3 phương pháp giúp tối giản quy trình tuyển dụng

3 phương pháp giúp tối giản quy trình tuyển dụng

Một quy trình tuyển dụng được đơn giản hóa sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí, góp phần tăng hiệu quả tuyển dụng

Vấn đề tuyển dụng nhân sự và thu hút nhân tài chưa bao giờ lại khó khăn đến vậy đối với các nhà tuyển dụng. Trong năm 2019, có đến 74% doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng quy mô nhân sự (theo báo cáo “Dự đoán xu thế nghề nghiệp và kỹ năng tại Việt Nam 2019” của VietnamWorks). Đồng nghĩa với việc, đấu trường tranh giành nhân tài sẽ càng trở nên khắc nghiệt! Vì vậy, việc chậm trễ hoặc kéo dài thời gian tuyển dụng không chỉ khiến cho nhà tuyển dụng có nguy cơ bị vụt mất các ứng viên tiềm năng mà còn có thể gây tổn thất lớn cho doanh nghiệp.

Tại sao phải rút ngắn quy trình tuyển dụng

Theo thống kê của Hiệp Hội Quản Lý Nguồn Nhân Lực (SHRM), thời gian trung bình cho một đợt tuyển dụng của doanh nghiệp sẽ là 42 ngày. Tuy nhiên, Morgan Mckinley - tập đoàn tư vấn tuyển dụng toàn cầu lại chỉ ra rằng thời gian tuyển dụng trên là quá dài và sẽ gây ra nhiều bất lợi cho doanh nghiệp, dẫn đến phát sinh chi phí và thời gian cho cả nhà tuyển dụng lẫn ứng viên. 

tuyen-dung-ton-qua-nhieu-thoi-gian

Thời gian tuyển dụng dài ảnh hưởng đến cả ứng viên và nhà tuyển dụng

 

Vậy đâu là các vấn đề mà doanh nghiệp sẽ gặp phải nếu không rút ngắn quy trình tuyển dụng của mình?

  • Gia tăng chi phí tuyển dụng

Thông tin về các vị trí tuyển dụng thường được tìm thấy trên các website tìm kiếm việc làm. Mỗi bài đăng tuyển dụng sẽ đi kèm với một khoản chi phí nhất định. Dựa theo gói tìm kiếm việc làm của LinkedIn, một vị trí tuyển dụng sẽ được đăng tải lên nền tảng này trong khoảng thời gian 30 ngày đi kèm với mức phí là 495$ (xấp xỉ 11 triệu 600 ngàn VNĐ). 

 

Do đó, nếu khoảng thời gian tuyển dụng trung bình là 42 ngày thì doanh nghiệp sẽ phải tiêu tốn thêm tiền cho chi phí đăng tải tin tuyển dụng trên các website việc làm.  

  • Tăng khối lượng công việc của nhân viên hiện tại

Thiếu hụt nhân sự ở một vị trí trong thời gian dài sẽ dẫn đến việc gia tăng khối lượng công việc của các nhân viên hiện tại. Ôm đồm quá nhiều việc cùng một lúc - hay còn được nhắc đến qua cụm từ Multi-tasking, có thể làm giảm năng suất của nhân viên cũng như chất lượng công việc mà họ đang thực hiện (Forbes, 2014). 

 

Trong thời gian dài, nếu doanh nghiệp vẫn chậm trễ trong việc tuyển dụng nhân sự mới, tình hình của phòng ban cũng như doanh nghiệp sẽ gặp phải sự đình trệ, kém năng suất và chậm tiến độ. 

  • Vụt mất ứng viên tiềm năng

Tiến sĩ John Sullivan của Đại Học Bang San Francisco, Mỹ chỉ ra rằng thời gian tuyển dụng dài sẽ làm tăng khả năng vụt mất ứng viên tiềm năng vào tay các công ty đối thủ. Nghiên cứu của ông cũng nêu rõ, 10% ứng viên hàng đầu cho vị trí ứng tuyển thường rời khỏi thị trường tìm việc chỉ trong vòng chưa đến 10 ngày. 

 

Do đó, dù ứng viên có hứng thú với vị trí ứng tuyển tới đâu, họ cũng sẽ gật đầu với lời đề nghị khác nếu không nhận được phản hồi sớm từ doanh nghiệp của bạn. 

Làm thế nào để rút ngắn quy trình tuyển dụng

  • Phỏng vấn qua video

phong-van-online-qua-mang

Hệ thống tuyển dụng thông qua video trực tuyến giúp cắt giảm thời gian tuyển dụng 

 

Tập đoàn khách sạn Hilton nổi tiếng thế giới đã tối ưu hóa quy trình tuyển dụng của mình bằng cách phỏng vấn ứng viên thông qua cuộc gọi video. Nhưng khác với các cuộc phỏng vấn video mà chúng ta thường thấy, hệ thống phỏng vấn video của Hilton được thiết kế hoàn toàn tự động và không cần đến sự góp mặt của nhà tuyển dụng (LinkedIn Business, 2018). Ứng viên chỉ cần đăng nhập vào hệ thống phỏng vấn, bắt đầu cuộc phỏng vấn ở bất kỳ thời điểm nào và trả lời dựa trên danh sách các câu hỏi có sẵn. Buổi phỏng vấn sẽ được tự động ghi hình lại và gửi đến cho nhà tuyển dụng. Phương pháp phỏng vấn này đã giúp phòng tuyển dụng của Hilton rút ngắn quy trình tuyển dụng xuống chỉ còn vỏn vẹn 5 ngày. Đây được nhận định là một bước tiến lớn trong việc cải thiện thời gian tuyển dụng của chuỗi khách sạn nổi tiếng này. 

 

Do đó, để rút ngắn quy trình tuyển dụng của mình, các doanh nghiệp có thể “bắt tay” vào tìm hiểu các dịch vụ cung cấp hình thức phỏng vấn qua video hoặc xây dựng hệ thống riêng cho doanh nghiệp của mình. Bằng phương thức này, nhà tuyển dụng có thể gia tăng hiệu quả của quy trình tuyển dụng nhờ vào việc xem được nhiều đoạn video phỏng vấn của ứng viên cùng một lúc và trong khoảng thời gian ngắn, thay vì chỉ phỏng vấn được từ 4 - 5 ứng viên một ngày như trước. 

  • Tìm kiếm ứng viên thông qua nguồn nhân lực sẵn có 

Giáo sư Peter Cappelli thuộc Trường Kinh Doanh Wharton của đại học Pennsylvania, Mỹ đã đưa ra lời khuyên về việc rút ngắn quy trình tuyển dụng thông qua việc tập trung tìm kiếm ứng viên, nhân tài dựa trên nguồn nhân lực nội bộ của công ty. Ông chỉ ra rằng, ứng viên nội bộ sẽ nhanh chóng thích nghi với vị trí công việc nhanh hơn ứng viên khác dựa trên các kiến thức có sẵn về thị trường hiện tại và sự thấu hiểu văn hóa doanh nghiệp. Đồng thời, việc kết nối ứng viên đến với một vị trí mới phù hợp với định hướng và nguyện vọng của bản thân cũng góp phần gia tăng thời gian gắn kết của nhân viên đối với doanh nghiệp hiện tại.   

 

Khi bắt tay vào tìm kiếm ứng viên cho một vị trí còn trống, doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng một email nội bộ về các vị trí đăng tuyển trước khi chính thức đăng tải lên các trang tin tức tuyển dụng. Từ đó, nếu nhân viên trong nội bộ mong muốn thay đổi vị trí và định hướng, có thể trao đổi với quản lý về công việc hiện tại và đề xuất với bộ phận tuyển dụng về nhu cầu chuyển đổi sang vị trí mới. Phương thức này sẽ góp phần gia tăng khả năng khai phá được các ứng viên tiềm năng ngay tại chính doanh nghiệp của mình mà không cần phải tìm kiếm ở đâu xa.  

  • Giới hạn số lần phỏng vấn 

Google-cat-giam-thoi-gian-tuyen-dung-con-2-tuanGoogle đã cắt giảm thời gian tuyển dụng còn 2 tuần

 

Là một trong những công ty hàng đầu hiện nay, Google luôn là một thỏi nam châm thu hút các nhân lực tài năng. Đến với Google, một ứng viên sẽ phải trải qua gần 10 cuộc phỏng vấn với 10 người khác nhau cho vị trí mà họ ứng tuyển. Shannon Sharpe - Quản Lý Tuyển Dụng của Google đã chia sẻ về lỗi sai mà doanh nghiệp này phạm phải trong quá khứ, và cho rằng đó là một quy trình tốn thời gian và chỉ đem lại trải nghiệm tồi tệ cho các ứng viên. 

 

Sau khi nhận ra mô hình phỏng vấn này không phù hợp, kết hợp với dữ liệu thu thập được trong 5 năm gần nhất, Google nhận ra rằng tỉ lệ tuyển dụng thành công đạt đến 86% khi chỉ thực hiện tối đa 4 vòng phỏng vấn đối với 1 ứng viên. Từ đó, Google đã cho ra đời “Quy tắc số 4”, giúp tiết kiệm hàng ngàn giờ phỏng vấn và rút ngắn thời gian tuyển dụng của Google xuống chỉ còn vỏn vẹn 2 tuần. 

 

Quá nhiều cuộc phỏng vấn sẽ kéo dài thời gian tuyển dụng cũng như làm cạn kiệt năng lượng của cả ứng viên lẫn nhà tuyển dụng. Vì thế, doanh nghiệp chỉ nên sắp xếp từ 3 đến 4 cuộc phỏng vấn tùy vào từng vị trí khác nhau. Việc giới hạn số lượng cuộc phỏng vấn sẽ giúp doanh nghiệp có thể tiến hành soạn thảo các câu hỏi cũng như hình thức phỏng vấn dành cho ứng viên của mình qua từng vòng một cách nhanh chóng và chặt chẽ hơn. 

 

Lời kết

Phía trên Moving Up vừa giới thiệu cho bạn 3 phương pháp rút ngắn quy trình tuyển dụng hiệu quả nhất hiện nay và đã được nhiều doanh nghiệp nước ngoài áp dụng thành công:

  • Phỏng vấn qua video

  • Tìm kiếm ứng viên qua nguồn nhân lực nội bộ 

  • Giới hạn số lần phỏng vấn 

Mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn cho mình một quy trình tuyển dụng khác nhau, tuy nhiên, việc không ngừng cập nhật và học hỏi từ các case study của các công ty nổi tiếng trên thế giới sẽ giúp doanh nghiệp của bạn luôn đi đầu xu hướng và tăng trưởng năng suất một cách hiệu quả nhất.

Nam Phương -Team Moving Up 

Từ VietnamWorks Learning - Nền tảng E-learning dành riêng cho người đi làm

Tăng hiệu suất tuyển dụng tuyển dụng hiệu quả Tối ưu quy trình tuyển dụng