7 bước giúp bạn viết báo cáo hành chính hoàn chỉnh và chuyên nghiệp

7 bước giúp bạn viết báo cáo hành chính hoàn chỉnh và chuyên nghiệp

Viết báo cáo hành chính chuyên nghiệp và thu hút sự chú ý của người đọc là một kỹ năng quan trọng mà không phải ai cũng biết. Bạn đã biết rõ bao nhiêu bước và cách viết báo cáo hành chính thế nào cho thật hấp dẫn và chuyên nghiệp chưa?

7 bước viết báo cáo hành chính hay và chuyên nghiệp

1. Xác định đúng yêu cầu

Trước tiên, bạn nên hiểu rõ, loại báo cáo mình đang viết là báo cáo gì và cấp trên yêu cầu viết như thế nào. Dựa vào đó, bạn có thể tìm kiếm thêm nguồn tài liệu để có nền tảng kiến thức nhằm xây dựng định hướng và nội dung, hình thức báo phù hợp. Nên nhớ rằng, đây được xem là điều kiện tiên quyết để bạn có được một bản báo cáo chi tiết công việc rõ ràng, chuẩn xác và ít sai sót nhất.

Lưu ý, cần tránh trường hợp viết lan man và khó hiểu khi chưa nắm được các ý lớn cần triển khai hay không biết nên bắt đầu từ đâu. Vì như thế sẽ vô tình khiến bài báo cáo của bạn bị mất giá trị như mong muốn ban đầu.

kỹ năng viết báo cáo hành chính hay nhất

2. Xây dựng sườn nội dung

Sau khi bạn đã định hướng nội dung rõ ràng, bước tiếp theo không phải đơn giản là bắt tay vào viết ngay mà còn phải tiến hành vẽ sơ đồ tư duy, phác thảo nên các ý chính sẽ triển khai. Đây được đánh giá là một trong những bước quan trọng không thể thiếu khi soạn bất kỳ loại văn bản nào. Nếu có một dàn ý chi tiết được lên sẵn như thế sẽ giúp bạn triển khai đúng định hướng. Đồng thời cũng như tránh mất quá nhiều thời gian suy nghĩ nội dung trong quá trình làm báo cáo cá nhân.

3. Đánh giá kết quả công việc

Hãy sẵn sàng viết bài báo cáo ngay sau khi đã hoàn thành 2 bước trên. Trước tiên, hãy nêu ra các nhiệm vụ được giao, sau đó, tổng kết lại những việc đã và chưa hoàn thành, trình bày thuận lợi, khó khăn trong lúc thực hiện.

Đánh giá về công việc, tức là bạn sẽ nhìn nhận lại quá trình làm việc của mình. Hãy nhớ rằng, nội dung báo cáo phải đúng sự thật, vì cấp trên luôn là người trực tiếp kiểm tra và họ sẽ biết chắc về tính chính xác của những thông tin bạn trình bày. Vậy nên, hãy trung thực và nhìn thẳng vào vấn đề, vào những mặt tốt lẫn mặt chưa tốt của bản thân.

4. Phân tích nguyên nhân và hướng khắc phục

Để cách viết báo cáo hành chính đạt chuẩn thì việc phân tích nguyên nhân và định hướng khắc phục là điều cần có. Báo cáo được biết tới như một công cụ, phương tiện hỗ trợ hữu hiệu để cấp trên dễ dàng đánh giá đúng kết quả công việc. Từ đó cũng cân nhắc và xem xét tới những khó khăn của nhân viên. Bởi thế cho nên, hãy chú ý đầu tư thật kĩ vào phần phân tích nguyên nhân.

Khi bạn đã có những đánh giá về công việc của mình thì tiếp theo hãy trình bày rõ ràng các lý do dẫn đến kết quả hiện tại không như mong muốn. Tất nhiên là trong quá trình làm việc sẽ luôn luôn có những khó khăn, trở ngại, đó là chưa kể bản thân mỗi người còn có nhiều ưu nhược điểm khác nhau.

Nhưng quan trọng là bạn dám đối diện với khó khăn và đây cũng là điều mà bất cứ nhà quản lý nào cũng quan tâm. Họ chỉ cần biết bạn giải quyết những vấn đề khó khăn đó như thế nào. Nếu được xử lý nhanh và ổn thỏa thì khả năng bạn được ghi điểm với cấp trên là rất cao.

những kỹ năng viết báo cáo hành chính

5. Diễn đạt

Nếu được, bạn có thể tham khảo thêm những bài báo cáo đã phát hành trên mạng có nội dung gần giống với các định hướng ban đầu bạn dự định triển khai. Thay vì sử dụng những từ ngữ cầu kỳ, khoa trương thì hãy chú ý dùng từ trong sáng, dễ hiểu và cách hành văn rõ ràng, rành mạch để tăng chính xác, giúp bài báo cáo trở nên dễ hiểu hơn.

6. Đưa ra đề xuất của bản thân

Những ý kiến của bạn nêu ra trong bản báo cáo không nhất thiết phải quá cao siêu hay mang tính hàn lâm. Mà tốt nhất là chỉ cần xoay quanh các vấn đề như công việc cần được hỗ trợ những gì để nâng cao chất lượng. Hay nên thay đổi hay giảm bớt thủ tục rườm rà nào giúp quá trình thực hiện diễn ra nhanh hơn,…Đưa ra những đề xuất như vậy không chỉ mang lại lợi ích cho tập thể mà còn giúp bạn phát triển khả năng quan sát và rèn luyện tư duy bản thân tốt hơn.

7. Kiểm tra các lỗi trình bày

Báo cáo là loại văn bản đòi hỏi tính tỉ mỉ rất cao của người viết hoặc đánh máy. Bạn cần kiểm tra kỹ các lỗi văn bản, ví dụ như cách đánh số thứ tựsử dụng ngôn ngữ, văn phong chưa phù hợp; nội dung không đi vào trọng tâm; hình ảnh, bảng biểu, số liệu không chính xác…Nói chung, hãy hết sức chú ý tới phần kiểm tra các lỗi trình bày. Vì cấp trên sẽ nhìn vào cách trình bày và dễ dàng đánh giá bạn là người cẩn thận hay cẩu thả. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng khi báo cáo nằm trên tay sếp, thì đó phải là bản hoàn hảo nhất.

kỹ năng viết báo cáo hành chính chuẩn nhất

Sau khi đã nghiền ngẫm và đọc qua từng bước viết báo cáo như trên, bạn đã nhận thấy mình có đáp ứng đầy đủ tất cả yêu cầu của một nhân viên trong tổ chức, doanh nghiệp hay chưa? Nếu còn thắc mắc và muốn bồi dưỡng thêm cho bản thân những kỹ năng hành chính văn phòng thì hãy để VietNamWorks Learning hỗ trợ bạn phần nào ngay từ hôm nay.

Chỉ cần một click chuột nhanh tới khóa học nâng cao nghiệp vụ hành chính, quản lý nhân sự và kỹ năng văn phòng căn bản là bạn đã có cơ hội tiếp cận một nền tảng vững vàng cho chính mình. Chẳng cần phải đến trung tâm, chẳng cần phải bỏ ra một số tiền quá lớn, chỉ cần bạn kiên trì, chịu khó là đã chạm đến thành công bước đầu rồi.

Với VietnamWorks Learning, chúng tôi luôn cam kết sẽ đồng hành cùng bạn trong suốt hành trình chinh phục giấc mơ nghề nghiệp. Đặc biệt, ở khóa học online về nghiệp vụ hành chính và cách viết báo cáo hay này, học viên sẽ được tôi luyện thêm những kỹ năng chuyên sâu để phù hợp cho các vị trí công việc liên quan như thư ký, quan hệ đối ngoại, nhân sự,…

Song song đó là những lợi ích thiết thực mà không phải khóa học Online nào cũng có như thành thạo các nghiệp vụ liên quan đến Bảo hiểm xã hội – Bảo hiểm y tế – Bảo hiểm thất nghiệp; biết cách đăng ký mã số thuế thu nhập cá nhân; biết cách soạn thảo các quy định về thể thức, trình bày bố cục văn bản hành chính.

Hơn thế nữa là nắm vững các kỹ năng về quản lý và tuyển dụng nhân sự hay nắm các thủ tục, cách lập hồ sơ xin giấy phép lao động,…Và còn rất nhiều điều bổ ích khác nữa mà bạn chỉ có thể tự mình cảm nhận, tự mình trải nghiệm qua khóa học online trực tuyến này.

Tạm kết

Như vậy là các bạn cũng đã biết cách viết báo cáo hành chính sao cho thành thạo và chuyên nghiệp nhất rồi. Đặc biệt, đối với những người đang làm về công việc liên quan tới hành chính văn phòng, hành chính nhân sự rất cần phải tham khảo qua bài viết này. Hy vọng, những thông tin kiến thức vừa rồi tuy ít nhưng đủ để hỗ trợ bạn phần nào trong công việc sắp tới. Chúc may mắn và thành công.