Đo "trình" của bạn trong tổ chức và quản lý thời gian

Đo "trình" của bạn trong tổ chức và quản lý thời gian

Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian là khả năng sắp xếp và sử dụng một cách có hiệu quả nguồn lực và thời gian giới hạn để đảm bảo hoàn thành công việc.

Người ta thường nói câu “Người giỏi là người làm việc ít nhất" để nói về độ quan trọng của kỹ năng quản lý và sắp xếp thời gian cá nhân. Làm việc ít nhất trong câu nói này mang hàm nghĩa cùng một khối lượng công việc nhưng người giỏi cần biết phân bổ thời gian và sắp xếp hợp lý để tối ưu hoá thời gian làm việc. Dựa trên một số đặc điểm, bài viết cung cấp bảng đánh giá cấp độ kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian. Cùng xem bạn đang ở cấp độ nào nhé!

 

Các cấp độ đánh giá kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian

 

Cấp độ 5 - Cấp độ xuất sắc

 

Ở cấp độ 5, bạn sẽ chủ động vận dụng được kĩ năng đưa ra quyết định trong cả những tình huống đặc biệt khó khăn. Bên cạnh đó, bạn có thể tự tin truyền đạt kĩ năng này cho người khác để họ hoàn thiện hơn.

 

Các đặc điểm của cấp độ 5:

  • Sắp xếp được hệ thống công việc ở quy mô chiến lược
  • Phân phối một nguồn lực lớn một cách chặt chẽ, biết đặt thứ tự ưu tiên chính xác
  • Bao quát được hiệu quả sử dụng nguồn lực
  • Luôn giữ được mọi việc trong tầm kiểm soát 

Cấp độ 4 - Cấp độ tốt

 

Ở cấp độ này, bạn có thể vận dụng được năng lực trong những tình huống khá khó khăn, mà hầu như không cần hướng dẫn.

 

Các đặc điểm của cấp độ 4:

  • Có khả năng lên kế hoạch hành động chi tiết theo từng giai đoạn để hoàn thành mục tiêu cho công ty, sẵn sàng ứng phó với nhiều tình huống
  • Phân phối nguồn lực chặt chẽ, biết đặt thứ tự ưu tiên
  • Có khả năng hoàn thành khối lượng công việc lớn trong cả những tình huống áp lực

 

Cấp độ 3 - Cấp độ khá

 

Ở cấp độ này, bạn có thể vận dụng được năng lực trong những tình huống khó khăn, dù đôi khi vẫn cần được chỉ dẫn từ người khác.

 

Các đặc điểm của cấp độ 3:

  • Có khả năng lên kế hoạch công việc cho nhóm
  • Biết cách đặt thứ tự ưu tiên ưu tiên cho công việc
  • Có khả năng hoàn thành khối lượng công việc lớn, nhưng dễ mất kiểm soát trong những tình huống căng thẳng và nhạy cảm

 

Cấp độ 2 - Cấp độ cơ bản

 

Ở cấp độ này, bạn có thể vận dụng được năng lực trong những tình huống với độ khó trung bình và vẫn thường cần được hỗ trợ, hướng dẫn từ người khác.

 

Các đặc điểm của cấp độ 2:

  • Có kế hoạch công việc cho bản thân
  • Hoàn thành được các công việc của bản thân theo đúng deadline với khối lượng công việc lớn
  • Chưa có khả năng tổ chức công việc cho đội nhóm

 

Cấp độ 1 - Cấp độ kém

 

Ở cấp độ này, bạn chỉ vận dụng được năng lực trong những tình huống cơ bản nhất và sẽ cần rất nhiều chỉ dẫn từ người khác

 

Các đặc điểm của cấp độ 1:

  • Chưa biết cách đặt thứ tự ưu tiên cho công việc
  • Sẽ không hoàn thành được công việc theo đúng deadline nếu như khối lượng công việc lớn

 

Một số câu hỏi gợi ý giúp bạn phân loại cấp độ chính xác hơn

 

Nếu chỉ đọc các đặc điểm, có thể bạn sẽ thấy khó khăn trong việc đưa mình vào một cấp độ cụ thể. Tham khảo các câu hỏi dưới đây để có thêm thông tin giúp bạn phân loại bản thân tốt nhất nhé!

 

  • Mô tả lại một buổi sáng làm việc đầu tuần của bạn. 
  • Một tuần bạn dành bao nhiêu thời gian cho công việc X.
  • Bạn đã bao giờ bị trễ deadline chưa? Chuyện gì đã xảy ra dẫn đến tình trạng đó? Hoặc nếu bạn chưa trễ deadline bao giờ thì bạn làm cách nào để không bao giờ bị trễ?
  • Bạn sử dụng các công cụ quản lý thời gian và tổ chức công việc nào?
  • Mô tả lại khoảng thời gian áp lực nhất khi mà bạn phải xử lí nhiều dự án/khách hàng cùng một lúc.
  • Mô tả lại kinh nghiệm điều phối công việc trong nhóm của bạn.
  • Bạn sẽ làm thế nào nếu như quản lý của bạn đột ngột giao cho bạn một nhiệm vụ rất khó khăn mà deadline lại rất gấp (ví dụ: một tiếng trước khi đi gặp khách hàng bạn được yêu cầu làm slide thuyết trình sản phẩm)
  • Bạn đã bao giờ cảm thấy quá tải trong công việc chưa? Vì sao lại có tình trạng đó và bạn xử lí điều đó như thế nào?
  • Bạn cân bằng giữa công việc và đời sống cá nhân như thế nào?
  • Làm thế nào để bạn đảm bảo được rằng đã phân công cho các cá nhân trong team một khối lượng công việc hợp lý? Bạn theo dõi tiến độ công việc của nhóm như thế nào?
  • Làm thế nào bạn nhấn mạnh ưu tiên được cho các công việc quan trọng?
  • Làm thế nào bạn xử lí những yêu cầu phi lý của khách hàng/lãnh đạo liên quan?

 

Bạn đã biết kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian của mình thuộc cấp nào chưa? Bạn đã sẵn sàng nâng cấp bản thân để trở thành “người làm việc ít nhất" chưa? Hãy lấy một quyển sổ và gạch ra những đầu việc của bạn theo thứ tự ưu tiên. Kiên nhẫn và làm từng bước một để trở thành một bậc thầy thời gian, hoặc bạn có thể tham khảo qua khóa học Tư Duy Quản Lý Thời Gian Của Người Thành Công của chúng tôi!

 

Team Moving Up 

Từ VietnamWorks Learning - Nền tảng E-learning dành riêng cho người đi làm

 

quản lý thời gian quản lý công việc