14 bí quyết giúp tiết kiệm thời gian trong Microsoft Excel

14 bí quyết giúp tiết kiệm thời gian trong Microsoft Excel

Microsoft Excel là một công cụ mạnh mẽ, và có đầy đủ tính năng dành cho các công việc cần xử lý dữ liệu. Cho dù bạn dùng nó ở chỗ làm hay ở nhà thì việc sử dụng những tính năng giúp bạn tiết kiệm thời gian luôn là cách hay để có thể làm việc hiệu quả hơn. Sau đây là một số công cụ bạn cần biết khi tự học Excel online để xử lý công việc một cách nhanh chóng.

Sử dụng template

Template (những biểu mẫu được thiết kế sẵn) là một trong những lựa chọn tốt để tiết kiệm thời gian. Bạn có thể sử dụng chúng cho việc lên danh sách cuộc họp, viết thư thông báo, hay lập bảng báo cáo. Đối với các dự án có thời gian biểu, lịch trình, hóa đơn, ngân sách,… thì tận dụng những template tiện dụng như thế này hoàn toàn có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian.

Lựa chọn template mà bạn cần là việc rất đơn giản. Trang web của Microsoft đã cung cấp đa dạng các template dành cho việc lên lịch trình, kế hoạch, mục đích chi tiêu, và các trang tính thời gian. Bạn cũng có thể sử dụng các template miễn phí hoặc trả phí của các bên cung cấp thứ ba, tùy thuộc vào mục đích sử dụng của bạn.

mẫu template trong Excel

Giữ nguyên cột ngang và dọc

Nếu bạn có một trang tính dài chứa hàng tá dữ liệu, bạn có thể phải lướt xuống rất xa hay thậm chí bỏ qua nó. Điều này có nghĩa là bạn sẽ bỏ lỡ khía cạnh quan trọng và còn phải quay ngược lại để tìm lại chúng. Tuy nhiên, nếu bạn giữ nguyên cột ngang và dọc, các tiêu đề sẽ tiếp tục duy trì kể cả khi bạn di chuyển trang tính của mình.

  • Điều hướng đến mục View và chọn Freeze Panes.
  • Trong phần kéo xuống của Freeze Panes, chọn Freeze Top Row, Freeze First Column, hoặc chọn cả 2 nếu cần thiết.

tính năng đóng băng cột hàng trong Excel

Giờ đây khi bạn cuộn lên, xuống, qua phải hay trái, bạn sẽ nhận thấy rằng tiêu đề sẽ vẫn giữ nguyên như vậy. Để bỏ mục giữ nguyên các cột ngang và dọc, chỉ cần chọn lại Freeze Panes và nhấp Unfreeze Panes. Chú ý rằng trong các bản Excel cũ, các bước thực hiện sẽ có chút khác biệt. Bạn cần chọn cả phần dữ liệu thông thường cho cả cột ngang và dọc mà bạn muốn giữ nguyên và sau đó chọn Freeze Panes.

Sử dụng tính năng điền tự động

Việc nhập dữ liệu vào Excel có thể tốn khá nhiều thời gian, và Excel đã có nhiều công cụ giúp bạn tối ưu được điều này. Ví dụ, bạn cần nhập dữ liệu cột số thứ tự cho bảng tính từ 1 đến 100. Thay vì phải nhập tay, bạn có thể nhập 2 số 1 và 2 như hình bên dưới, tô chọn 2 ô và rê chuột đến góc phải phía dưới ô để xuất hiện ký hiệu dấu cộng. Từ đây, bạn có thể kéo xuống, Excel sẽ tự động điền số theo giá trị tăng dần.

ví dụ tính năng tự động điền trong Excel

Bạn cũng có thể sử dụng tính năng này cho việc điền ngày, tháng. Ví dụ, bạn có thể nhập 20/08/2019 vào ô, chọn ô đó và rê chuột đến góc dưới bên phải cho đến khi ký hiệu dấu cộng của tính năng tự động điền xuất hiện, bạn chỉ việc kéo xuống để thêm các ngày liền sau.

ví dụ tính năng tự động điền ngày trong Excel

Bạn cũng có thể nhấn đúp chuột vào dấu cộng để tự động điền dữ liệu cho đến cuối hàng của bảng dữ liệu đang làm việc. Tính năng này cũng có thể được sử dụng với công thức và văn bản, bạn chỉ cần nhập công thức cho một ô, và Excel sẽ giúp bạn thực hiện phần còn lại.

Chuyển đổi cột và hàng

Nếu dữ liệu của bạn có cả hàng và cột, và bạn cần hoán đổi vị trí của nó, Excel có sẵn công cụ để giúp bạn làm điều đó. Nó giúp bạn tiết kiệm thời gian trong việc phân loại lại các hạng mục. Sau đây là các bước để di chuyển ô từ hàng ngang sang cột dọc.

  1. Chọn ô ở cột mà chứa hạng mục
  2. Nhấp chuột phải và chọn Copy hoặc chọn nút Copy trên thanh công cụ Home
  3. Chọn ô ở hàng ngang và cột dọc nơi mà bạn muốn bắt đầu hạng mục
  4. Nhấp chuột phải và chọn Paste Special hoặc chọn Paste và sau đó Paste Special trên thanh công cụ Home
  5. Chọn Transpose
  6. Chọn OK

tính năng hoán đổi cột và hàng trong Excel

Thêm công cụ máy tính số

Bạn có thể thêm công cụ máy tính số vào bảng tính Excel để có thể thực hiện nhanh những phép tính không cần có trong bảng dữ liệu. Để thêm tính năng máy tính, chọn File > Options. Sau đó chọn Customize Ribbon hoặc Quick Access Toolbar, phụ thuộc vào nơi bạn muốn đặt. Trong phần Choose commands, chọn All Commands. Kéo xuống, chọn Calculator, sau đó nhấp nút Add để chèn nó vào thanh công cụ.

tính năng tiện ích máy tính trong Excel

Tạo liên kết với Tab hoặc các ô

Nếu phần công việc của bạn bao gồm vài bảng tính với lượng dữ liệu được tham chiếu chéo giữa chúng, hãy tạo một liên kết trực tiếp hỗ trợ cho việc truy cập nhanh chóng. Điều này có hữu ích đặc biệt nếu bạn chia sẻ nó để mà người khách có thể vào dữ liệu nhanh hơn. Các bước đơn giản để tạo liên kết:

  1. Chọn ô chứa dữ liệu bạn muốn tạo liên kết
  2. Nhấp chuột phải và chọn Hyperlink hoặc đến thanh công cụ Insert và chọn Hyperlink
  3. Ở trong cửa sổ hiện lên, chọn Place in this Document
  4. Sau đó nhập văn bản hiển thị trong ô, một ô cụ thể nếu muốn, và bảng tính trong sổ làm việc với dữ liệu mà bạn đang liên kết đến
  5. Chọn OK

thêm đường dẫn trong Excel

Sử dụng phím tắt

Nếu bạn là một người hay sử dụng Excel, thì việc sử dụng phím tắt sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian. Sau đây là một vài phím mà có thể tăng tốc hoạt động hằng ngày của bạn.

  • F4 (hoặc Fn + F4): lặp lại lệnh cuối cùng, bao gồm các thay đổi định dạng như màu sắc hay phông chữ.
  • Alt + H, E, A: xóa nội dung, định dạng, và các dữ liệu khác được đính kèm vào các ô đã được chọn.
  • Ctrl + W: đóng bảng tính và Ctrl + O để mở bảng tính.
  • Ctrl + Shift + Dấu 2 chấm: nhập thời gian hiện tại và Ctrl + Shift + Dấu chấm phẩy cho ngày hiện tại.
  • Shift + F9: tính toán bảng tính đang hoạt động.
  • Shift + Tab: di chuyển ô trước đó hoặc tùy chọn.
  • Ctrl + Home: di chuyển đến phần đầu của trang tính.
  • Ctrl + Page Down: di chuyển đến bảng tính kế tiếp trong sổ làm việc và Ctrl + Page Up để di chuyển đến bảng trước đó.

Sử dụng AutoSum

Sử dụng công thức chính là phương pháp cơ bản để tiết kiệm thời gian xử lý dữ liệu. Bạn có thể thêm, đếm, hoặc tính trung bình một nhóm số hoặc lấy số lượng tối thiểu hoặc tối đa của chúng. Chỉ việc nhấp vào mũi tên trên nút AutoSum để chọn công thức bạn muốn.

tính năng autosum trong Excel

Bên cạnh tính năng AutoSum, tab công thức của bạn còn có nhiều chức năng hơn nữa. Mỗi công thức được nhóm thành một danh mục để dễ dàng trong việc tìm kiếm. Bạn có thể chọn các chức năng như tài chính, logic, toán học, thống kê hoặc kỹ thuật.

Sử dụng conditional formatting

Conditional formatting (định dạng có điều kiện) là một tính năng khác trong Excel mà nhiều người nghĩ nó không cần thiết cho lắm. Tuy nhiên, đây là một công cụ tuyệt vời để tối ưu dữ liệu theo cách trực quan. Chẳng hạn, bạn có một bảng tính với dữ liệu từ một cuộc khảo sát và bạn muốn nhanh chóng biết được có bao nhiêu câu trả lời Có so với Không. Sau đây là những bước giúp bạn định dạng.

  1. Chọn ô chứa câu trả lời Có/Không
  2. Trên thanh công cụ Home, chọn Conditional Formatting
  3. Chọn Highlight Cells Rules và sau đó là Text That Contains
  4. Phân loại từ Có trong bảng bên trái và chọn định dạng cho nó bên bảng bên phải
  5. Làm các bước tương tự đối với câu trả lời Không

conditional formatting trong Excel

Sau đó bạn sẽ thấy tất cả những câu trả lời Có và Không được định dạng theo cách mà bạn đã chọn, khiến cho chúng được nhận biết dễ dàng. Nếu bạn dự định tiếp tục nhập thêm dữ liệu, bạn cũng có thể áp dụng định dạng có điều kiện này cho toàn bộ cột hay hàng thay vì chỉ một nhóm ô cụ thể. Bằng cách này, dữ liệu trong tương lai sẽ tự động được định dạng như dãy dữ liệu cũ.

Chèn biểu đồ một cách nhanh chóng

Tính năng biểu đồ trong Excel là một công cụ hay khác để hiển thị dữ liệu của bạn một cách trực quan. Bạn có thể chọn nhiều loại biểu đồ như cột, đường, tròn, và nhiều loại khác nữa. Sử dụng ví dụ nêu ở trên về định dạng có điều kiện với câu trả lời Có/Không, bạn có thể chèn biểu đồ chỉ với vài cú nhấp chuột.

  1. Chọn ô chứa câu trả lời Có/Không
  2. Trên thanh công cụ Insert, chọn Recommended Charts. Với chức năng này, Excel sẽ lấy dữ liệu của bạn và đặt nó vào loại biểu đồ phù hợp nhất
  3. Nếu bạn thích biểu đồ đó, chọn Ok và nó sẽ chèn vào trong trang tính của bạn

biểu đồ trong Excel

Đây là cách đơn giản nhất và nhanh nhất để tạo một biểu đồ trong Excel chỉ với vài phút. Tuy nhiên, nếu bạn không thích biểu đồ mà đã được tạo cho bạn trước đó, bạn có thể chọn nút All Charts trên cửa sổ hiển thị và thử với các dạng biểu đồ khác.

Sắp xếp dữ liệu với bộ lọc

Nếu bạn có trang tính chứa nhiều cột dữ liệu, bạn muốn sắp xếp hoặc lọc tất cả dữ liệu theo một cột chính, sử dụng bộ lọc vẫn là một phương án nhanh và an toàn nhất.

  1. Chọn toàn bộ trang tính bằng cách nhấp vào nút tam giác bên cạnh cột đầu tiên ở trên cùng bên trái
  2. Trên thanh công cụ Home, chọn Sort & Filter
  3. Chọn Filter

Bảng tính sẽ hiện một mũi tên ở hàng đầu tiên ở mỗi cột. Khi bạn nhấp vào mũi tên, bạn có thể sắp xếp toàn bộ trang tính theo cột đó theo dữ liệu mà bạn chọn. Nếu nó là dạng dữ liệu, bạn có thể sắp xếp nó từ cũ nhất đến mới nhất và nếu nó là dạng văn bản, bạn có thể sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái.

Ngoài ra, bạn có thể lọc dữ liệu chỉ để xem các mục mà bạn muốn. Khi bạn nhấp vào mũi tên, một hộp thoại sẽ xuất hiện, bạn chỉ cần chọn/bỏ chọc các dữ liệu bạn cần và Excel sẽ lọc dữ liệu theo điều kiện đó.

tính năng lọc dữ liệu trong Excel

Những điều thú vị về tính năng Filter này là nó sẽ không làm ảnh hưởng đến những dữ liệu còn lại của bạn. Các dữ liệu khi lọc sẽ chỉ bị ẩn đi chứ không thay đổi hoàn toàn.

Sử dụng Format Painter

Nếu bạn sử dụng các ứng dụng khác của Microsoft Office như Word, bạn có thể đã quen thuộc với tính năng Format Painter. Trong Excel, đây là công cụ thuận tiện để bạn áp dụng vào các định dạng tương tự tự  cho 1 hay nhiều ô đến các ô khách chỉ với một cú nhấp chuột.

  1. Chọn ô, nhóm ô, hàng, hay cột mà bạn muốn copy định dạng
  2. Trên thanh Home, chọn Format Painter
  3. Chọn ô, nhóm ô, hàng, hay cột mà bạn muốn copy định dạng đến

Đây là cách hay để áp dụng nhanh chóng vào định dạng ô này đến ô khác mà không cần các bước thủ công.

Chuyển đổi và xem Windows

Nếu bạn cần làm việc trên nhiều bảng dữ liệu Excel cùng một lúc? Hoặc bạn cần xem lại dữ liệu, so sánh, hay copy dữ liệu từ 1 cửa sổ này đến một cửa sổ khác. Excel sẽ cung cấp một bộ tính năng hữu ích cho bạn. Các tính năng này nằm trên thanh công cụ View.

  • Arrange All: khi bạn nhấp vào đây, bạn có thể sắp xếp lại tất cả các sổ làm việc trên cùng một màn hình. Chọn từ chế độ xem lát, ngang, dọc hay xếp tầng.
  • View Side by Side: tùy chọn này cho phép bạn chọn 2 sổ làm việc để xem cạnh nhau, nó rất hữu ích để so sánh.
  • Switch Windows: chọn nút này khi bạn có nhiều cửa sổ Excel đang hoạt động cùng một lúc và muốn chuyển đổi giữa chúng một cách nhanh chóng.

tính năng xem nhiều cửa sổ trong Excel

Cài đặt tiện ích mở rộng

Office Add-in tương tự như tiện ích mở rộng của trình duyệt. Nó là công cụ để nâng cao trải nghiệm sử dụng, phân tích dữ liệu, và hiệu quả ứng dụng. Và trong Excel, bạn có nhiều tiện ích để lựa chọn tùy vào nhu cầu của bạn. Chọn Insert và nhấn Store. Bạn có thể kiểm tra các công cụ theo từng loại. Ví dụ, danh mục Productivity chứa các tính năng cho việc tự động hóa tài liệu và thư viện mẫu. Project Management có bổ trợ cho biểu đồ Gantt và phân bổ thời gian.

Tổng kết

Excel là một công cụ với rất nhiều tính năng, và công dụng. Tuy nhiên, việc học cách sử dụng, cho đến việc sử dụng thành thạo nó là một quá trình cần rất nhiều thời gian. Đặc biệt là với các tính năng cao. Tham khảo khóa học Làm Chủ Excel Trong 6 Giờ từ VietnamWorks Learning, với cấu trúc khóa học được thiết kế tối ưu từ các giảng viên là những chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm với phần mềm Excel, sẽ giúp bạn nhanh chóng nắm bắt và sử dụng Excel một cách hiệu quả nhất.