Hướng dẫn sử dụng một số hàm cơ bản trong Excel

0
388

Nhiều người cho rằng Excel khô khan và khó học nên thường không đặt nhiều tâm huyết cho nó. Đến sau này khi đi làm mới thấy nó cần thiết và bắt đầu tìm kiếm các bí quyết hướng dẫn sử dụng hay cách sửa lỗi. Từ đó cho thấy, Excel là một phần mềm hỗ trợ rất đắc lực cho bất kỳ ai trong việc tính toán, thống kê,…

Trong Excel có rất nhiều hàm với nhiều công thức được mặc định sẵn, đáp ứng hầu hết các nhu cầu tính toán của người dùng, vấn đề là chúng ta có biết cách sử dụng hay không. Sau đây chúng ta sẽ cùng điểm qua một số hàm cơ bản trong Excel được sử dụng phổ biến trong lĩnh vực kế toán, hành chính nhân sự, marketing,…

Những hàm cơ bản trong Excel

1. Hàm tính tổng SUM:

SUM là hàm cơ bản nhất mà bất kỳ người nào khi học Excel cũng phải biết đến.  Hàm SUM có hai cấu trúc được viết theo hai cách như sau:

=SUM(num1,num2, … num_n) Cho phép tính tổng các giá trị trong từng ô khác nhau. Trong đó, Num1,2,…n là những giá trị cần tính.

=SUM(CellRange1,CellRange2,…CellRange_n) Cho phép tính tổng các giá trị trong các cột lại với nhau. Trong đó, “CellRange1,2,…n” là những cột chứa giá trị cần tính.

Ví dụ: Nếu bạn muốn cộng tổng giá trị của các ô B3, B4, B5, B6 (như hình) lại với nhau thì có thể thực hiện theo các sau:

  • =SUM(41,120,1089,83)
  • =SUM(B3,B4,B5,B6)
  • =SUM(B3:B6)

Để cho ra kết quả chỉ cần nhấn phím Enter.

các hàm cơ bản trong Excel - SUM

Rút gọn “=SUM” bằng “ALT+”. Thay vì viết phép tính theo cách đơn thuần, bạn có thể sử dụng cách sau:

các hàm cơ bản trong Excel - Alt+

Đầu tiên, lựa chọn dãy số rồi ấn “Alt +” và kết quả sẽ hiển thị ở ô tiếp theo. Như vậy bạn sẽ có kết quả nhanh chóng hơn so với cách tính SUM thông thường.

2. Hàm tính giá trị trung bình AVERAGE:

Hàm =AVERAGE giúp người dùng tính được giá trị trung bình của dãy số được chọn. Ví dụ bạn muốn tính điểm trung bình của học sinh từ ô C4 đến ô C8, chỉ cần gõ:

=AVERAGE(C4:C8) rồi nhấn Enter, kết quả sẽ như hình bên dưới.

các hàm cơ bản trong Excel - everage

Ngoài ra, bạn cũng có thể kéo thả chuột để chọn vùng cần tính hoặc nhấn giữ phím Ctrl + (ô giá trị cần tính) trong trường hợp các ô không nằm cạnh nhau.

3. Hàm tính giá trị nhỏ nhất và lớn nhất:

Hàm “=MIN” có chức năng tìm ra một số có giá trị nhỏ nhất trong một vùng dữ liệu mà bạn đã chọn. Chỉ cần gõ vào cụm từ =MIN(D3:J13), Excel sẽ trả về cho bạn số nhỏ nhất nằm trong phạm vi đó.

các hàm cơ bản trong Excel - min, max

Ngược lại với hàm =MIN, hàm =MAX có chức năng tìm ra một số có giá trị lớn nhất trong phạm vi dữ liệu mà bạn đã chọn. Cú pháp của hàm này cũng tương tự như hàm “=MIN”, chỉ cần gõ cụm từ “=MAX” vào ô kết quả và chọn dãy ô, Excel sẽ trả về con số có giá trị lớn nhất trong phạm vi cần tìm.

các hàm cơ bản trong Excel - max

4. Hàm xóa khoảng trống TRIM:

Hàm =TRIM được sử dụng khi bạn muốn cắt khoảng trắng ở đầu, cuối hoặc giữa của 1 đoạn văn bản trong Excel. Hàm =TRIM chỉ có thể xử lý văn bản trong một ô duy nhất.

Ví dụ: Bạn muốn xóa các khoảng trống dư thừa trong các ô Họ và tên như trong hình dưới đây, chỉ cần gõ hàm =TRIM(B3) một lần vào ô C3 bên cạnh, rồi sau đó chép lại công thức này xuống cho đến cuối danh sách.  Như vậy các ô tiếp theo cũng sẽ được xử lý theo công thức tương tự.

các hàm cơ bản trong Excel - trim

5. Hàm đếm COUNT/ COUNTA:

Hàm COUNT dùng để đếm số lượng ô có chứa các số, đồng thời đếm các số có trong danh sách tham đối. Bạn có một dãy các ô trong một vùng nào đó mà chỉ chứa chữ số, không chứa chữ cái.

Ví dụ: bạn muốn đếm các ô có chứa số trong phạm vi từ A1:A5 có thể nhập công thức như sau: =COUNT(A1:A5). Trong đó, nếu 5 ô có chứa số thì kết quả bằng 5.

các hàm cơ bản trong Excel - count

Hàm =COUNTA có chức năng đếm số ô có chứa nội dung bất kỳ bao gồm chữ số, chữ cái hay biểu tượng. Hàm COUNTA trong Microsoft Excel không đếm các ô rỗng trong một vùng nhất định. Cú pháp của hàm =COUNT cũng khá đơn giản.

Ví dụ: Muốn đếm số ô chứa nội dung bất kỳ trong phạm vi B2:D6 hãy nhập công thức:

=COUNTA(B2:D6)

Sau đó nhấn Enter sẽ cho ra kết quả như hình dưới đây:

các hàm cơ bản trong Excel - counta

6. Hàm =LEN: đếm số ký tự trong 1 chuỗi

Hàm =LEN được sử dụng để đếm tổng số ký tự của chuỗi ký tự trong một ô bao gồm cả chữ cái, chữ số và khoảng trắng.

Ví dụ: Trong các ô dưới đây có chứa chuỗi ký tự bao gồm chữ cái và khoảng trắng. Để biết được có bao nhiêu ký tự trong ô A3, chỉ cần di chuyển đến một ô khác bất kỳ và gõ vào cú pháp =LEN(A3), Excel sẽ trả về số tổng các ký tự trong ô A3 (như hình dưới đây).

các hàm cơ bản trong Excel - len

7. Hàm nối chuỗi: =CONCATENATE

Hàm =CONCATENATE giúp bạn kết hợp nội dung của hai hay nhiều ô vào trong một ô duy nhất.

Ví dụ: bạn muốn nội dung của ô B3 (Nguyễn văn A) và ô C3 (Nữ) vào cùng 1 ô và thêm “giới tính” ở thì hãy nhập công thức như sau:

=CONCATENATE(B3,“giới tính”,C3)

Kết quả sẽ hiện ra như hình dưới đây:

các hàm cơ bản trong Excel - hàm nối chuỗi

8. Hàm tính DAYS: tính thời gian

Đây là một công thức tính số ngày/tháng/năm giữa hai mốc thời gian.

Ví dụ: ô C3 chứa dữ liệu ngày bắt đầu là 1/3/1984 và ô D3 chứa ngày kết thúc là 1/1/2017. Để tính số năm giữa 2 mốc thời gian này bạn hãy nhập công thức “=DAYS(C3,D3)” và nhấn Enter.

các hàm cơ bản trong Excel - days

9. Hàm SUBSTITUTE: thay thế chuỗi

Ví dụ: Muốn thay đổi chuỗi A2 chứa dữ liệu là : 0132-456-7890 thành 1 chuỗi không có dấu – thì sẽ nhập là: =SUBSTITUTE(A2,”-“,””) kết quả sẽ được là: 01324567890

các hàm cơ bản trong Excel - SUBSTITUTE

10. Hàm điều kiện: =IF

Hàm IF là một hàm điều kiện dạng “Nếu…thì…” cho phép đánh giá một điều kiện nhất định mà bạn đã đặt ra. Hàm này dùng để kiểm tra 1 giá trị với điều kiện cho trước, nếu thỏa mãn điều kiện thì trả về 1 giá trị, nếu không thỏa thì trả về 1 giá trị khác.

các hàm cơ bản trong Excel - if1

Ví dụ:

các hàm cơ bản trong Excel - if 2

11. Hàm RIGHT: cắt chuỗi ký tự bên phải

Cú pháp: =RIGHT(text, n)

  • text: chuỗi ký tự;
  • n: Số ký tự cần cắt ra từ chuỗi ký tự. (Nếu không có tham số này, Excel sẽ mặc định giá trị là 1).

Chức Năng: Cắt ra n ký tự trong chuỗi text kể từ phía bên phải.

Ví dụ:

các hàm cơ bản trong Excel - right

11. Hàm LEFT: cắt chuỗi ký tự bên trái

Cú pháp: =LEFT(text,n)

  • text: Chuỗi ký tự
  • n: Số ký tự cần cắt ra từ chuỗi ký tự. (Nếu không có tham số này, Excel sẽ mặc định giá trị là 1).

Chức Năng: Cắt ra n ký tự trong chuỗi text kể từ phía bên trái của chuỗi.

Ví dụ: Ở đây để lấy ra ký tự đầu của số thứ tự với công thức: =LEFT(A2,2)

các hàm cơ bản trong Excel - left

12. Hàm MID: cắt chuỗi ký tự

Cú Pháp: =MID(text,m,n)

  • text: Chuỗi ký tự
  • m: Vị trí bắt đầu cần cắt chuỗi ký tự
  • n: Số ký tự cần cắt ra từ chuỗi ký tự

Chức Năng: Cắt ra n ký tự trong chuỗi text bắt đầu từ vị trí m.

Ví dụ: Yêu cầu lọc ra được hai ký tự ở giữa trong các đoạn text trong ví dụ dưới đây. Nhập công thức: =MID(B3,2,2). Kéo xuống các ô còn lại để sao chép công thức. Ta thu được kết quả như sau:

các hàm cơ bản trong Excel - mid

Tạm kết

Excel còn có rất nhiều hàm hữu ích khác, nhưng trong giới hạn bài viết này VietnamWorks Learning chỉ có thể giới thiệu đến các bạn những hàm cơ bản nhất. Dù chỉ là các hàm cơ bản trong Excel nhưng nếu bạn nắm vững và luyện tập thành thạo thì việc học những hàm nâng cao khác cũng dễ dàng hơn.

Excel chỉ khó với những ai chưa hiểu về nó và không muốn học nó. Nếu bạn dành sự quan tâm cho môn học này thì sẽ thấy Excel rất đơn giản mà cũng rất thú vị. Có một sự thật rằng, khi bạn giỏi Excel thì chẳng sợ thất nghiệp, chẳng sợ lương thấp nữa. Bởi vì một người giỏi Excel sẽ làm việc hiệu quả hơn gấp vài lần so với người không giỏi Excel. Do đó, nhiều doanh nghiệp khi tuyển dụng cũng chú ý đến kỹ năng sử dụng Excel của ứng viên và nếu bạn là người giỏi Excel thì cơ hội sẽ cao hơn rất nhiều.

Nếu bạn muốn học chuyên sâu hơn về các hàm chức năng trong Excel có thể tham khảo các khóa học kỹ năng sử dụng Excel của VietnamWorks Learning tại đây:

>>> Excel Và Ứng Dụng Trong Thực Tiễn Mircrosoft Excel 2013 Nâng Cao

>>> Làm Chủ Excel Trong 6 Giờ

>>> Thực Hành Làm Kế Toán Tổng Hợp Trên Excel Từ A-Z

>>> Luyện Thi Excel

TRẢ LỜI

Please enter your comment!
Please enter your name here