Cách tạo một Dashboard đẹp mắt trong Excel

0
351

Excel là một công cụ vô cùng hữu ích để xử lý dữ liệu thô. Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu về Dasboard và cách tạo một Dasboard trong Excel đẹp mắt để có thể tận dụng tối đa thông tin bạn có.

Dashboard là gì?

Hãy hiểu Dashboard đơn giản là một cách để trình bày dữ liệu. Một khối dữ liệu thô sẽ vô cùng rối mắt, với một lượng lớn số hàng và cột, gần như không thể nào bạn có thể hiểu được nó. Chức năng Dashboard trong Excel chính là cách hay để giải quyết vấn đề này. Bằng việc tạo các biểu, bảng, và các biến trực quan để có thể biến dữ liệu thô thành thông tin có giá trị. Chức năng này sẽ rất có ích trong việc tạo các báo cáo, các bảng thu chi ngân sách,…Vậy làm cách nào để tạo một Dashboard trong Excel?

Các bước cần chuẩn bị trước khi tạo dashboard

1/ Nhập dữ liệu vào Excel

Để có thể tạo được Dashboard, trước tiên bạn cần phải có dữ liệu gốc. Có nhiều cách để nhập dữ liệu vào Excel, từ việc sử dụng lệnh copy paste đơn giản, hoặc có thể sử dụng các nhập dữ liệu từ file Access, từ Web hoặc thậm chí văn bản…

2/ Xử lý sơ dữ liệu đã nhập

xử lý dữ liệu trong excel

Khi làm việc với Excel, bạn cần đảm bảo rằng mỗi biến thông tin phải được ghi trên một ô riêng biệt. Nếu dữ liệu thô bạn nhập vào vẫn chưa được sắp xếp và cắt gọt hợp lý, hãy dành thời gian điều chỉnh nó trước. Những yếu tố cần lưu ý là lỗi đánh máy, lỗi giá trị, nội dung trùng lắp.

3/ Xác định yêu cầu thông tin

Khi đã xử lý xong dữ liệu, bạn càn xác định những yếu tố cần có trong Dashboard. Bạn nên trả lời những câu hỏi về yêu cầu và mục đích của Dashboard để có thể tạo ra một Dashboard chuẩn xác nhất. Ví dụ: Mục đích của Dashboard này là gì? Bạn cần phân tích ngân sách? Hay theo dõi quy trình?

Cách tạo một Dashboard

1/ Xác định dạng biểu đồ nào phù hợp với dữ liệu

Excel cung cấp rất nhiều dạng biểu đồ bạn có thể sử dụng như biểu đồ tròn, biểu đồ cột, biểu đồ thanh, biểu đồ đường thẳng, biểu đồ thác nước,… Tuy nhiên, không phải tất cả các dạng biểu đồ trên đều phù hợp để thể hiện dữ liệu của bạn. Ví dụ, dạng biểu đồ đường thẳng thường được sử dụng để phân tích xu hướng. Trong khi đó biểu đồ tròn sẽ hiệu quả trong việc phân tích tại một thời điểm nhất định.

lựa chọn biểu đồ phù hợp trong excel

Nếu bạn không xác định được dạng biểu đồ này sẽ phù hợp nhất với dữ liệu của mình, hãy thử sử dụng nhiều dạng biểu đồ khác nhau và xác định dạng biểu thị được dữ liệu một cách hợp lý nhất. 

2/ Lọc dữ liệu

Khi tạo một biểu đồ, bạn có thể sẽ không phải sử dụng tất cả các biến để phân tích. Do đó, hãy thử lọc những dữ liệu thật sự cần thiết đáp ứng cho việc phân tích. Cách đơn giản nhất là sử dụng chế độ Filter, chọn Data > Filter bạn sẽ thấy có những phím mũi tên xuất hiện trên tiêu đề đầu mỗi cột. Mỗi mũi tên sẽ cung cấp các nhóm biến cụ thể để có thể lọc dữ liệu.

Sau khi lọc, bạn nên copy những dữ liệu này sang một sheet khác, và tạo các biểu đồ từ dữ liệu ở sheet mới. Không được sử dụng dữ liệu đã lọc để trực tiếp tạo biểu đồ, những hàng khác của dữ liệu không hề mất, chúng chỉ bị ẩn đi. Do đó, khi tắt chế độ lọc, dữ liệu trong biểu đồ sẽ không còn chính xác.

3/ Tạo biểu đồ

tạo biểu đồ trong excel

Khi đã có dữ liệu cần thiết để tạo biểu đồ, chọn Insert > Charts > chọn dạng biểu đồ bạn muốn tạo. Nhấp chuột phải vào biểu đồ và chọn “Select Data”. Nhập vùng dữ liệu trong ô Chart data range, vùng này không chứa tiêu đề của cột. Dữ liệu vừa nhập là dành cho trục hoành của biểu đồ, bạn cần chọn dữ liệu cho trục tung trong ô Horizontal Axis label và chọn Ok. Bạn nên kiểm tra thật kỹ biểu đồ để đảm bảo mọi thứ đều chính xác và hợp lý.

4/ Trang trí cho biểu đồ

trang trí cho biểu đồ trong excel

Một biểu đồ nhàm chán sẽ không thu hút được người đọc, do đó, hãy cố gắng trang trí cho biểu đồ trở nên sinh động hơn. Bạn có thể double click vào biểu đồ để tùy chỉnh các thiết lập phông chữ, màu sắc, và các yếu tố khác để biểu đồ trở nên bắt mắt hơn.

5/ Lập lại quy trình để tạo các biểu đồ khác

Một Dashboard trong Excel phải bao gồm nhiều biểu đồ và hiển thị được các dữ liệu có giá trị. Bạn nên copy paste dữ liệu cho mỗi biểu đồ ở một khu vực riêng biệt. Tuyệt đối không nên sử dụng một vùng giá trị cho nhiều biểu đồ khác nhau, tránh trường hợp bạn cần điều chỉnh và thêm các biến cho biểu đồ về sau.

Đó là các bước đơn giản cần biết để bạn có thể tạo một Dashboard bắt mắt trong Excel. Với sự phát triển vượt bậc của công nghệ như hiện nay, vấn đề cần đối mặt không phải là tìm kiếm dữ liệu mà là sử dụng nó sao cho hiệu quả. Dashboard chính là một trong những công cụ giúp bạn thống kê và phân tích dữ liệu một cách trực quan và dễ dàng nhất. Tham khảo khóa học Xây Dựng Mô Hình Tài Chính Trên Excel từ VietnamWorks Learning để nắm bắt những thủ thuật và cách thức để phân tích báo cáo tài chính hiệu quả, cũng như tạo các báo cáo Dashboard đẹp mắt bằng Excel. Hoặc xem thêm các khóa học Exce Online khác từ VietnamWorks Learning.

TRẢ LỜI

Please enter your comment!
Please enter your name here