Hướng dẫn xử lý các lỗi thường gặp của hàm trong Excel

0
692

Excel là một phần mềm xử lý được sử dụng phổ biến nhất hiện nay ở hầu hết các lĩnh vực như kinh doanh, marketing, điều tra thống kê,… Cũng như các phần mềm khác, khi sử dụng các hàm trong Excel, bạn cũng cần có kỹ năng và hiểu nguyên lý hoạt động của nó. Nếu thao tác sai bạn sẽ gặp phải những lỗi khi trả kết quả khiến cho công việc bị ảnh hưởng.

Dưới đây là một số lỗi thường gặp nhất khi sử dụng các hàm đối với những người mở bắt đầu học Excel và cách khắc phục để hiệu quả làm việc.

Những lỗi thường gặp khi sử dụng hàm trong Excel và cách khắc phục

1. Lỗi độ rộng cột: #####

* Trường hợp xảy ra : Khi bạn nhập giá trị mà khoảng rộng của cột không đủ để hiển thị.

lỗi trong hàm excel ####

* Khắc phục: Để chuột lên đường phân cách độ rộng và kéo chuột (hoặc kích đúp – double click)

2. Lỗi giá trị: #VALUE!

* Trường hợp xảy ra:

  • Nhập vào công thức một chuỗi, trong khi hàm yêu cầu một số hoặc một giá trị logic.
  • Đang nhập hoặc chỉnh sửa các thành phần của công thức mà nhấn Enter.
  • Nhập quá nhiều tham số cho một một hàm trong khi chúng chỉ dùng một tham số. Ví dụ =LEFT(A2:A5)
  • Thi hành một lệnh tự động (macro) liên quan đến một hàm mà hàm đó trả về lỗi #VALUE!
  • Khi trong công thức có các phép toán không cùng một kiểu dữ liệu. Ví dụ khi cộng một ô chứa “số” và một ô chứa “text” thì sẽ không thực hiện được phép tính.

lỗi trong hàm excel 2

* Khắc phục: Hãy chỉnh sửa cho giá trị của các phép toán có cùng một kiểu dữ liệu là ký tự số học hoặc chuỗi mẫu tự.

3. Lỗi dữ liệu: #N/A

* Trường hợp xảy ra:

  • Giá trị trả về không tương thích từ các hàm tìm kiếm như VLOOKUP, HLOOKUP, LOOKUP hoặc MATCH.
  • Dùng hàm HLOOKUP, VLOOKUP, MATCH để trả về một giá trị trong bảng, nhưng giá trị đó chưa được sắp xếp.

lỗi trong hàm excel 3

* Nguyên nhân:

  • Không đồng nhất dữ liệu
  • Quên một hoặc nhiều giá trị trong hàm
  • Dùng sai công thức của hàm
  • Khi tham chiếu vào ô không có giá trị. (Đối với các hàm tìm kiếm như VLOOKUP, HLOOKUP…)

* Khắc phục: Bạn chỉ cần xem kỹ lại công thức và chỉnh sửa ô mà hàm tham chiếu tới.

4. Sai vùng tham chiếu: #REF!

* Nguyên nhân:

  • Đây là lỗi tham chiếu ô, lỗi #REF! xảy ra khi ô/cột/dòng được tham chiếu bởi công thức đã bị xóa hay dán qua.
  • Liên kết hoặc tham chiếu đến một ứng dụng không thể chạy được.

Ví dụ: ở hình dưới đây đang sử dụng công thức =SUM(B2;C2;D2) ở cột E (tức là cộng các giá trị trong ô B2,C2 và D2). Đây là cách cộng từng ô riêng lẻ và nó ít được khuyên dùng nhất.

lỗi ref trong hàm excel

Nếu bạn xóa bỏ cột B,C hay D bất kỳ sẽ xảy ra lỗi #REF! như hình dưới đây. Vì lúc này giá trị của 1 ô đã mất và công thức sẽ hiểu như thế này: =SUM(B2,#REF!,C2).

lỗi ref trong hàm excel 2

*Khắc phục:

Nếu vô tình xóa ô/hàng/cột đang được tham chiếu thì bấm ngay nút hoàn tác trên thanh công cụ hoặc dùng tổ hợp phím CTRL+Z để khôi phục lại. Nên đặt công thức tham chiếu một vùng thay vì chọn từng ô riêng lẻ, ví dụ như =SUM(B2:D2). Lúc này bạn có thể xóa bất kỳ cột nào trong phạm vi tổng và Excel sẽ tự động điều chỉnh công thức cho hợp.

5. Lỗi chia cho 0: #DIV/0!

Microsoft Excel xuất hiện lỗi #DIV/0! khi số chia bằng không (0). Cụ thể là khi nhập công thức =5/0, hoặc khi công thức tham chiếu đến một ô bằng 0 hoặc để trống.

Lỗi trong hàm excel

lỗi div/0 trong hàm excel

* Cách khắc phục:

  • Số chia trong hàm hoặc công thức không được là ô bằng không hoặc ô trống.
  • Thay đổi tham chiếu sang một ô khác không chứa số không (0) hoặc giá trị trống.

6. Lỗi sai tên: #NAME!

* Trường hợp xảy ra:

  • Khi dùng những hàm không thường trực như EDATE, EOMONTH, NETWORKDAYS, WORKDAYS,…
  • Nhập sai tên một hàm (lỗi đánh máy do sử dụng bộ gõ tiếng Việt Telex khiến nhập sai tên hàm như IF thành Ì, VLOOKUP thành VLÔKUP, hoặc do nhớ chưa chính xác tên hàm,…
  • Dùng những ký tự không được phép trong công thức.
  • Nhập một chuỗi trong công thức mà không có đóng và mở dấu nháy đôi: “”
  • Không có dấu 2 chấm : trong phạm vi tham chiếu của công thức.
  • Excel không nhận diện được công thức do sai tên mảng tham chiếu tới. Ví dụ: =SUM(ABC)

* Khắc phục:

Bạn phải sửa lại tên hàm cho đúng hoặc nhập đúng mảng cần tham chiếu. Khi bắt đầu nhập tên công thức vào một ô, danh sách công thức sẽ hiển thị trong danh sách thả xuống. Bạn chỉ cần chọn đúng tên công thức và làm theo cú pháp hướng dẫn như hình dưới đây.

sửa lỗi trong hàm excel

7. Lỗi dữ liệu kiểu số: #NUM!

* Trường hợp xảy ra:

  • Nhập giá trị số hoặc định dạng số không được hỗ trợ trong phần đối số của công thức, ví dụ $1,000. Vì dấu $ được sử dụng dưới dạng chỉ số tham chiếu tuyệt đối và dấu phẩy làm dấu phân cách đối số trong công thức.
  • Dùng hàm lặp đi lặp lại dẫn đến hàm không tìm được kết quả trả về.
  • Dùng một hàm trả về một số quá lớn hoặc quá nhỏ so với khả năng tính toán của Excel. Ví dụ như =2^25000

lỗi num! trong hàm excel

* Khắc phục:

Để tránh lỗi #NUM! khi nhập giá trị, hãy nhập các số đơn thuần như 1000 thay vì $1,000. Nếu công thức cho kết quả quá lớn hoặc quá nhỏ thì hãy thay đổi công thức để kết quả sẽ nằm trong khoảng -1*10307 và 1*10307. Đối với lỗi dùng hàm lặp đi lặp lại thì khắc phục như sau:

  1. Bấm Tệp > Tùy chọn. Nếu bạn đang dùng Excel 2007, hãy chọn nút biểu tượng Microsoft Office  > Tùy chọn Excel.
  2. Trong hộp Lặp Tối đa, hãy nhập số lần bạn muốn Excel tính toán lại. Số lần lặp càng cao, số lần Excel cần tính toán một trang tính càng nhiều.
  3. Trong hộp Thay đổi Tối đa, hãy nhập số lần thay đổi bạn sẽ chấp nhận giữa các kết quả tính toán. Số càng nhỏ, kết quả càng chính xác và số lần Excel cần tính toán lại trang tính càng nhiều.

8. Lỗi dữ liệu rỗng: #NULL!

* Trường hợp xảy ra

  • Dùng một dãy toán tử không phù hợp
  • Dùng một mảng không có phân cách.
  • Lỗi này xảy ra khi sử dụng các phép toán tử như =SUM(A1:A5 B1:B5), giữa hai hàm này không có điểm giao nhau,

* Khắc phục: Sử dụng dãy toán tử phù hợp, dùng mảng có phân cách, bạn phải xác định chính xác điểm giao nhau giữa hai hàm.

sửa lỗi null trong hàm excel

Lưu ý khi sử dụng toán tử:

  • Dấu hai chấm (:) để phân tách ô đầu tiên khỏi ô cuối cùng khi bạn tham chiếu đến phạm vi ô liên tục trong công thức. Ví dụ, SUM(A1:A10) tham chiếu đến phạm vi bao gồm các ô A1 đến ô A10.
  • Dấu phẩy (,) là toán tử liên kết khi bạn tham chiếu đến hai vùng không giao nhau. Ví dụ, nếu công thức tính tổng hai phạm vi, hãy chắc chắn có dấu phẩy phân tách hai phạm vi (SUM(A1:A10,C1:C10)).

Tạm kết

Vì Excel là một phần mềm tính toán rất thông minh nên khi sử dụng bạn cần nắm rõ các yêu cầu của công thức. Đa phần các lỗi kể trên đều do người dùng chưa nắm kỹ các công thức nên dẫn đến các lỗi. Khi các bạn làm việc nhiều với Excel và thường xuyên sử dụng các hàm thì sẽ thành thạo hơn.

Trên đây chỉ là một số lỗi cơ bản thường gặp khi sử dụng các hàm trong Excel, các bạn có thể tham khảo để xử lý trong trường hợp của mình. Với những lỗi phức tạp hơn, các bạn cần có sự hướng dẫn của các chuyên gia hoặc giáo trình chuyên môn của Excel để khắc phục. Để có thể làm chủ Excel trong mọi tình huống và nắm rõ quy tắc của các hàm từ cơ bản đến nâng cao, các bạn có thể tham khảo các khóa học dưới đây của VietnamWorks Learning.

>>> Excel Và Ứng Dụng Trong Thực Tiễn Mircrosoft Excel 2013 Nâng Cao

>>> Làm Chủ Excel Trong 6 Giờ

>>> Thực Hành Làm Kế Toán Tổng Hợp Trên Excel Từ A-Z

>>> Luyện Thi Excel

TRẢ LỜI

Please enter your comment!
Please enter your name here