Các kỹ năng hành chính văn phòng cơ bản nhất bạn cần biết

Các kỹ năng hành chính văn phòng cơ bản nhất bạn cần biết

Đối với những người làm công việc văn phòng, việc nắm rõ các kỹ năng tin học, kỹ năng giao tiếp ứng xử tốt, kỹ năng tổ chức, kỹ năng giải quyết các xung đột,…và còn các kỹ năng hành chính văn phòng khác nữa là rất cần thiết. Để trở thành một nhân viên hành chính-văn phòng chuyên nghiệp không hề khó.

Quan trọng là bạn biết vận dụng và kết hợp khéo léo từng kỹ năng hành chính văn phòng thì tin chắc sẽ thành công. Tuy nhiên, đối với những ứng viên mới ra trường, muốn có được một lá đơn xin việc ấn tượng cùng kinh nghiệm tích lũy còn ít ỏi. Vậy chúng ta cần phải làm gì để làm nổi bật lên mọi kỹ năng vốn có của bản thân?

Liệt kê các kỹ năng hành chính văn phòng cơ bản nhất bạn cần biết

1. Kỹ năng giao tiếp tốt

Nhắc tới nghề hành chính văn phòng thì không thể không nhắc tới kỹ năng giao tiếp tốt. Đây được xem là một trong những kỹ năng hành chính văn phòng vô cùng quan trọng. Nghề nhân sự là nghề liên quan chủ yếu tới con người, giao tiếp và làm việc giữa những con người với nhau. Trong vai trò là một nhân viên hành chính nòng cốt trong doanh nghiệp, bạn cần phải thực sự khéo léo trong cách ứng xử và giao tiếp. Đôi khi còn buộc phải chấp nhận bỏ qua cái tôi của mình để làm hài lòng tất cả mọi người.

Phải công nhận một điều rằng, kỹ năng giao tiếp không chỉ quan trọng với một nhân viên hành chính mà nó còn là yêu cầu của rất nhiều công việc khác với ứng viên đang có nhu cầu tìm việc làm. Nhất là các lĩnh vực, ngành nghề như kinh doanh, bán hàng hay Marketing đều yêu cầu nhiều về kỹ năng cơ bản này.

2. Kỹ năng vi tính, tin học văn phòng

Thành thạo tin học văn phòng ở đây không nhất thiết là phải giỏi như một chuyên gia mà chỉ cần biết một vài kỹ năng cơ bản về vi tính. Chẳng hạn như Word, Excel để soạn thảo văn bản, chuẩn bị nội dung thuyết trình, soạn thảo hợp đồng lao động, thu chi, thư mời,…

các kỹ năng hành chính văn phòng cơ bản nhất

3. Kỹ năng xây dựng đạo đức nghề nghiệp

Kỹ năng cũng như phẩm chất tiếp theo của một người làm công tác hành chính văn phòng, phải kể đến đó là đạo đức nghề nghiệp. Hãy luôn nhớ rằng, bạn là người được chủ lao động tin tưởng và tín nhiệm. Bạn được chia sẻ các thông tin bí mật liên quan đến công ty cũng như các thông tin về mức lương của từng nhân viên.

Bởi vậy cho nên, cần khắc cốt ghi tâm rằng, đạo đức của một người làm hành chính không cho phép họ chia sẻ, hoặc tiết lộ thông tin cho bất kỳ nhân viên nào trong công ty. Ý nghĩa của việc làm này là tránh để xảy ra tình trạng đố kỵ hoặc tị nạnh, ganh ghét nhau nơi công sở.

4. Kỹ năng giải quyết các xung đột

Trong bất kỳ một môi trường doanh nghiệp hay công ty nào, nhất là ở những môi trường làm việc lớn thì việc xảy ra xung đột, cãi vã là không thể nào tránh khỏi. Nhưng đây lại chính là cơ hội để bộ phận hành chính văn phòng thể hiện rõ vai trò của mình trong việc dàn xếp và giải quyết mọi xung đột, khúc mắc tại nơi công sở.

Muốn giải quyết mọi vấn đề xung đột chốn công sở quả thật không hề đơn giản. Và để làm tốt vai trò của mình, việc bạn cần làm là thu thập thông tin, xác định nguyên nhân rồi tìm cách tháo gỡ mọi nút thắt của từng vấn đề. Phải biết cách thương lượng, thỏa hiệp làm sao đó để cả hai bên đều cảm thấy hài lòng và được tôn trọng. Đó chính là cái hay của những người làm nghề hành chính văn phòng.

5. Kỹ năng tổ chức

Như các bạn cũng đã biết, công việc của nhân viên hành chính văn phòng là chủ yếu liên quan đến xử lý giấy tờ, văn bản, bao gồm quản lý các công văn giấy tờ, hợp đồng, hồ sơ người lao động…Chính vì vậy mà bạn cần phải làm tốt nhất trách nhiệm của mình.

các kỹ năng hành chính văn phòng bạn cần biết

6. Kỹ năng quản lý

Kỹ năng quản lý cũng được xem là kỹ năng hành chính văn phòng cần phải có ở một nhân viên hành chính văn phòng. Một vài điều bạn cần biết rõ, nắm rõ ở kỹ năng này, đó là:

  • Có khả năng quyết định chính xác và kịp thời những vấn đề cần thiết
  • Có tư duy logic, biết phản ứng và tự phán đoán một cách nhanh chóng
  • Biết tổ chức tốt công việc và phối hợp công tác quản lý
  • Biết quản lý thời gian, sắp xếp công việc và phân bổ thời gian hợp lý.

Đó là chưa kể, các điều khoản, quy định và luật lao động liên tục thay đổi…Tất cả đều đòi hỏi kỹ năng tổ chức và quản lý các giấy tờ một cách an toàn và khoa học là cần có của một nhân viên hành chính dày dặn kinh nghiệm.

Sau khi đã thuộc nằm lòng toàn bộ những kỹ năng hành chính văn phòng cơ bản nhất dành cho người đi làm lâu năm và người mới bắt đầu thử sức với công việc giấy tờ, sổ sách này. Chắc hẳn các bạn cũng đang lăn tăn, không biết liệu mình đã thực sự hội tụ các kỹ năng cần có ở trên hay chưa, đúng không nào?

Muốn biết câu trả lời chính xác và giúp mình nhìn nhận lại bản thân, biết được đâu là thế mạnh, đâu là điểm yếu cần khắc phục khi làm công việc liên quan đến hành chính-văn phòng. Đừng ngần ngại đăng ký ngay một khóa học Online về nghiệp vụ hành chính và kỹ năng văn phòng trọn gói với lộ trình học tập bài bản chất lượng.

Đến với khóa học này, bạn chỉ cần là sinh viên mới tốt nghiệp cần trang bị kỹ năng, kiến thức thực tế về nghiệp vụ hành chính, nhân sự và kỹ năng văn phòng. Hay bạn đang là nhân viên văn phòng cần trang bị thêm các kỹ năng văn phòng để đáp ứng yêu cầu công việc. Đây quả thật là một cơ hội rất tốt cho những ai muốn chinh phục giấc mơ trở thành nhà quản lý, quản trị nhân sự chuyên nghiệp.

khóa học các kỹ năng hành chính văn phòng tại VietNamWorks Learning

Ngoài ra, khóa học nghiệp vụ hành chính văn phòng tại đây còn cam kết giúp bạn thành thạo các kỹ năng văn phòng cần thiết như Outlook, Gmail, Google Drive,…Không chỉ dừng lại ở đó, học viên kiên trì theo học còn được hưởng vô vàn lợi ích thiết thực khác nữa. Chẳng hạn như:

  • Hiểu về phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội và hệ thống nộp hồ sơ bảo hiểm điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
  • Nắm rõ các kỹ năng về quản lý và tuyển dụng nhân sự như: Phương pháp xây dựng bản mô tả công việc, lập kế hoạch tuyển dụng, nghệ thuật phỏng vấn ứng viên.
  • Nắm rõ được toàn bộ kiến thức về pháp luật thuế thu nhập cá nhân hiện hành và chính sách về lao động-tiền lương, các quy định mới về Bảo hiểm xã hội+Bảo hiểm y tế+Bảo hiểm thất nghiệp bắt buộc;
  • Đồng thời là biết cách xây dựng nội quy lao động, quy chế lương, thưởng trong doanh nghiệp và biết rõ các bước khai trình, lập báo cáo sử dụng lao động định kỳ, cách xây dựng thang bảng lương,…

Thật hữu ích và thiết thực cho một khóa học Online ngắn hạn mà hiệu quả ngay tại nhà. Tất cả chỉ có tại VietNamWorks Learning.

Tạm kết

Trên đây là một số các kỹ năng hành chính văn phòng dành cho những ai đang làm việc hoặc đang chuẩn bị bước chân vào công việc này. Dù bạn muốn trở thành một nhân viên giỏi xuất sắc dù ở bất cứ ngành nghề nào chăng nữa chứ không riêng gì hành chính văn phòng.

Hãy nhớ rằng, chính những kỹ năng xã hội, kỹ năng nghề nghiệp và quan trọng hơn hết là thái độ, là cách ứng xử của bạn vẫn luôn là yếu tố quyết định về mức độ thành công hay thất bại. Mến chúc các bạn may mắn và gặp nhiều thuận lợi trên con đường chinh phục nghề nghiệp sắp tới.