Hướng Dẫn Thực Hành Mô Hình Hóa Excel Tốt Nhất

Hướng Dẫn Thực Hành Mô Hình Hóa Excel Tốt Nhất

Dưới đây là danh sách các phương thức của CFI về để khai thác tối đa chức năng của Excel. Microsoft Excel là một công cụ cực kỳ thiết thực. Học cách để trở thành một người sử dụng excel tài năng gần như là bắt buộc đối với những người trong các lĩnh vực ngân hàng đầu tư, tài chính doanh nghiệp và kế toán. Tuy nhiên, việc sử dụng Excel cũng có những khó khăn nhất định. Sau đây là một số hướng dẫn để có thể học Excel ngành kế toán một cách trôi chảy nhất có thể.

1. Thanh công cụ

A. Conditional formatting

Trong menu định dạng, công cụ Conditional Formatting cho phép bạn đặt quy tắc cho một số ô nhất định mà khi được kích hoạt sẽ thay đổi định dạng của ô. Có rất nhiều loại định dạng, nhưng phổ biến nhất là sử dụng màu xanh lá cây, đỏ và đôi khi là màu vàng để biểu thị một số trạng thái nhất định cho các ô.

Ví dụ: bạn có thể đặt điều kiện nền của ô thu nhập ròng trong báo cáo thu nhập thành màu đỏ khi nó âm và màu xanh lá cây khi nó không âm. Những tín hiệu thị giác này cho phép người dùng tìm kiếm những thông tin họ cần một cách nhanh chóng.

B. Data Validation

Trong menu dữ liệu, Data Validation cho phép bạn đặt quy tắc về những giá trị mà một ô có thể hoặc không thể lấy. Ví dụ, các ô trong bảng liệt kê nợ hầu như luôn luôn là một ô số mà không phải là văn bản. Trong trường hợp, Data Validation sẽ khóa ô dưới dạng số và sẽ hiển thị thông báo lỗi nếu người dùng cố nhập thêm giá trị văn bản, ngày hoặc không phải các giá trị số khác. Một chức năng hữu ích khác của Data Validation là khả năng tạo dropbox hoặc droplist.

C. Protection

Trong menu công cụ hoặc trong mục Review đối với các phiên bản Excel mới hơn, Protection cho phép người dùng xác định một số ô hoặc trang tính nhất định không thể thay đổi khi không có sự cho phép. Thông thường, điều này có nghĩa là người dùng sẽ phải đặt mật khẩu để khóa các ô hoặc trang tính đó. Khi có người không được phép mà cố gắng thay đổi các ô hoặc trang tính đã nói, Excel sẽ hiển thị thông báo lỗi.

D. Trace Precedents và Dependents

Trong mục FORMULAS, Excel cho phép bạn truy tìm nguồn gốc các ô được dùng để tính ra giá trị ô được chọn hay các ô được tính toán bởi ô được chọn. Nhấn vào Trace Precedents hoặc Trace Dependent sẽ hiển thị mũi tên nối từ các ô có liên kết với ô được chọn tới ô được chọn. Trace Precedents truy tìm các ô mà ô hiện tại được liên kết từ chúng, trong khi Trace Dependents truy tìm các ô dựa vào và sử dụng nội dung của ô hiện tại. Những mũi tên liên kết sẽ không biến mất nếu bạn không nhấn nút loại bỏ Remove Arrows.

Công cụ này không chỉ có ích trong việc phân tích tìm ra nơi tạo tham chiếu vòng mà còn có ích cho việc phân tích tính đối xứng trong công thức của bạn, đảm bảo rằng các ô liền kề được tính toán cùng một dữ liệu hoặc sử dụng cùng một tham chiếu và công thức.

2. Công thức

A. VLOOKUP

Thay vì sử dụng các câu lệnh IF lồng nhau làm cho công thức trở nên khá khó theo dõi sau ba hoặc bốn lần lồng ghép câu lệnh IF, hãy dùng vlookup. Hàm vlookup hoạt động cùng với bảng vlookup được người dùng tạo ra. Hãy nghĩ về bảng vlookup này như một từ điển. Cột đầu tiên của bảng sẽ có từ và các cột tiếp theo sẽ là các định nghĩa của từ đó. Hàm vlookup sẽ xác định ra cột nào là cột có định nghĩa chính xác. Tuy nhiên, thay vì chỉ có một từ như trong từ điển, thì bảng vlookup có thể lấy bất kỳ giá trị số hoặc một giá trị văn bản khác.

B. IFERROR

Trong một phép tính toán nhất định, đôi khi bạn có thể gặp phải lỗi #DIV, đây là lỗi mà trong đó công thức đang cố chia cho một số không thể chia, chẳng hạn như số 0. Điều này có thể xuất hiện trong tính toán lãi gộp hoặc tỷ lệ lãi suất bảo hiểm nếu mẫu số bằng không. Như vậy, sẽ an toàn hơn khi sử dụng công thức =IFERROR() trước khi vào phép tính thực. Điều này cho phép bạn đặt một giá trị hoặc cụm từ bất kỳ, mà cụm từ hoặc giá trị đó sẽ xuất hiện trong trường hợp có lỗi #DIV.

3. Phím tắt

A. Go to special

Nhấn F5 sẽ hiển thị menu chế độ “Go to”. Ở góc dưới bên trái của hộp được bật lên, có một nút chế độ “Special”. Nhấn vào đây sẽ hiển thị ra các tùy chọn như một số loại dữ liệu nhất định, ví dụ, nhận xét, hằng, công thức và khoảng trống. Chọn bất kỳ một trong số tùy chọn sẽ ra lệnh cho Excel làm nổi bật tất cả các ô có chứa tùy chọn mà bạn đã chọn.

Ví dụ: chọn “ Constants” và nhấn OK sẽ làm nổi bật tất cả các ô trong bảng dữ liệu có chứa dữ liệu không đổi, được mã hóa cứng. Điều này sẽ hữu ích nếu bạn muốn định dạng hoặc tô màu tất cả các ô trong bảng dữ liệu.

B. Chọn nhiều trang tính

Nếu bạn có một số bảng tính có cùng định dạng, bạn có thể chọn và thay đổi một vài trang trong số chúng cùng một lúc. Để thực hiện việc này, giữ nút Ctrl và Shift sau đó nhấn phím lên hoặc xuống trang theo hướng của bảng tính liền kề.

Ví dụ: nếu bạn có ba bảng tính được định dạng giống hệt nhau nằm liền kề, bạn có thể chọn trang tính cuối cùng trong nhóm, giữ ctrl và shift sau đó nhấn phím lên trang hai lần. Ngoài ra, bạn có thể giữ nút shift và nhấp vào trang cuối cùng trong nhóm. Trong cùng ví dụ trên, bạn có thể chọn trang tính đầu tiên trong nhóm, giữ shift và nhấp vào trang tính thứ ba để chọn tất cả các trang tính. Khi đã chọn xong, bạn có thể thay đổi công thức và nội dung của ô trực tiếp trên cả ba trang tính.

Lưu ý: Điều rất quan trọng là định dạng và vị trí của các ô trong hàng và cột trên cả ba trang phải tương tự nhau.

Ví dụ, tất cả các thay đổi bạn thực hiện trong Ô D39 sẽ xảy ra với ô D39 trên tất cả các trang tính. Điều này có nghĩa là nếu một trong các Ô D39 của những trang tính còn lại chứa một phần dữ liệu hoặc công thức khác nhau thì trang tính của bạn của bạn có thể gặp lỗi.