9 sai lầm thường gặp trong việc quản lý thời gian (phần 2)

9 sai lầm thường gặp trong việc quản lý thời gian (phần 2)

Nếu bạn muốn giành quyền kiểm soát ngày của mình và làm việc một cách tốt nhất, điều quan trọng là biết cách giảm thiểu phiền nhiễu và quản lý gián đoạn một cách hiệu quả

Bài viết trước đã bật mí cho bạn 5 sai lầm thường gặp trong việc quản lý thời gian. Ở bài viết này, hãy cùng sẽ xem tiếp 4 lỗi sai còn lại, cũng như xác định các chiến lược và những “mẹo” nhỏ bạn có thể sử dụng để khắc phục chúng.

 

Sai lầm #6: Rắc rối trong việc quản lý phiền nhiễu

 

Bạn có biết rằng một số người trong chúng ta có thể mất đến hai tiếng đồng hồ mỗi ngày bị làm phiền không? Hãy nghĩ xem bạn có thể làm được bao nhiêu là việc trong thời gian đó!

 

Cho dù sự sao nhãng này đến từ email, những cuộc trò chuyện qua tin nhắn, đồng nghiệp gặp khủng hoảng hoặc cuộc gọi từ khách hàng, sự mất tập trung ngăn cản chúng ta xuôi theo “dòng chảy” tự nhiên của công việc - trong khi có thể được thỏa mãn dễ dàng và hầu như chẳng cần nỗ lực nếu tập trung hoàn toàn 100%.

 

Nếu bạn muốn giành quyền kiểm soát ngày của mình và làm việc một cách tốt nhất, điều quan trọng là biết cách giảm thiểu phiền nhiễu và quản lý gián đoạn một cách hiệu quả. Chẳng hạn, hãy tắt thông báo tin nhắn của bạn khi cần tập trung, và cho mọi người biết nếu họ làm bạn sao nhãng quá thường xuyên. Bạn cũng nên học cách cải thiện sự tập trung của mình, ngay cả khi bạn phải bao trùm bởi những phiền nhiễu xung quanh.

 

Sai lầm #7: Gánh vác quá nhiều thứ

 

Một sai lầm hay đi kèm với việc không thể tránh khỏi sao lãng chính là tự mang vào mình quá nhiều gánh nặng. Bạn có phải là người khó nói "không"? Nếu có, hẳn là có quá nhiều “món khó ăn” bao gồm các dự án và cam kết đang được đặt trên đĩa của bạn. Dù có thể phần nào tránh được xung đột, việc sợ nói câu từ chối sẽ chỉ gây khó chịu và khiến chúng ta làm những việc chúng ta không mong muốn. Điều này có thể dẫn đến hiệu suất kém, căng thẳng và mất tinh thần.

 

Hoặc theo một trường hợp khác, bạn có thể là người theo chủ nghĩa nhỏ nhặt khi luôn khăng khăng kiểm soát hoặc muốn tự mình làm tất cả công việc. Không tin ai khác có thể làm điều đó một cách chính xác là một vấn đề có thể gặp ở bất kỳ một ai chứ không riêng gì các nhà quản lý!

 

Dù theo hướng nào, đảm nhận quá nhiều việc là cách tồi tệ để sử dụng thời gian của bạn, nó có thể giúp bạn “nổi tiếng” khắp công ty về cách làm việc vội vã và cẩu thả.

 

Để ngăn chặn điều này, hãy tìm hiểu nghệ thuật tinh tế khi nói "có" với con người nhưng nói "không" với nhiệm vụ. Kỹ năng này giúp bạn khẳng định bản thân trong khi vẫn duy trì cảm xúc tốt với mọi ngườ trong nhóm. Nếu người khác bắt đầu trở nên dựa dẫm khi muốn bạn luôn "đồng ý" với yêu cầu của họ, hãy học cách từ chối nhanh gọn và giữ bình tĩnh trước mọi áp lực có thể xảy ra.

 

Hãy nhớ rằng: nói “không” và học cách từ chối giúp bạn tạo giới hạn cho bản thân cũng như nâng cao sự tôn trọng từ người khác. Nó giúp cho mọi người hiểu rằng bạn cũng có những nhu cầu và những giới hạn riêng, nhờ thế bạn có thể hoàn thành công việc một cách tốt đẹp nhất.

 

Sai lầm #8: Làm nhiều việc cùng lúc sẽ tiết kiệm thời gian?

 

Để đạt được khối lượng công việc của mình, Linh (một người đồng nghiệp của tôi) thường xuyên viết email trả lời trong khi đang trò chuyện qua điện thoại với khách hàng. Tuy nhiên, trong khi Linh nghĩ rằng đây là cách sử dụng tốt thời gian của mình, thì sự thật là có thể cô đã mất thêm 20 đến 40% thời gian để hoàn thành công việc so với việc làm từng việc riêng lẻ. Kết quả dễ hiểu là Linh thực hiện cả hai việc đều tệ - email gửi đi đầy lỗi, và khách hàng thất vọng vì sự thiếu tập trung của cô ấy.

 

Vì vậy, điều tốt nhất là quên đi kiểu làm nhiều việc cùng một lúc, thay vào đó, hãy tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất tại một thời điểm. Bằng cách này, bạn sẽ tạo ra chất lượng công việc cao hơn nhiều.

 

Sai lầm #9: Không có thời gian nghỉ ngơi

 

Thật tốt khi bạn có thể làm việc liên tục trong 8-10 giờ, đặc biệt khi đang có deadline cụ thể. Thế nhưng, không ai có thể tập trung và tạo ra những tác phẩm thực sự chất lượng mà không cho bộ não một chút thời gian nghỉ ngơi và nạp lại năng lượng.

 

Vì vậy, đừng nhầm lẫn nghỉ ngơi với "lãng phí thời gian". Đây là những thời gian có giá trị, cho phép bạn quay trở lại với những ý nghĩ sáng tạo và làm việc hiệu quả hơn.

 

Nếu cảm thấy khó ngừng lại khi đang dở tay làm việc, thì hãy lên lịch nghỉ cho chính mình hoặc đặt báo thức làm lời nhắc. Đi lại một chút, dùng nhanh một tách cà phê, hoặc tạm nghỉ và ngồi thiền ngay tại bàn làm của bạn. Cố gắng nghỉ năm phút mỗi giờ hoặc hai giờ. Và hãy chắc chắn dành đủ thời gian cho bữa ăn trưa - bạn sẽ không thể tạo ra chất lượng công việc hàng đầu với cái bụng đói đâu!

 

Những điểm chính

 

Một trong những cách hiệu quả nhất để cải thiện năng suất của bạn là nhận ra và khắc phục các sai lầm trong việc quản lý thời gian.

 

Việc dành thời gian xử lý những vấn đề này sẽ tạo ra sự khác biệt rất lớn trong năng suất của bạn - bạn sẽ hạnh phúc hơn, và trải nghiệm ít căng thẳng hơn!

 

Sau khi thành thục về cách quản lý thời gian, có thể khóa học Tối Ưu Hiệu Quả Công Việc sẽ góp phần tăng thêm chất lượng công việc của bạn đó!

 

Phong - Team Moving Up 

Từ VietnamWorks Learning - Nền tảng E-learning dành riêng cho người đi làm

 

quản lý thời gian