị tham chiếu là một vùng, bạn vẫn áp dụng tương tự để cố định vùng, ví dụ $A$1:$B$2.

5/ Sử dụng tốt Formula Auditing Toolbar

Công thức là một phần thiết yếu của bảng tính. Những bảng tính lớn có thể chứa nhiều lỗi mà hoàn toàn có thể gây ra sai lầm nghiêm trong. Một số lỗi khá rõ ràng và có thể dễ dàng xác định một số lỗi khác lại có thể cho ra kết quả bình thường, nhưng đây lại là kết quả sai. Tất cả các hoạt động như vậy có thể được kiểm tra bằng cách sử dụng Formula Auditing Toolbar.

Thanh Formula Auditing trong excel

Thanh Formula Auditing Toolbar có thể được tìm thấy trong tab Formula. Nó có các tùy chọn để kiểm tra cách thức thực thi công thức, theo dõi các ô tiền lệ và các ô phụ thuộc và đặc biệt là có thể giúp tìm lỗi. Chắc chắn đây là một trong những tính năng hữu ích nhất cho kế toán viên để tạo và kiểm toán các trang tính theo cách riêng.

6/ Tận dụng tính năng Data Validation:

Data Validation cho phép người dùng Excel chỉ định loại nội dung mà một ô có thể chứa. Khi Data Validation có hiệu lực, người dùng sẽ nhận được thông báo lỗi nếu cố gắng nhập nội dung không hợp lệ hoặc cố gắng đưa nội dung nào đó vào ô không được phép chỉnh sửa.

tính năng Data Validation trong excel

Có các tùy chọn có sẵn để cho phép nhập vào bất kì giá trị nào, hoặc tùy chọn bắt buộc giá trị nhập vào phải là số nguyên, ngày, giờ, danh sách, độ dài văn bản hoặc công thức tùy chỉnh. Tùy chọn hữu ích nhất chính là tùy chọn danh sách, nó cho phép người dùng chọn từ những lựa chọn có sẵn (như câu hỏi trắc nghiệm). Tùy chọn Custom Formular cho phép bạn đặt điều kiện bằng cách sử dụng bản dụng công thức có sẵn.

Tổng kết

Excel gần như là người bạn đồng hành đắc lực của các kế toán viên. Nếu bạn đang muốn theo ngành kế toán, hay tài chính, kỹ năng sử dụng Excel cho kế toán thành thạo là không thể thiếu. Hãy trao dồi kỹ năng kế toán trên Excel ngay hôm nay với khóa học Thực Hành Làm Kế Toán Tổng Hợp Trên Excel Từ A-Z từ VietnamWorks Learning ngay hôm nay.

TRẢ LỜI

Please enter your comment!
Please enter your name here