Stage-Gate® - Công cụ giúp tối ưu sáng tạo để đổi mới sản phẩm ngay từ bước đầu triển khai

Stage-Gate® - Công cụ giúp tối ưu sáng tạo để đổi mới sản phẩm ngay từ bước đầu triển khai

Cách tiếp cận này bắt đầu bằng việc chia các quá trình phát triển sản phẩm phức tạp và hỗn loạn thành sáu giai đoạn. Một ý tưởng sẽ chỉ có thể tiến triển từ giai đoạn này qua giai đoạn khác nếu phù hợp và đủ thuyết phục

Sự thiếu sót và bất cẩn trong quá trình đề xuất ý kiến đổi mới luôn là một trong những nguyên nhân cơ bản khiến cho các doanh nghiệp luôn gặp khó khăn về mặt tài chính. Quá nhiều tài nguyên hay nguồn lực bị lãng phí vào những ý tưởng “không đâu”. Trong những trường hợp như vậy, công ty cần có một cách tiếp cận sáng tạo nhưng chặt chẽ giúp tiết kiệm được tối đa tài nguyên cũng như giành được thành công trên thị trường cạnh tranh.

Quy trình Stage-Gate® là gì?

Quy trình đổi mới Stage-Gate, được nghiên cứu và phát triển bởi hai Tiến sĩ Robert G. Cooper và Scott J. Edgett, là một phương pháp chuyển đổi ý tưởng thành những sản phẩm thành công thông qua một quy trình sáng tạo có hệ thống. 

Cách tiếp cận này bắt đầu bằng việc chia các quá trình phát triển sản phẩm phức tạp và hỗn loạn thành sáu giai đoạn. Một ý tưởng sẽ chỉ có thể tiến triển từ giai đoạn này qua giai đoạn khác nếu phù hợp và đủ thuyết phục. Quyết định Đi tiếp/Loại bỏ này diễn ra ở một “cổng” và được quản lý bởi một “người gác cổng”. Hãy tham khảo mô hình dưới đây để hiểu rõ hơn về các hoạt động mà bạn sẽ thực hiện trong mỗi cửa và giai đoạn.

An Example of the Activities During a Stage and Gate.

Nếu hoạt động đúng cách trong mỗi giai đoạn hoặc cổng thì bạn sẽ có thể chọn lọc ra sự lựa chọn hiệu quả nhất từ rất nhiều ý tưởng khác nhau ban đầu. Điều này giúp tối đa hóa cơ hội đạt được thành công cũng như giảm thiểu khả năng tài nguyên bị lãng phí vào những sản phẩm hay dịch vụ có nguy cơ sẽ thất bại. 

Lưu ý: Một số biến thể của quy trình State-Gate gồm có Phase-Gate và Waterfall. Tuy nhiên, hai quy trình này tập trung chủ yếu vào quản lý dự án và cải tiến quy trình nhiều hơn là đổi mới sản phẩm như State-Gate. Ngoài ra, Cooper cũng nhấn mạnh rằng các tổ chức không nên dùng State-Gate thay vì Phase-Gate trong quản lý dự án. Thay vào đó, quản lý dự án nên diễn ra xuyên suốt các giai đoạn State-Gate và đóng vai trò nghiên cứu, thử nghiệm cũng như ra mắt sản phẩm.

Làm thế nào để áp dụng State-Gate vào quy trình đổi mới sản phẩm?

 

The Stage-Gate Innovation Process.

Dựa vào sơ đồ phía trên, có thể thấy quy trình sáng tạo State-Gate thường bao gồm 5 cửa và 6 giai đoạn. Cụ thể:

 

  • Giai đoạn 0 - Khám phá: Giai đoạn này đòi hỏi bạn phải lên nhiều ý tưởng nhất có thể thông qua các phương pháp như brainstorming (động não), design thinking (tư duy thiết kế), nghiên cứu nhân chủng học,...
  • Giai đoạn 1 - Xác định phạm vi: Xác định tiềm năng thực sự của từng ý tưởng bằng thông qua việc đánh giá và so sánh các điểm mạnh yếu và giá trị mà nó mang lại cho công ty của bạn.
  • Giai đoạn 2 - Xây dựng tình huống kinh doanh: Để biết chắc chắn liệu ý tưởng có thành công được hay không, hãy đi sâu vào nghiên cứu thị trường và dùng những thông tin thu thập được để triển khai một tình huống kinh doanh cụ thể, bao gồm nội dung dự án, lợi ích, rủi ro, chi phí và thời gian thực hiện.
  • Giai đoạn 3 - Phát triển: Ở giai đoạn này, bạn sẽ trực tiếp bắt tay vào thiết kế và phát triển một nguyên mẫu (prototype). Đồng thời, bạn cũng cần lên kế hoạch về những gì phải làm cho khâu sản xuất quy mô lớn. Giai đoạn này rất có thể sẽ gặp phải những rủi ro lớn về tài chính, do đó hãy đảm bảo bạn và công ty phải rất chặt chẽ và cẩn thận trong việc kiểm soát ngân sách.
  • Giai đoạn 4 - Thử nghiệm và xác nhận: Thực hiện các quy trình kiểm tra và xác thực sản phẩm với khách hàng tiềm năng của bạn rồi cải thiện nó dựa trên phản hồi của họ. Giai đoạn này cũng đòi hỏi bạn phải kiểm tra cả về thương hiệu, marketing cũng như những hoạt động sản xuất mà bạn đã lên kế hoạch trong giai đoạn 3.
  • Giai đoạn 5 - Ra mắt: Giai đoạn cuối cùng chính là ra mắt sản phẩm trên thị trường. Đây là bước khởi đầu của các hoạt động sản xuất, marketing và bán hàng theo quy mô lớn.

Lưu ý: Không như nhiều quá trình đổi mới khác, State-Gate không chia các hoạt động ra làm các giai đoạn cơ bản như: nghiên cứu và phát triển, marketing và sản xuất mà các hoạt động ấy sẽ được thực hiện song song. Điều này có nghĩa là mỗi giai đoạn sẽ có sự tham gia của nhiều bộ phận khác nhau, giúp tiết kiệm thời gian và tạo điều kiện để bạn hiểu sâu hơn về những ý tưởng mà mình đang khám phá. 

Bản chất của từng giai đoạn là giúp bạn thu thập được những thông tin đắt giá về cơ hội, khả năng cũng như những điểm yếu của một ý tưởng nào đó. Vì vậy, hãy bám sát từng giai đoạn và không bỏ qua bước nào. Bên cạnh đó, việc một ý tưởng không thành do còn hạn chế là điều rất dễ xảy ra nên hãy coi những thất bại đó như một bài học cho các quá trình sau này. 

Trở lại sơ đồ phía trên, có thể thấy sau mỗi giai đoạn đều có một cổng đi kèm, ám chỉ việc các hoạt động cũng như kết quả thu được từ giai đoạn đó sẽ được phân tích và kiểm nghiệm bởi người đưa ra quyết định cuối cùng (cũng chính là “người gác cổng”).

Một cổng có cấu trúc thường bao gồm ba yếu tố cơ bản:

1. Đầu vào

Đây chính là những kết quả và phân tích thu được ở mỗi giai đoạn mà quản lý dự án sử dụng để đưa ra quyết định khách quan nhất. Hãy nhớ rằng ý tưởng có thể sẽ bị loại bỏ nếu như xảy ra bất kỳ sơ xuất nào, vì thế hãy đảm bảo các thông tin mà bạn thu thập được phải được trình bày hoàn chỉnh và rõ ràng.

2. Tiêu chí

Nhà quản lý sẽ dựa vào các tiêu chí khắt khe sau để đánh giá liệu ý tưởng thực hiện có phù hợp với tổ chức và thị trường nói chung hay không:

  • Phù hợp với chiến lược đề ra
  • Sản phẩm và năng lực cạnh tranh
  • Độ thu hút của thị trường
  • Tính khả thi về mặt kỹ thuật
  • Năng lực cốt lõi
  • Lợi nhuận hoặc rủi ro về mặt tài chính

3. Đầu ra

Sau khi cân nhắc các tiêu chí, nhà quản lý sẽ đưa ra quyết định liệu dự án có đủ điều kiện để đi tiếp không hay phải huỷ bỏ. Nếu như câu trả lời là “tiếp tục” thì bạn sẽ đưa dự án vào giai đoạn tiếp theo và đồng thời lên kế hoạch để hoàn thành đúng thời hạn (cho tới cổng tiếp theo). Ngược lại, nếu như không được sự đồng thuận từ phía quản lý, ý tưởng của bạn sẽ bị “huỷ bỏ” ngay lập tức hoặc “giữ lại”, hoặc cho phép bạn “tái tạo” dự án bằng cách quay lại giai đoạn trước để thu thập thêm thông tin.

Nên nhớ rằng cổng không chỉ là điểm đánh giá hay báo cáo tình hình mà còn là những cuộc họp nghiêm túc nhằm quyết định nên tiếp tục hay huỷ bỏ/giữ lại/tái tạo. Nói cách khác, có thể coi các cổng như các trạm kiểm soát chất lượng giúp đảm bảo dự án luôn đi đúng hướng và chỉ những ý tưởng khả quan nhất mới có thể được đi tiếp. 

Nhược điểm của quy trình State-Gate

Xét qua có thể thấy State-Gate không phải là một quy trình đơn giản và dễ thực hiện. Việc có sự tham gia của nhiều bộ phận cũng như cấp trên trong quá trình hoạt động và đưa ra quyết định khiến cho tổng thể dự án trở nên tương đối phức tạp. Tuy nhiên, nếu như các công ty có thể khéo léo áp dụng các kỹ thuật quản trị thay đổi (change management) để khuyến khích nhân viên của mình làm quen với State-Gate thì điều này là hoàn toàn có thể.

Bên cạnh đó, nhiều người cũng chỉ trích phương pháp này do thiếu tính linh hoạt trong bối cảnh thị trường kinh doanh luôn thay đổi và khó lường. Trước những chỉ trích đó, Cooper đã triển khai một hệ thống mới trong đó kết hợp những yếu tố của hai phương pháp Agile (phát triển linh hoạt) và Lean (tinh giản) và thay đổi State-Gate nhằm đáp ứng Open Innovation (đổi mới sáng tạo mở).

Kết luận 

Trong quá trình triển khai dự án, mục tiêu của doanh nghiệp là phải chọn lọc ra những phương án khả thi nhất và loại bỏ các ý tưởng chưa tốt trước khi lãng phí nguồn lực và tài nguyên vào chúng. Quy trình sáng tạo State-Gate sẽ giúp các công ty đạt được mục tiêu đó một cách hiệu quả thông qua các giai đoạn nghiên cứu, phát triển, thử nghiệm và kiểm soát chất lượng chặt chẽ.

Bạn có thể tham khảo thêm khóa học "Ngưng Bình Thường" Với Kỹ Năng Tư Duy Sáng Tạo để có thêm nhiều ý tưởng hơn cho công việc của mình.

 

Nguyễn Thuỳ Trang

VietnamWorks Learning – Khóa học dành riêng cho người đi làm