Các hàm Excel cơ bản và ứng dụng mà mọi marketer cần biết

0
340

Kể từ khi Microsoft Excel đánh bại Lotus 1-2-3 để trở thành giải pháp bảng tính ưa thích của thế giới, đến hiện tại vẫn chưa có một phần mềm nào soán được ngôi vị này. Nhân viên marketing sẽ gặp rất nhiều khó khăn khi làm việc trong thế giới không có Excel. Chỉ cần sử dụng tốt các hàm Excel cơ bản cũng sẽ hỗ trợ rất nhiều cho công việc của bạn.

1/ Định dạng có điều kiện – là hàm giúp làm mờ, tô màu, hoặc đổi màu chữ cho các ô nếu một điều kiện được chỉ định là đúng.

định dạng có điều kiện

Định dạng có điều kiện là hàm Excel cơ bản rất hay khi bạn có quá nhiều dữ liệu cần phân tích. Chẳng hạn bạn có thể dùng để highlight những ô thỏa mãn những điều kiện nhất định. Một ví dụ thực tế cho loại định dạng này như thực hiện các báo cáo đo lường hiệu quả của một từ khóa. Nếu từ khóa đạt CPA trên 150%, ô chứa từ khóa đó sẽ được tô đỏ và ngược lại, những ô chứa từ khóa đặt CPA dưới 150% sẽ được tô xanh. Làm như vậy sẽ giúp dữ liệu trực quan hơn rất nhiều.

Hướng dẫn sử dụng Định dạng có điều kiện:

Chọn Home > CONDITIONAL FORMATTING để mở menu những bộ quy tắc được định dạng sẵn. Bạn cũng có thể tự tạo một bộ quy tắc trong mục NEW RULE cho nhu cầu sử dụng cụ thể.

2/ Hàm ghép – là hàm giúp liên kết các chuỗi văn bản, số, ô tham chiếu thành một chuỗi.

Hàm ghép sẽ rất có ích khi bạn muốn ghép nhiều văn bản hay dữ liệu ở nhiều ô lại với nhau.

hàm ghép

Hướng dẫn sử dụng Hàm ghép:

Chọn TEXT > CONCATENATE và chọn các ô mà bạn muốn nối lại. Bạn cũng có thể sử dụng công thức =CONCATENATE() và nhập giá trị 2 ô được ngăn cách bởi dấu phẩy “,”. Nếu bạn muốn sử dụng dữ liệu trong ô đã ghép, bạn có thể chọn COPYPASTE VALUES để dán dữ liệu mà không phải công thức.

Tip: một tip hay mà bạn có thể sử dụng là thêm dấu ngoặc kép ở giữa 2 giá trị ô để thêm vào nội dung bạn muốn. Ví dụ =CONCATENATE(A1,” “,B1) để thêm một khoảng trắng giữa 2 dữ liệu.

3/ Hàm đo độ dài – dùng để đo số lượng kí tự trong một chuỗi.

Ví dụ điển hình về công dụng của hàm này là dùng để đo độ dài dòng mô tả trên Google. Thông thường Google sẽ giới hạn 35 kí tự. Bạn chỉ cần nhập công thức =len() và nhập giá trị ô để đếm, bạn sẽ nhận được dữ liệu trả về là số lượng kí tự trong ô (bao gồm cả khoảng trắng). Bạn có thể ứng dụng ngay Định dạng có điều kiện để highlight những ô bị vượt mức kí tự cho phép. Từ đó, dữ liệu sẽ trực quan và dễ sửa hơn rất nhiều.

4/ Copy Paste loại bỏ các dòng đã ẩn

Để bảng tính dễ nhìn và sinh động hơn, nhiều người thường thực hiện chức năng ẩn dòng/cột để lượt bớt các số liệu không cần thiết mà không cần xóa. Tuy nhiên, vấn đề phát sinh khi bạn cần phải copy bảng tính, Excel sẽ copy luôn cả những dòng/cột ẩn. Cách giải quyết rất đơn giản, trong mục HOME chọn FIND & SELECT > GO TO SPECIAL > VISIBLE CELLS ONLY. Sau đó dùng lệnh Copy Paste bình thường.

Một sai lầm rất thường thấy ở nhiều người trong việc sử dụng Excel đó chính là dành rất nhiều thời gian chỉ để thực hiện một thao tác nhiều lần. Bạn nên nhớ, Excel là một công cụ và hãy bắt nó làm việc cho bạn chứ không phải ngược lại. Microsoft đã tích hợp cho Excel tính năng ghi nhớ một chuỗi thao tác và tạo một phím tắt để lập lại thao tác đó một cách dễ dàng. Ví dụ đơn giản bạn có thể dùng tính năng này để ghi nhớ một công thức thường dùng, chọn cho nó một phím tắt, và từ đó khi cần dùng bạn sẽ chỉ mất 2s bấm phím tắt thay vì viết lại công thức từ đầu.

Cách thiết lập:

Để bật tab DEVELOPER, chọn FILE > OPTIONS > CUSTOMIZE RIBBON > đánh dấu check vào ô DEVELOPER, click OK. Bạn sẽ có được tab DEVELOPER.

bật thiết lập developer trong excel

Chọn DEVELOPER > RECORD MACRO. Trong bảng hiện ra, thiết lập tên cho MACRO trong mục Macro name, chọn phím tắt trong mục Shortcut key. Bạn cũng có thể thêm miêu tả và bảng tính mà MACRO này sẽ hoạt động. Sau khi hoàn thành, bạn chỉ cần bấm OK và bắt đầu thao tác và bấm nút Stop khi hoàn thành, Excel sẽ tự động ghi nhớ những thao tác đó vào MACRO.

*** Một số lưu ý:

  • Macro có thể bị xem là virus đối với một số hệ thống mail. Trường hợp này không nhiều nhưng có xảy ra, bạn nên lưu ý trước khi gửi.
  • Bạn có thể tạo MACRO cho hình ảnh bằng cách nhấp chuột phải vào hình và chọn ASSIGN MACRO.

5/ Tạo mục lục

Khi bạn có quá nhiều sheet cùng một lúc, sẽ rất khó để sắp xếp và tìm kiếm chúng cho việc sử dụng. Việc tạo một Mục lục với hyperlink về mỗi sheet sẽ có ích rất nhiều trong việc chuyển đến sheet bạn cần. Ngoài việc sử dụng các hàm Excel cơ bản để tạo mục lục, dưới đây là một cách nhanh hơn bằng việc sử dụng một bản MACRO giúp bạn tạo một Mục lục với tên và link tới các sheet có trong bảng.

Cách thiết lập:

Chọn DEVELOPER tab chọn VISUAL BASIC > INSERT > MODULE và copy đoạn code (tìm hiểu thêm trong khóa học Làm chủ Excel trong 6 giờ).

chạy macro trong excel

Đề sử dụng, chọn DEVELOPER tab > MACROS > chọn macro muốn sử dụng > RUN.

6/ In một khu vực cụ thể trong bảng tính

Trong một số trường hợp, bạn chỉ cần in một phần của bản tính chứ không phải toàn bộ sheet.

Cách sử dụng:

Tô đen vùng cần in, chọn LAYOUT > SET PRINT AREA

Tổng kết

Hi vọng một số hàm Excel cơ bản trên sẽ hỗ trợ bạn thật tốt trong công việc. Và còn rất nhiều những hàm và bí kíp sử dụng Excel hữu ích giúp nâng cao tối đa năng suất công việc của bạn. Cùng tham khảo khóa học Làm chủ Excel trong 6 giờ từ VietnamWorks Learning để sở hữu bộ kỹ năng quan trọng này.

TRẢ LỜI

Please enter your comment!
Please enter your name here