Tạo hệ thống Booking với plugin WordPress Booking

0
111

Nếu môi trường bạn đang kinh doanh đòi hỏi phải thường xuyên gặp khách hàng hoặc có nhiều cuộc họp với nhân viên, thì tính năng đặt cuộc hẹn (booking) là rất cần thiết cho trang web của bạn.

Không chỉ họp kinh doanh, nhiều ngành công nghiệp giải trí khác như khách sạn, spa cũng có thể áp dụng tính năng booking trực tuyến này. Nó giúp tăng lượng khách hàng, cho khách hàng quyền chủ động hơn, cũng như tiết kiệm thời gian cho bạn. Bài viết này sẽ hướng dẫn cách sử dụng plugin để thêm tính năng đặt chỗ vào trang web của bạn. Ví dụ trong bài sẽ mô phỏng trang web của một đại lý bất động sản, và họ cần thêm các đại lý mới và loại cuộc hẹn phù hợp. Tuy nhiên những bước làm trong bài cũng tương tự đối với các loại hình kinh doanh khác.

Người viết sử dụng plugin Bookly Pro, một trong những plugin booking cao cấp trên CodeCanyon. Plugin này có khá nhiều tính năng và tiện ích cần thiết, cũng như tương thích với Gutenberg, vì vậy bạn có thể sử dụng các block để thêm booking và trang web. Phiên bản miễn phí (trong WordPress plugin directory) của plugin này sẽ có ít tính năng hơn.

Cài đặt và kích hoạt plugin

Bước đầu tiên, bạn cần tải xuống plugin và giải nén tệp zip. Bạn sẽ thấy có thêm hai tệp zip nữa, tệp bạn cần tải lên màn hình quản trị là bookly-addon-pro.zip. Quá trình cài đặt bao gồm hai plugin: plugin Bookly chính (miễn phí) và tiện ích plugin với các tính năng cần trả phí.

Thiết kế Cài đặt

Đến Bookly > Settings để mở màn màn hình cài đặt. Giao diện chính này liên quan đến thời gian booking và các thiết lập để huỷ cũng như làm booking mới. Hãy cài đặt cho phù hợp với công việc của bạn. Việc cân bằng giữa sự hài lòng của khách hàng với khả năng cung cấp dịch vụ của nhân viên rất quan trọng, đặc biệt đối với vấn đề nhạy cảm như thời gian thông báo huỷ booking.

Trong màn hình cài đặt, bạn có thể chỉnh sửa các mục sau:

  • URL Settings: Tại mục này bạn có thể thêm các liên kết vào màn hình, nơi khách hàng và nhân viên của bạn sẽ thấy nếu cuộc hẹn bị từ chối, huỷ bỏ hoặc được phê duyệt. Bạn sẽ cần tạo các trang này trước, sau đó thêm các liên kết vào trang, trong các trường tương ứng. Bookly có sẵn các block để hoàn thành các màn hình này.
  • Calendar: Danh sách đầy đủ các trường sẽ hiển thị cho khách hàng và nhân viên. Bạn có thể thêm, sắp xếp hoặc xoá trường nếu cần.
  • Company: Cập nhật logo và thông tin công ty.
  • Customers: Mục này nhằm thu thập thông tin khách hàng, sau đó tạo tài khoản cho khách hàng trên trang web của bạn. Sau khi có tài khoản, khách hàng có thể đăng nhập để đặt thêm booking hoặc xem trạng thái booking đã đặt.
  • Google Calendar: Đây là nơi đồng bộ hệ thống đặt chỗ trực tuyến với lịch Google của công ty bạn. Mục này giúp nhân viên theo dõi các booking hiệu quả hơn. Bạn sẽ cần làm theo hướng dẫn cài đặt của Bookly để thiết lập một kế hoạch trong phần điều khiển Google Developer.
  • WooCommerce: Trong trường hợp khách hàng cần thanh toán cho cuộc hẹn, bạn có thể tạo “sản phẩm” và liên kết nó với hệ thống booking tại mục này.
  • Facebook: Bằng cách thiết lập tích hợp với Facebook tại đây, bạn sẽ cho phép khách hàng đăng nhập với tài khoản Facebook của họ.
  • Payments: Chọn loại tiền tệ và thiết lập tích hợp với PayPal.
  • Business Hours: Chọn thời gian nhận booking phù hợp để khách hàng không booking ngoài giờ làm việc của bạn. Bạn cũng có thể thiết lập giờ riêng cho nhân viên.
  • Holidays: Chọn các ngày nghỉ chung của doanh nghiệp và ngày nghỉ riêng của từng nhân viên (nếu cần).
  • Purchase Code: Thêm mã mua hàng tại mục này để cài đặt các bản cập nhật.

Thêm Nhân viên (Adding Staff Members)

Trong menu quản trị của bạn, nhấn vào Bookly > nhấn Add Staff Members (hoặc Bookly > Staff Members). Bạn sẽ được dẫn đến màn hình Staff Members. Bằng cách nhấn vào biểu tượng phía trên bên phải của danh sách nhân viên (hiện đang trống), bạn có thể thêm thành viên mới vào. Nếu muốn chia các loại cuộc hẹn khác nhau cho từng nhóm nhân viên khác nhau, hãy phân bố nhân viên của bạn vào các category (danh mục) riêng.

Khi thiết lập danh sách nhân viên, bạn có thể chọn từ danh sách người dùng hiện tại của trang web hoặc thêm mới (nếu họ không phải người dùng hiện tại). Trong Bookly, nhân viên không nhất thiết phải là người dùng của trang web, nhưng nếu họ có tài khoản WordPress từ bạn, họ có thể đăng nhập và quản lí các thông tin như profile và holidays.

Profile của một nhân viên trong Bookly có các thông tin như ảnh, thông tin liên lạc, đồng bộ lịch Google. Hãy nhớ thêm email nhân viên để họ có thể nhận thông báo khi có booking mới. Nếu nhân viên có giờ làm việc khác nhau, bạn có thể cài đặt giờ nhận booking phù hợp cho mỗi nhân viên. Sau khi hoàn thành, kéo xuống và nhấn Save. Mỗi nhân viên cũng có tab riêng cho dịch vụ mà họ cung cấp, lịch trình, ngày nghỉ,… mà bạn có thể chỉnh sửa để chắc chắn rằng booking không bị đặt nhầm.

Thêm Dịch vụ (Adding Services)

Services là mục cho phép khách hàng chọn loại cuộc hẹn mà họ cần. Tại đây, bạn cập nhật thông tin, giá cả và thời gian cung cấp dịch vụ. Có ba cách để phân loại dịch vụ cho nhân viên xử lý:

  1. Trong màn hình cài đặt Staff Members, đến tab Services và thêm dịch vụ.
  2. Trong màn hình cài đặt Services, chọn nhân viên xử lý dịch vụ.
  3. Trong màn hình cài đặt Services, chọn nhóm nhân viên xử lý dịch vụ.

Tuỳ thuộc loại hình kinh doanh, bạn hãy chọn phương pháp phù hợp. Trong ví dụ về đại lý bất động sản này, việc định giá được xử lý bởi nhóm Valuer và việc xem xét được xử lý bởi nhóm Viewings Agents, như vậy cách thứ ba là thích hợp nhất.

Thiết kế Giao diện (Appearance) của Mẫu Booking

Một trong những tính năng cực kỳ hữu dụng của Bookly là bạn có thể chỉnh sửa hầu như tất cả các khía cạnh của mẫu booking và xem bản preview trước khi đăng lên trang web. Hãy đến Bookly > Appearance. Tại đây bạn có thể điều chỉnh các trường trong nhiều mục khác nhau của mẫu booking, cũng như đổi màu theo ý thích. Xem màn hình bên dưới để chỉnh sửa văn bản. Nhấn vào các từ / cụm từ được gạch chân, điền các từ phù hợp khác và nhấn hoàn thành.

Sau khi chỉnh sửa và có một mẫu booking như mong muốn, hãy nhấn Save ở phía cuối mẫu để lưu thay đổi.

Các cài đặt khác (Other Settings)

Phiên bản nâng cấp Bookly Pro là một plugin phức tạp với nhiều cài đặt hỗ trợ khác. Sau đây là một số thiết lập mà bạn có thể cần dùng:

  • Email notifications: Chỉnh sửa nội dung các email thông báo tự động gửi cho khách hàng hoặc nhân viên.
  • SMS notifications: Nếu muốn gửi thông báo bằng SMS, bạn cần đăng ký dịch vụ Bookly SMS tại đây. Đây là dịch vụ có thu phí, vì vậy hãy chú ý nếu bạn có nhiều khách hàng quốc tế.
  • Add-ons: Dùng để cài đặt thêm các tiện ích và tính năng như các trường tự thiết kế hay booking nhóm.

Sau đây là một số màn hình giúp quản lý booking của bạn.

Đăng tải Mẫu Booking

Để đăng mẫu booking lên trang web, bạn cần tạo một trang mới và thêm block Bookly vào trang. Tạo trang cho booking, sau đó thêm block mới và chọn Bookly trong phần loại block. Chọn block Bookly – Booking Form.

Trong phần cài đặt block, bạn có để thiết kế các giá trị mặc định cho các trường danh mục, dịch vụ, nhân viên,… Sau khi hoàn tất, nhấn Publish để đăng. Mẫu booking của bạn sẽ trông như sau:

Khách hàng giờ đã có thể sử dụng mẫu booking trên để đặt hẹn với nhân viên của bạn.

Quản lý cuộc hẹn (Managing Appointments)

Theo dõi và quản lý các cuộc hẹn là phần quan trọng đối với công việc kinh doanh. Bookly cung cấp một số màn hình giúp bạn thực hiện điều này:

  • Calendar: Hiển thị các cuộc hẹn của tất cả nhân viên.
  • Appointments: Hiển thị danh sách các cuộc hẹn kèm nhiều thông tin như thông tin khách hàng, loại dịch vụ,… Bạn có thể xuất tệp CSV hoặc in trang này ra.
  • Customers: Hiển thị thông tin khách hàng và những cuộc hẹn sắp tới của họ.
  • Payments: Theo dõi, truy xuất nguồn gốc và kiểm tra dịch vụ liên quan tới các khoản thanh toán.
  • Messages: Xem tất cả tin nhắn gửi tự động trong hệ thống.

Đối với doanh nghiệp bất động sản như trong ví dụ này, việc in ra danh sách các cuộc hẹn tuần trước và tuần này trước khi họp với nhân viên là cần thiết để cập nhật tình trạng các cuộc hẹn đang và sẽ diễn ra. Cá nhân nhân viên có thể truy cập lịch riêng của họ mỗi ngày để kiểm tra các cuộc hẹn. Mọi nhân viên đều có thể thấy tin nhắn gửi từ hệ thống, và thông qua email nếu email nhân viên đã được thêm vào. Ngoài ra, với tích hợp Google Calendar, nhân viên có thể xem lịch hẹn kinh doanh trên lịch Google của họ, cùng với các lịch cá nhân khác.

Kết luận

Plugin Bookly Pro có các tính năng hữu dụng giúp bạn tạo ra một hệ thống booking hiệu quả, dù trong lĩnh vực nào. Bạn có thể dùng plugin này cho các cuộc họp không hoặc có tính phí, có thể phân loại dịch vụ và các nhân viên, có thể lựa chọn nhiều tuỳ chỉnh phù hợp và kích hoạt đồng bộ lịch để kết nối với hệ thống booking, từ đó vận hành công việc hiệu quả hơn. Hãy thử cài đặt plugin này vào trang của bạn và tiết kiệm thời gian làm booking qua điện thoại hay email nhé!

TRẢ LỜI

Please enter your comment!
Please enter your name here