“Sáu chiếc mũ tư duy” - Chìa khóa cho một cuộc họp hiệu quả

“Sáu chiếc mũ tư duy” - Chìa khóa cho một cuộc họp hiệu quả

Edward de Bono đã phát triển một phương pháp đơn giản và hiệu quả để giúp các cuộc họp trở nên năng suất hơn bằng cách tận dụng sự đa dạng trong suy nghĩ.

Không gì gây ức chế hơn việc phải bàn đi bàn lại một vấn đề mà không đưa ra được bất kì quyết định nào. Chín người mười ý, mỗi người đều có một cách tiếp cận khác nhau và quả thật, ai cũng có cái lý của riêng mình. Người suy nghĩ lạc quan thường vô tình bỏ qua những rủi ro tiềm ẩn, trong khi người cẩn trọng hơn lại không nhìn ra được những cơ hội có thể mở ra. Vậy làm thế nào để tất cả có thể nhìn nhận vấn đề một cách đa chiều nhưng không xảy ra mâu thuẫn?

Tại sao những cuộc họp nhóm thường không hiệu quả?

Vấn đề cốt lõi nằm ở cách chúng ta giao tiếp và nhìn nhận vấn đề.

Mọi người đều có thói quen nhìn nhận cuộc sống qua một lăng kính duy nhất của riêng mình. Nếu người khác có cùng quan điểm, chúng ta đồng ý với họ và ngược lại, khi hai người có ý kiến trái ngược nhau không đạt được sự đồng thuận, cuộc thảo luận kết thúc.

Sự thật là tất cả mọi người đều có khả năng nhìn nhận vấn đề một cách đa chiều, chúng ta chỉ là chưa biết cách vận dụng hết khả năng tuyệt vời của não bộ. Nó giống như việc đội thử những chiếc mũ mang màu sắc khác nhau -  Mỗi lần thử lại là một diện mạo mới, một phong cách mới, một con người mới. Mỗi chiếc mũ cho bạn một điểm nhìn khác nhau. Đây cũng chính là câu chuyện đằng sau phương pháp “Sáu chiếc mũ tư duy” của chuyên gia sáng tạo Edward de Bono.

Phương pháp “Sáu chiếc mũ tư duy”

Trong những cuộc họp, quyết định cuối cùng thường bắt nguồn từ những góc nhìn trung lập và tích cực, nhưng chúng ta đã bao giờ tự đặt câu hỏi rằng liệu đó có phải là quyết định đúng đắn cho dự án, cho doanh nghiệp?

Edward de Bono đã phát triển một phương pháp đơn giản và hiệu quả để giúp các cuộc họp trở nên năng suất hơn bằng cách tận dụng sự đa dạng trong suy nghĩ. Mỗi chiếc mũ đại diện cho một góc nhìn, một góc tiếp cận vấn đề, và các thành viên trong nhóm lần lượt đội từng chiếc mũ lên để trả lời những câu hỏi theo góc nhìn đó. Phương pháp này buộc chúng ta phải vượt ra khỏi thói quen suy nghĩ của chính mình và nhìn nhận mọi thứ đa chiều hơn.

Ví dụ, cùng một vấn đề nhưng bạn có thể nhìn nhận nó thông qua nhiều góc nhìn hơn: Dưới góc độ cảm xúc, chuyện này thế nào? Hay dưới góc nhìn số liệu, bạn sẽ có quyết định gì? Hay qua những rủi ro có thể xảy ra, diễn biến kế tiếp là gì? Nếu bỏ qua những góc nhìn mới mẻ này, có thể bạn đang ngăn bản thân vẽ ra một bức tranh toàn cảnh của vấn đề, từ đó khiến cho kết quả cuối cùng có những thiếu sót đáng tiếc.

Đặc điểm của sáu chiếc mũ tư duy

Mũ trắng: Khi đội chiếc mũ này lên, tất cả những gì bạn cần tập trung vào là dữ liệu đang có. Hãy nhìn vào những thông tin ấy, đồng thời phân tích các dữ liệu bạn cần. Từ đó, tìm kiếm những lỗ hổng trong dữ liệu đang có của bạn và lấp đầy bằng những thông tin bên ngoài.

Một số câu hỏi nên dùng khi đội mũ trắng:

  • Chúng ta đang có những thông tin gì về vấn đề này?
  • Chúng ta cần những thông tin gì để giải quyết vấn đề này?
  • Những dữ liệu còn thiếu là gì?
  • Chúng ta sẽ bổ sung những dữ kiện ấy bằng cách nào?

Mũ đỏ: Hãy nhìn nhận vấn đề bằng trực giác khi bạn đội chiếc mũ này. Gạt bỏ đi những suy nghĩ logic, bởi điều bạn muốn nhận được khi đội chiếc mũ đỏ này là cảm xúc, cảm giác hay thậm chí là những ý kiến không có lí lẽ, không có thông tin chứng minh.

Khi đội chiếc mũ này, bên cạnh việc tập trung vào cảm xúc của mình, bạn cũng đừng quên quan sát biểu hiện của những người khác để đánh giá cảm xúc của họ. Điều này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách phản ứng của những người không cùng lập trường với bạn.

Một số câu hỏi nên dùng khi đội mũ đỏ:

  • Bạn cảm thấy như thế nào về vấn đề này?
  • Trực giác của bạn mách bảo điều gì?

Mũ đen: Được đánh giá là chiếc mũ mạnh mẽ nhất, mũ đen giúp bạn nhìn ra những rủi ro tiềm ẩn của một vấn đề. Bằng việc nhìn nhận một cách cẩn trọng và thực tế, bạn có thể chỉ ra những điểm yếu trong kế hoạch của mình, từ đó có những thay đổi và phương án dự phòng thích hợp. Tuy nhiên, hãy thật thận trọng khi đội chiếc mũ này bởi không khí cuộc họp sẽ trở nên căng thẳng nếu bạn lạm dụng nó.

Môt số câu hỏi nên dùng khi đội mũ đen:

  • Những rắc rối nào có thể xảy ra?
  • Những khó khăn nào có thể xảy ra khi thực hiện điều này?
  • Đang có điểm gì không ổn với kế hoạch này?

Mũ vàng: Trái ngược với mũ đen, đây là chiếc mũ của sự lạc quan. Nếu bạn đang mất dần động lực bởi công việc đang gặp nhiều trở ngại, hãy đội chiếc mũ này lên nhé. Với góc nhìn tích cực hơn, bạn sẽ nhận ra được những cơ hội và lợi ích tiềm ẩn trong kế hoạch của mình.

Một số câu hỏi nên dùng khi đội mũ vàng:

  • Những điểm tốt của kế hoạch này là gì?
  • Lợi ích khi thực hiện kế hoạch này là gì?

Mũ xanh lá: Chiếc mũ xanh lá tượng trưng cho sự sáng tạo. Đội chiếc mũ này lên và bạn sẽ được tự do đưa ra những ý tưởng hay giải pháp cho vấn đề đang thảo luận. Đây sẽ là cơ hội tốt để các thành viên trong nhóm được bày tỏ những suy nghĩ độc đáo nhất của mình mà không sợ bị đánh giá.

Một số câu hỏi nên dùng khi đội mũ xanh lá:

  • Chúng ta có thể thực hiện điều này bằng cách khác không?
  • Có những ý kiến hoặc đề xuất nào mới không?

Mũ xanh dương: Đây chính là chiếc mũ dành cho người điều hành cuộc họp. Người đội chiếc mũ xanh dương chính là người điều hướng chiếc mũ cần thiết dựa trên tình hình thực tế của cuộc họp. Ví dụ như, nếu họ cảm thấy nhóm đang bế tắc ý tưởng thì tất cả sẽ cùng đội lên chiếc mũ xanh lá đầy sáng tạo, sau đó chuyển sang mũ đen nếu như họ cần bàn đến phương án dự phòng.

Một số câu hỏi nên dùng khi đội mũ xanh dương:

  • Mục đích cuối cùng của cuộc họp này là gì?
  • Bước tiếp theo chúng ta cần thực hiện là gì?
  • Chúng ta đã đạt được gì sau cuộc họp?

Làm thế nào để ứng dụng phương pháp “Sáu chiếc mũ tư duy” một cách hiệu quả nhất?

Mỗi chiếc mũ lại đem lại một điểm nhìn khác nhau cho cùng một vấn đề. Tuy nhiên, thử đặt trường hợp nhóm bạn đang thảo luận hướng đi mới. Thông thường khi đối diện với một ý tưởng mới, chúng ta thường có xu hướng đánh giá và dập tắt thay vì chỉ ra tiềm năng của nó, lúc đó chiếc mũ đen liệu có phát huy được đúng tác dụng của nó?

Nhằm tránh xảy ra mâu thuẫn hoặc mất động lực ngay từ những giây phút thảo luận đầu tiên, bạn hãy chú ý tới thứ tự của sáu chiếc mũ. Tham khảo trình tự dưới đây sẽ giúp cuộc họp diễn ra trơn tru và đạt hiệu quả cao nhất:

  1. Sử dụng mũ xanh dương để bắt đầu cuộc họp, đặt ra thời gian biểu và mục tiêu cuối cùng.
  2. Điểm lại những thông tin liên quan bằng mũ trắng
  3. Đưa ra ý tưởng mới với mũ xanh lá
  4. Tiếp tục xây dựng và phát triển những ý tưởng đó trong khi đội mũ vàng
  5. Đánh giá lại những ý tưởng đó bằng mũ đen
  6. Các thành viên trong nhóm đội mũ đỏ lên và nói lên những cảm xúc, trực giác của bản thân
  7. Tổng kết lại cuộc họp bằng chiếc mũ xanh dương - nhóm đã đạt được những gì, những bước tiếp theo phải làm là gì

Cuối cùng, chúng ta đều thấy “sáu chiếc mũ tư duy” là cách đơn giản và hiệu quả giúp bạn cải thiện chất lượng cuộc họp. Áp dụng phương pháp này, bạn sẽ không phải tham dự những buổi thảo luận kéo dài hàng giờ đồng hồ nhưng không đem lại bất kì tiến triển gì nữa. Bên cạnh đó, đưa ra quyết định bằng “sáu chiếc mũ tư duy” sẽ toàn diện và có tính khả thi cao hơn, bởi bạn đã cân nhắc mọi mặt của vấn đề từ lợi ích, cơ hội đến những rủi ro tiềm ẩn. 

Tham khảo ngay các khóa học sẽ giúp bạn ứng dụng hiệu quả 6 chiếc mũ tư duy - tăng năng suất cuộc họp:

 

Vũ Vân Giang

VietnamWorks Learning – Khóa học dành riêng cho người đi làm