9 cách “hồi sinh” thời gian chết một cách thông minh (phần 2)

9 cách “hồi sinh” thời gian chết một cách thông minh (phần 2)

Tiếp nối Phần 1, cùng tiếp tục khám phá 9 cách sử dụng thời gian chết để tránh lãng phí và đem lại hiệu quả cao nhất cho công việc nhé!

5. Kiểm tra lại dự án cũ của bạn

 

Quay trở lại những dự án bạn đã thực hiện và kiểm tra bao quát lại tất cả mọi thứ - đặc biệt nếu bạn lo lắng rằng có đôi lúc đã vội vàng thực hiện để hoàn thành xong đúng thời hạn. Dành thời gian để hiệu đính chính xác và kiểm tra ý thức công việc của bạn, trước khi gửi cho quản lý.

 

Bạn thậm chí có thể xem xét liệu có cách nào để cải thiện nó không trong thời gian rảnh này. Thay đổi cách giới thiệu bằng đồ thị hoặc hình ảnh, hoặc làm một số nghiên cứu bổ sung để làm nổi bật tốt hơn các điểm chính chẳng hạn? Tất cả mọi thứ đều tốt, và nhớ rằng vẫn nên giữ nó đúng deadline để tránh “gậy ông đập lưng ông”.

 

6. Hướng dẫn cho đồng nghiệp

 

Theodore Roosevelt (tổng thống thứ 26 của Hoa Kỳ) đã từng nói rằng: “Một yếu tố vô cùng đơn giản nhưng giữ vai trò quan trọng nhất trong công thức dẫn đến thành công của một cá nhân chính là xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với mọi người xung quanh.” Tương tự như việc xây dựng mối quan hệ bên ngoài, mạng lưới giao tiếp trong công việc cũng là điều cần chú trọng và nên được xây dựng dần qua từng ngày. 

 

Trong nhiều trường hợp, có thể các kỹ năng và kiến thức bạn đang có là điều mà đồng nghiệp trong các phòng ban khác hoặc nhóm của riêng bạn muốn học hỏi. Có thể bạn thậm chí đã được yêu cầu trở thành cố vấn hoặc huấn luyện một đồng nghiệp nào đó trong quá khứ, nhưng cho đến bây giờ, bạn vẫn luôn quá bận rộn để có thể bắt đầu hỗ trợ ai đó. Bây giờ chính là lúc thích hợp để thực hiện, mối quan hệ trong công việc của bạn sẽ phát triển theo hướng bạn không ngờ.

 

Tuy nhiên, trước khi bạn bắt đầu bài hướng dẫn, hãy kiểm tra chắc chắn xem người kia có rảnh rỗi không vì có thể họ sẽ không có thời gian ngay bây giờ để học tập cùng bạn.

 

Nếu họ không sẵn sàng, bạn vẫn có thể sử dụng thời gian chết của mình một cách hiệu quả bằng cách lập kế hoạch cho các hoạt động này trong tương lai, tự làm một bảng hướng dẫn, hoặc là lên kế hoạch cho một buổi "ăn trưa và học hỏi".

 

Tuy vậy, trong mọi trường hợp đừng quên hãy đối xử chân thành và nhiệt tình, chắc chắn bạn sẽ nhận lại những gì mình đáng được hưởng. 

7. Xem lại “Mục tiêu nghề nghiệp” của bạn

 

Sử dụng thời gian rảnh này để suy nghĩ về mục tiêu nghề nghiệp của bạn, đây có thể là một trải nghiệm đem đến cho bạn nhiều bất ngờ. Ví dụ, nếu bạn thường có thời gian chết như thế này thì có lẽ công việc bạn đang làm không đủ thách thức.

 

Ngay cả khi điều này không đúng, bạn vẫn có thể dành thời gian để suy nghĩ về những gì bạn thích làm, những gì bạn không làm và những gì bạn muốn làm nhiều hơn trong tương lai. Cân nhắc đánh giá lại sự nghiệp của bạn bằng cách thực hiện Phân tích SWOT cho bản thân hoặc sử dụng một công cụ “Mỏ neo nghề nghiệp” của Schein để xác định các cơ hội mới.

 

Điều này sẽ càng phù hợp nếu trong khi thực hiện những nhiệm vụ bổ sung trong thời gian chết, bạn vô tình tìm ra những việc mà bạn thực sự thích. Có lẽ bạn đã phát hiện ra một niềm đam mê mới hoặc một tài năng tự nhiên cho một cái gì đó. Nếu vậy, bây giờ là lúc để suy nghĩ về cách bạn có thể tiến về phía trước với nó.

 

8. Cập nhật bản danh sách việc-sẽ-làm (to-do-list) của mình

 

Thời gian trống là cơ hội để xem lại danh sách của bạn ở cả quá khứ và hiện tại để kiểm tra những gì bạn đã bỏ qua hoặc liên tục cho dời lại thứ tự ưu tiên. Có thể có những việc mà bạn đã chủ động trì hoãn, vô tình quên đi hoặc không thể thực hiện được vào thời điểm đó. Và bây giờ chính là thời điểm thích hợp để xem xét và thực hiện chúng một cách hợp lý.

 

Ngoài ra, đừng quên thêm vào danh sách những nhiệm vụ mới. Những khóa học nhỏ cần thực hiện, các sở thích muốn theo đuổi, hồ sơ cần cập nhật, người đồng nghiệp phải thúc đẩy giao tiếp… đều nên ghi lại và cân nhắc thứ tự. Hoàn toàn cập nhật với "những điều nhỏ nhặt" sẽ giải phóng thời gian của bạn khi nhiệm vụ lớn tiếp theo đến trên bàn, và lợi thế chính là bạn sẽ không có bất kỳ việc-cần-làm nhưng chưa làm nào trôi nổi xung quanh.

 

Bạn có nhiều thời gian rảnh rỗi không có nghĩa là bạn nên lãng phí nó một cách vô ích. Hãy tận dụng thời gian để tích luỹ kinh nghiệm và vốn sống cho riêng mình.

9. Làm một số việc hành chính

 

Ngay cả khi mọi thứ dường như đều đã hoàn tất, vẫn luôn những việc bạn cần phải làm bù!

 

Vì vậy, hãy dành thời gian để được tổ chức lại tất cả. Khai báo email của bạn, dọn dẹp ổ đĩa tập tin của bạn, cập nhật nhật ký của bạn, lên lịch các cuộc họp tiếp theo của bạn, làm chi phí của bạn, hoặc lên kế hoạch cho những kỳ nghỉ tiếp theo.

 

Hoàn toàn cập nhật với "những điều nhỏ nhặt" sẽ giải phóng thời gian của bạn khi nhiệm vụ lớn tiếp theo đến trên bàn của bạn và sẽ có nghĩa là bạn sẽ không có bất kỳ "To-Dos" nào nổi xung quanh.

 

Những điểm cần lưu ý: 

 

Thời gian chết có thể xảy ra vì nhiều lý do - khó khăn về kỹ thuật, các cuộc họp bị hủy bỏ, hoặc sự sụt giảm tự nhiên theo mùa tùy đặc thù công việc.

 

Chuỗi bài viết này đã chỉ cho bạn 9 cách để “hồi sinh" thời gian chết 1 cách hiệu quả nhất. Còn chờ gì nữa mà chưa bắt đầu từ hôm nay nhỉ?

 

Sau khi học được cách tận dụng thời gian chết, có thể bạn sẽ muốn tham khảo thêm khóa học Kỹ Năng Về Lập Kế Hoạch Và Quản Lý Công Việc để cải thiện chất lượng công việc đấy!

 

Phong - Team Moving Up 

Từ VietnamWorks Learning - Nền tảng E-learning dành riêng cho người đi làm

quản lý thời gian