9 sai lầm thường gặp trong việc quản lý thời gian (phần 1)

9 sai lầm thường gặp trong việc quản lý thời gian (phần 1)

Nhiều người nghĩ mình có thể quản lý thời gian hiệu quả hơn, nhưng việc xác định những sai lầm đang mắc phải và tìm ra cách để cải thiện chúng là điều thật sự rất khó

Bạn có đang quản lý tốt thời gian của mình không? Nếu bạn giống như nhiều người khác, câu trả lời của bạn hẳn là sẽ có phần tiêu cực! Có thể bạn đang cảm thấy quá tải, thường phải làm việc muộn để hoàn thành công việc đúng hạn, hoặc có thể từng ngày trôi qua giống như thể đi từ khủng hoảng này sang khủng hoảng khác, khiến bạn luôn căng thẳng và mất tinh thần.

 

Nhiều người nghĩ mình có thể quản lý thời gian hiệu quả hơn, nhưng việc xác định những sai lầm đang mắc phải và tìm ra cách để cải thiện chúng là điều thật sự rất khó. Một khi biết cách quản lý tốt thời gian của mình, chúng ta sẽ làm việc đặc biệt hiệu quả hơn, mức độ căng thẳng cũng giảm xuống. Chúng ta có thời gian cho các dự án thú vị có phần thưởng hậu hĩnh khác để có thể tạo ra sự khác biệt hoàn toàn cho sự nghiệp của mình. Nói tóm lại, chúng ta sẽ hạnh phúc hơn!

 

Trong bài viết này, hãy cùng sẽ xem xét 9 lỗi quản lý thời gian phổ biến nhất, cũng như xác định các chiến lược và những “mẹo” nhỏ bạn có thể sử dụng để khắc phục chúng.

 

Sai lầm #1: Không đặt ra mục tiêu cho cuộc đời mình

 

Bạn có biết mình muốn ở đâu trong sáu tháng tới không? Hay thời gian này năm sau, hoặc thậm chí là 10 năm kể từ bây giờ? Nếu không biết, đã đến lúc bạn cần đặt ra mục tiêu cá nhân!

 

“Mục tiêu là cách để thể hiện một thành tích cụ thể mà bạn muốn đạt được bằng nỗ lực của bản thân.(1)” Mục tiêu có thể dựa trên ước mơ hoặc mong muốn, nhưng khác ở chỗ mục tiêu có thể xác định được rõ ràng bằng các con số. Thiết lập mục tiêu cá nhân là điều cần thiết để quản lý tốt thời gian của bạn, bởi vì nó cho bạn đích đến và tầm nhìn để hướng tới. Khi bạn biết nơi mình muốn đi, bạn có thể xác định được điều gì cần ưu tiên, thời gian và tài nguyên của mình để có thể đến đó. Mục tiêu cũng chính là thứ giúp bạn quyết định những gì đáng để dành thời gian của bạn và những gì chỉ là một sự xao lãng không hơn không kém.

 

Để tìm hiểu cách xác định mục tiêu hiệu quả theo nguyên tắc SMART, hãy đọc Lý thuyết thiết lập mục tiêu của Locke. Tại đây, bạn sẽ tìm hiểu cách xác định mục tiêu rõ ràng để có động lực theo đuổi hơn.

 

Sai lầm #2: Mắc lỗi với “Danh sách việc cần làm”

 

Bạn có bao giờ có cảm giác bất ổn dai dẳng rằng mình đã quên làm một việc quan trọng gì đó? Nếu có, có lẽ bạn đang bỏ qua việc sử dụng Danh sách việc cần làm để hoàn thành công việc. (Còn nếu bạn đã sử dụng, có thể bạn đang tận dụng nó một cách không hiệu quả!)

 

Nhiều người vẫn tiếp tục lập những “Danh sách việc cần làm” để giữ mình khỏi việc đi lệch quỹ đạo công việc, nhưng sâu thẳm chúng ta đều biết rằng chúng chỉ là hàng tá những ước muốn vô bổ. Khoảng phân nửa list có thể sẽ chẳng bao giờ được hoàn thành và bị quên lãng, bởi vì sự thật là chúng ta không đủ hơi sức hay nhiệt tình để hoàn thành nó nữa.

 

Bí quyết sử dụng “Danh sách việc cần làm” phát huy hiệu quả nhất ở việc sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ của bạn, và bạn chính là người phải xem xét rõ thứ tự ưu tiên này. Nhiều người sử dụng hệ thống mã hóa từ A - F (A cho các mục ưu tiên cao còn F cho các ưu tiên thấp nhất) nhưng bạn có thể đơn giản hóa việc này bằng cách chỉ sử dụng từ A đến D hoặc sử dụng hệ số. 

 

Nếu bạn có các dự án lớn, thì trừ khi bạn là người đặc biệt cẩn thận, các mục có liên quan đến chúng mà bạn ghi vào danh sách có thể trở nên mơ hồ và không hiệu quả. Chẳng hạn, bạn có thể đã viết một gạch đầu dòng là "Bắt đầu đề xuất ngân sách". Nhưng mục này đòi hỏi điều gì? Thiếu chi tiết cụ thể khiến bạn chần chừ hoặc có thể bỏ lỡ mất các bước quan trọng. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng bạn chia các nhiệm vụ hoặc dự án lớn thành các bước nhỏ, cụ thể và có thể thực hiện, sau đó bạn sẽ không cần lo lắng đã bỏ qua điều gì quan trọng nữa.

 

Bạn cũng có thể sử dụng “Chương trình hành động” để quản lý công việc của mình khi bạn có quá nhiều dự án lớn xảy ra cùng một lúc. (“Chương trình hành động” là phiên bản "sức mạnh thực nghiệm" của Danh sách việc cần làm).

 

 

Sai lầm #3: Lập kế hoạch theo thời gian biểu không hợp lý

 

Bạn là người thích làm việc vào sáng sớm, hay chỉ thấy năng lượng tăng lên khi mặt trời lặn xuống báo hiệu buổi đêm? Mỗi người trong chúng ta đều có những nhịp điệu khác nhau, đi kèm theo đó, những thời điểm trong ngày có năng suất cao và tràn đầy năng lượng cũng sẽ khác nhau.

 

Bạn có thể tận dụng tốt nhất thời gian của mình bằng cách lên lịch làm những việc có giá trị cao trong thời gian năng suất “chạm nóc”, đồng thời để lại các công việc năng lượng thấp (như trả lời các cuộc gọi điện thoại hay kiểm tra email) vào khoảng thời gian năng lượng giảm xuống. Biết tổ chức công việc và hoạt động trong ngày một cách có khoa học giúp chúng ta kiểm soát được mọi thứ, vừa đảm bảo được sức khỏe và tinh thần, vừa hoàn thành công việc tối ưu và hiệu quả nhất. 

 

sai-lam-trong-quan-ly-thoi-gian-02

 

Sai lầm #4: Không biết đâu là ưu tiên

 

Trợ lý của bạn vừa mới gặp phải một khủng hoảng nghiêm trọng cần bạn giải quyết ngay bây giờ, nhưng bạn đang ở giữa cuộc động não nhằm lên ý tưởng cho một khách hàng mới. Bạn chắc chắn rằng bạn đã “gần như” nảy ra một ý tưởng tuyệt vời cho chiến dịch tiếp thị, nhưng bây giờ bạn có nguy cơ mất đi ý tưởng của mình vì "tình huống khẩn cấp" này.

 

Đôi khi, thật khó để biết đặt sự ưu tiên, đặc biệt là khi bạn phải đối mặt với một loạt các nhiệm vụ có vẻ khẩn cấp. Tuy nhiên, điều cần thiết hàng đầu là học cách ưu tiên các nhiệm vụ một cách hiệu quả nếu bạn muốn quản lý thời gian của mình tốt hơn.

 

Một công cụ sẽ giúp bạn ưu tiên hiệu quả là “Ma trận ưu tiên hành động” (Ma trận Eisenhower). Công cụ này sẽ hỗ trợ bạn phân định được nhiệm vụ có năng suất cần sự ưu tiên cao và nhiệm vụ có giá trị thấp chỉ làm nhiệm vụ điền vào chỗ trống. Ngoài ra, nó cũng sẽ giúp bạn chọn hoạt động nên ưu tiên thực hiện hoặc né tránh để tận dụng tốt thời gian và cơ hội của mình.

 

Sai lầm #5: Chần chừ và rồi “nước đến chân mới nhảy”

 

Sự chần chừ xảy ra khi bạn trì hoãn thực hiện các nhiệm vụ mà, đáng lý ra, nên tập trung làm ngay bây giờ. Một số người thích trì hoãn khác lại cho rằng họ chỉ có thể làm việc hiệu quả dưới áp lực thời gian. Deadline gần đến, email vô tận, hàng đống hồ sơ cần xử lý trên bàn làm việc, cuộc đua điên cuồng đến buổi họp ... Thật là một cú hích adrenaline kinh khủng!

 

Vấn đề là, chần chừ hay "nghiện bận rộn" hiếm khi đồng nghĩa với hiệu quả, và nó thường dẫn đến căng thẳng hơn là thành công. Như một vòng lẩn quẩn, bạn chần chừ rồi cảm thấy tội lỗi vì mình chưa bắt đầu, sau đó thì cuống cuồng làm nhiệm vụ, và cuối cùng, mọi thứ như đổ ập vào người bạn khi bạn không hoàn thành công việc một cách đúng hạn. 

 

Một trong những cách giải quyết hữu ích là ra lệnh cho bản thân bắt đầu dự án trong mười phút tới. Thông thường, những người trì hoãn hay cảm thấy rằng mình cần phải hoàn thành nhiệm vụ từ đầu đến cuối, và do sự kỳ vọng cao này khiến họ cảm thấy quá tải và lo lắng. Thay vào đó, hãy tập trung vào việc dành một khoảng nhỏ thời gian để bắt đầu mọi thứ. Chỉ thế thôi!

 

Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng “Kế hoạch hành động” để chia dự án lớn thành các bước nhỏ có thể quản lý được, từ đó dễ dàng thấy được mọi thứ bạn cần phải làm và tăng khả năng hoàn thành nhiều phần nhỏ một lúc. Điều này có thể ngăn bạn khỏi cảm giác ngợp thở khi phải bắt đầu một dự án mới. Đồng thời, hãy cố gắng chậm lại và học cách quản lý thời gian của bạn tốt hơn.

 

Bạn có thắc mắc những người thành công họ quản lý thời gian như thế nào không? Nếu có thì hãy thử xem qua khóa học Tư Duy Quản Lý Thời Gian Của Người Thành Công nhé!

 

Phong - Team Moving Up 

Từ VietnamWorks Learning - Nền tảng E-learning dành riêng cho người đi làm

quản lý thời gian