Làm thế nào để tìm được nhân viên đầu tiên cho doanh nghiệp?

Làm thế nào để tìm được nhân viên đầu tiên cho doanh nghiệp?

Giao việc cho nhân viên là một kỹ năng quan trọng mà mọi doanh nhân và chủ doanh nghiệp phải thành thạo. Tuy nhiên chuyện gì sẽ xảy ra nếu bạn chẳng có ai để mà phân việc? Nếu bạn bắt đầu công việc kinh doanh một mình cho đến bây giờ, việc có đội ngũ nhân viên toàn thời gian sẽ là một bước tiến lớn và thật khó để bạn biết bắt đầu từ đâu.

Vì vậy, bài viết dưới đây sẽ đưa bạn đi qua quá trình tìm kiếm và tuyển dụng những người giỏi để giúp doanh nghiệp của bạn phát triển. Bạn sẽ tìm hiểu cách xác định ứng viên tốt, cách phỏng vấn họ và chọn đúng người, cách tìm ra những gì cần cung cấp về lương và lợi ích, và cách điều hướng một số yêu cầu pháp lý như biểu mẫu thuế và mã số thuế thu nhập cá nhân.

1. Tìm đúng người

Tuyển dụng là một kỹ năng. Trong các công ty lớn, nó được xử lý bởi các chuyên gia nhân sự, nhưng nếu bạn chỉ mới bắt đầu, bạn sẽ phải tự làm điều đó. Dưới đây là một số gợi ý:

  • Hãy rõ ràng về những gì bạn cần từ một ứng viên
  • Nếu bạn cảm thấy ngập đầu trong công việc và cần một người trợ giúp ngay lập tức, có thể bạn chỉ cần vội vàng đăng lên một quảng cáo việc làm, để được giúp đỡ càng nhanh càng tốt. Nhưng nếu bạn dành chút thời gian để xác định chính xác những gì bạn đang tìm kiếm, thì việc đăng tuyển không chỉ giúp bạn tìm được người phù hợp mà còn đảm bảo rằng người đó hạnh phúc và làm việc hiệu quả trong công việc mới.
  • Bạn không tin rằng kết quả sẽ xứng đáng với nỗ lực bạn bỏ ra trong việc tìm kiếm nhân tài? Kiểm tra bài viết Quartz này, trong đó nhà tuyển dụng Thung lũng Silicon Scott Purcell nói rằng các mô tả công việc kém bằng văn bản gây nên tác dụng xấu cho cả người sử dụng lao động và người xin việc.
  • “Rất nhiều lần khi các công ty viết mô tả công việc, họ bao gồm mọi thứ mà họ mơ ước có được”, ông Pur Purcell nói. “Một danh sách những thứ họ cần, sau đó là những thứ họ muốn sử dụng trong tương lai hoặc đang nghĩ về việc sử dụng. Họ đặt mọi thứ vào trong môi trường của họ, mọi loại yêu cầu về kỹ năng công nghệ có thể nghĩ ra.”
  • Nhưng khi bạn đưa ra một bản mô tả công việc thiếu suy nghĩ, bạn sẽ ngăn cản các ứng viên giỏi nộp đơn, đơn giản vì họ thiếu một kỹ năng hoặc một kinh nghiệm cụ thể mà thực tế có hay không cũng không quá quan trọng.

Vì vậy, lập một danh sách tất cả mọi thứ bạn làm, và những gì bạn cần giúp đỡ. Tham khảo khoá học quản trị nhân sự tại VietnamWorks Learning nếu bạn cần giúp đỡ trong kế hoạch tuyển dụng của mình. Sau đó lập lại một danh sách ngắn, đơn giản chỉ bao gồm các kỹ năng cốt lõi mà bạn không thể làm được nếu thiếu nó. Và quên những kỹ năng còn lại đi.

Bán cơ hội việc làm

Mặc dù nó được gọi là một công việc khác, nhưng rất nhiều công ty không có cơ hội bán mình. Họ chú ý nhiều hơn đến phần công việc của người dùng trên mạng, mô tả chi tiết mọi khía cạnh của vai trò và trách nhiệm của nó. Việc cung cấp thông tin về những gì công việc đòi hỏi là cần nhưng chưa đủ, bạn phải làm cho nó nghe có vẻ thú vị.

Không có cách nào để chán một ứng viên tiềm năng nhanh hơn là một danh sách các nhiệm vụ giặt ủi. Giải thích về công việc theo cách làm nổi bật những gì tuyệt vời về công việc. Họ có cơ hội để làm gì? Tại sao vai trò này quan trọng đối với công ty? Những cơ hội tăng trưởng nào có thể có? Hãy vào trong đầu của người mà bạn đang thuê để hiểu về những nhu cầu và mong muốn của họ.

Tập trung

Nếu bạn muốn tìm ra những ứng cử viên tốt nhất, điều quan trọng là phải chọn một mạng lưới rộng. Nhưng bởi vì bạn sẽ tiếp tục tìm kiếm lại, nên cũng phải thông minh về nơi và cách bạn quảng cáo.

Các trang web lớn sẽ nhận được rất nhiều sự theo dõi, quan sát trên quảng cáo của bạn và cũng có thể tạo ra một số ứng cử viên tốt, nhưng bạn cũng có thể phải sắp xếp một số ứng dụng ít phù hợp hơn. Bạn càng tập trung, bạn càng có nhiều cơ hội nhận được các đơn ứng tuyển, thậm chí là các đơn ứng tuyển phù hợp.

Hãy suy nghĩ về các blog hoặc các trang web thích hợp trên mạng nơi ứng cử viên lý tưởng của bạn sẽ dành thời gian. Nhiều trang trong số này sẽ cho bạn đặt tin tuyển dụng và bạn sẽ có cơ hội tìm được người phù hợp. Bạn cũng có thể sử dụng phương tiện truyền thông xã hội, nếu bạn sử dụng nó một cách thông minh. Một cuộc khảo sát gần đây cho thấy:

  • 93% các nhà tuyển dụng hiện đang sử dụng hoặc có kế hoạch sử dụng các mạng xã hội để hỗ trợ các nỗ lực tuyển dụng của họ.
  • 73% dự định tăng đầu tư vào tuyển dụng xã hội trong năm 2014.
  • 73% đã tuyển dụng thành công các ứng viên thông qua phương tiện truyền thông xã hội, với 79% trong số những người được tuyển dụng thông qua LinkedIn, 26% qua Facebook và 14% qua Twitter.

Ưu điểm của các trang web như LinkedIn là bạn có thể tiếp cận được một số lượng lớn người, và theo một cách rất tập trung. Bạn có thể nhanh chóng tìm thấy những người có kỹ năng và kinh nghiệm đặc biệt, và ngay lập tức thấy những gì họ nói về bản thân họ. Sau đó tiếp cận họ trực tiếp.

Và đừng quên cách làm cũ, chỉ cần hỏi xung quanh. Đây là một cách tập trung tìm kiếm ứng viên, bởi vì những người trong mạng lưới cá nhân và chuyên nghiệp của bạn nên hiểu rõ bạn là ai và loại người mà bạn đang tìm kiếm và sẽ có thể đưa ra các đề xuất hữu ích. Dù bạn sử dụng phương pháp nào, hãy tiếp tục tham khảo lại danh sách các kỹ năng ban đầu của bạn khi bạn đánh giá các ứng dụng và tạo một danh sách ngắn những người cần phỏng vấn.

2. Cách phỏng vấn ứng cử viên

Bạn có thể đã từng là một ứng viên trong các cuộc phỏng vấn việc làm trước đây, nhưng làm người phỏng vấn chúng là một kỹ năng hoàn toàn khác. Dưới đây là những gì bạn nên hỏi, và một vài điều chắc chắn bạn không nên hỏi.

Chuẩn bị

Mọi người đều biết rằng các ứng viên nên chuẩn bị cho một cuộc phỏng vấn việc làm bằng cách chuẩn bị kỹ lưỡng và thực hiện nhiều nghiên cứu. Điều mà ít người biết đến là các nhà tuyển dụng cũng nên làm như vậy.

Nếu bạn xem đơn ứng tuyển ngay trước cuộc phỏng vấn và sau đó hỏi một loạt các câu hỏi chung chung, bạn sẽ nhận được một loạt các câu trả lời chung chung. Một cuộc phỏng vấn xin việc là một cơ hội để tìm hiểu người mà bạn có thể làm việc hàng ngày, vì vậy, nó đáng để đầu tư thêm thời gian để có được nhiều hơn từ nó.

Nếu người đó đang hoạt động trực tuyến, hãy đọc qua các hồ sơ truyền thông xã hội và bài đăng trên blog của họ và tìm kiếm một số thông tin chi tiết ngoài những gì họ thể hiện trên đơn ứng tuyển. Sau đó, bạn có thể hỏi những câu hỏi thông minh tập trung vào các dự án cụ thể mà họ đã làm, hoặc những thách thức cụ thể mà họ đã phải đối mặt.

Nếu người đó không có sự hiện diện trên mạng mạnh mẽ, bạn vẫn có thể nghiên cứu các công ty mà họ làm việc và những việc họ đã làm, để bạn có thể tìm thấy một số thức ăn cho các câu hỏi phỏng vấn cá nhân. Điều này có vẻ như rất nhiều công việc, nhưng trong giai đoạn này, bạn đã rút ngắn danh sách ứng cử viên của mình xuống một con số có thể quản lý được, vì vậy, nó đáng để dành một chút thời gian để tận dụng tối đa mỗi cuộc phỏng vấn.

Hỏi gì?

Có nhiều chiến lược để phỏng vấn, và chiến lược bạn chọn sẽ phụ thuộc vào những gì bạn đang tìm kiếm. Ví dụ, nếu bạn muốn xem ứng viên của bạn phù hợp với bạn như thế nào, thì cách tiếp cận không chính thức, thoải mái sẽ có hiệu quả. Nhưng nếu bạn muốn xem các ứng cử viên của bạn xử lý áp lực như thế nào, bạn có thể muốn hỏi một số câu hỏi khó hơn và đặt họ vào vị trí phải xử lý chúng.

Thật tốt khi kết hợp các câu hỏi thực tế với các câu hỏi hành vi rộng hơn, kết thúc mở hơn. Vì vậy, bạn có thể hỏi một số chi tiết về kinh nghiệm của mọi người và cách họ xử lý các dự án cụ thể mà bạn quan tâm, và sau đó theo dõi một số câu hỏi rộng hơn về cách họ tiếp cận các tình huống công việc nhất định hoặc những sai lầm lớn nhất trong sự nghiệp của họ.

Cho dù bạn sử dụng chiến lược nào, điều quan trọng là liên kết chặt chẽ các câu hỏi của bạn với danh sách bạn đã thực hiện trong phần một. Các câu hỏi của bạn sẽ tiết lộ càng nhiều càng tốt về khả năng ứng cử viên của bạn để cung cấp cho bạn những gì bạn đang tìm kiếm.

Những gì không nên hỏi

Chúng tôi đã đề cập đến một số câu hỏi hữu ích mà bạn có thể hỏi, nhưng còn những điều không nên hỏi thì sao? Có một danh sách dài các câu hỏi mà khi bạn hỏi tức là vượt quá giới hạn trong một cuộc phỏng vấn xin việc.

Nếu bạn hỏi những câu hỏi này, bạn có thể vi phạm luật lao động. Ý tưởng của các quy tắc này là đảm bảo một sân chơi bình đẳng cho tất cả các ứng cử viên và ngăn ngừa sự phân biệt đối xử. Dưới đây là một vài điều mà bạn không thể hỏi về vấn đề này:

  • Tổ chức riêng tư mà họ tham gia
  • Liên kết tôn giáo
  • Dòng dõi, tổ tiên, nguồn gốc quốc gia, dòng dõi, cha mẹ hoặc quốc tịch
  • Tên và địa chỉ của người thân không phải là vợ / chồng và con cái phụ thuộc
  • Tình trạng quan hệ tình dục hoặc hôn nhân
  • Chiều cao hoặc cân nặng, trừ khi bạn có thể chỉ ra rằng thông tin được chứng minh bằng sự cần thiết kinh doanh
  • Khuyết tật về thể chất hoặc tinh thần

3. Kết hợp lời đề nghị của bạn

Có thể sẽ khó để biết bạn phải cung cấp về lương và lợi ích cho nhân viên của mình như thế nào. Nếu bạn chỉ thuê nhân viên đầu tiên của mình, bạn thậm chí có thể không chắc chắn liệu mình có đủ khả năng trả lương cạnh tranh hay không. Chỉ cần thêm một nhân viên có thể là một chi phí lớn ở giai đoạn đầu này.

Bước đầu tiên là có một bức tranh rõ ràng về tình hình tài chính của bạn và một số dự đoán thực tế về cách bạn mong đợi mọi thứ sẽ phát triển trong những năm tới. Nếu bạn cần trợ giúp về vấn đề này, hãy tham khảo các khoá học Kế toán từ A – Z của VietnamWorks Learning để đánh giá chính xác tình hình tài chính của doanh nghiệp.

Nếu bạn có một khoản lợi nhuận tốt và có thể trả thêm một khoản tiền lương cho người khác, thì đó là điều tuyệt vời. Nhưng nhiều doanh nghiệp nhỏ không ở vị trí may mắn như vậy. Bạn có thể phải thuê một ai đó trước khi bạn thực sự có đủ khả năng, với lý do rằng nhân viên mới của bạn sẽ mang lại thêm doanh thu mà bạn có thể trả lương cho người đó.

Nhưng nếu bạn làm điều này, hãy chắc chắn rằng rủi ro được tính toán chứ không phải là một bước nhảy vọt của niềm tin. Hãy tính tổng doanh thu của bạn của bạn và cố gắng đưa ra dự báo thực tế về số tiền bạn có thể mong đợi để thực hiện. Nếu việc thuê mới sẽ tiêu tốn của bạn 50.000 đô la một năm, bạn cần thu hút bao nhiêu khách hàng mới để làm cho việc thuê trở nên đáng giá? Điều đó có khả thi không?

Ngoài ra, hãy nhớ rằng trên mức lương cơ bản của người mới, bạn sẽ phải tính các chi phí khác, như thiết bị, lợi ích, bảo hiểm, v.v. Chuyên gia nhân sự trích dẫn trong bài viết này của CNN cho thấy chủ doanh nghiệp nên mong đợi nhân viên mới chi phí thêm 25% hoặc 30% trên mức lương cơ bản của họ.

Khi bạn đã tìm ra những gì bạn có thể đủ khả năng, đó là thời gian để xem làm thế nào điều đó phù hợp với những gì đối thủ đang cung cấp cho các công việc tương tự. Ngoài ra, hãy kiểm tra các công ty khác rao tuyển việc làm để xem những gì họ cung cấp về các đặc quyền và lợi ích. Mặc dù tiền lương rất quan trọng nhưng nó không phải là tất cả. Những thứ như lợi ích hấp dẫn, môi trường làm việc tốt và giờ giấc linh hoạt có thể khiến cho ưu đãi của bạn cạnh tranh hơn nhiều.

4. Một số quy định cần tuân theo

Xin chúc mừng! Ứng cử viên lý tưởng của bạn đã chấp nhận đề nghị của bạn. Vì vậy, đây là thời gian để bắt đầu mua sắm cho một bộ đồ nội thất văn phòng mới rồi phải không?

Không quá nhanh: Nếu bạn chỉ thuê nhà thầu trực tuyến, mọi thứ khá đơn giản, nhưng khi bạn đảm nhận các thành viên thường trực của nhân viên, có một số yêu cầu quy định bạn cần phải biết. Nó rất quan trọng để đảm bảo rằng bạn có tất cả các giấy tờ được xếp hàng, để bạn không phạm bất kỳ quy tắc nào.

Trong phần này, chúng tôi sẽ xem xét một số điều chính bạn phải làm với tư cách là chủ doanh nghiệp. Các thông tin chỉ là cơ bản, bạn cũng cần check lại với các cơ quan nhà nước để đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin.

Nhận thiết lập thuế

Bạn sẽ phải khấu trừ thuế từ tiền lương của nhân viên của bạn và chuyển nó cho cơ quan thuế nhà nước. Bước đầu tiên là lấy Mã số nhân viên, nếu bạn không có sẵn. Đó là số mà bạn sẽ sử dụng trên tờ khai thuế và các tài liệu khác. Sau đó, bạn nên thiết lập một hệ thống bảng lương cho phép bạn đảm bảo rằng nó được xử lý chính xác số tiền thuế được khấu trừ từ lương nhân viên. Tiếp theo là bạn sẽ cần phải lập hồ sơ thường xuyên để cập nhật với nhà nước về số tiền thuế mà bạn đã khấu trừ.

Bảo hiểm

Nếu bạn có nhân viên làm việc trong cửa hàng, văn phòng hoặc nơi kinh doanh khác, bạn cần bảo hiểm.

5. Bước tiếp theo

Bây giờ bạn đã biết cách tìm ứng viên tốt cho công việc của mình, cách thực hiện cuộc phỏng vấn và đưa ra lời đề nghị cạnh tranh và làm thế nào để đảm bảo bạn sẽ tuân thủ các quy tắc trong phạm vi quyền hạn của mình.

Bước tiếp theo là bắt đầu. Tìm hiểu rõ về những gì bạn đang tìm kiếm ở một ứng viên, lập một danh sách ngắn gọn, nhắm mục tiêu các kỹ năng và phẩm chất, sau đó tạo một quảng cáo việc làm hấp dẫn và đặt nó vào đúng chỗ. Bạn sẽ sớm có một nhóm ứng viên đủ điều kiện và có thể bắt đầu quá trình tuyển dụng chính xác người phù hợp để đưa doanh nghiệp của bạn lên một tầm cao mới.

Tất cả các vấn đề trên đều được thể hiện cụ thể cùng các chia sẻ thực tiễn từ giảng viên trong khoá học quản trị nhân sự “Bí quyết quản trị nhân sự” từ tiến sĩ Nguyễn Bá Dương tại VietnamWorks Learning. Tham khảo khoá học và để chuẩn bị việc tìm kiếm ứng viên phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp trong tương lai.