Trở thành
Nhân viên hành chính văn phòng

Giới thiệu về Nhân viên hành chính văn phòng

Chuyên viên hành chính văn phòng sẽ đảm nhiệm toàn bộ công việc hành chính trong doanh nghiệp.

Hành chính văn phòng thường bị nhiều người “lầm tưởng” là một công việc giấy tờ nhàn hạ, đơn giản. Tuy nhiên, thực tế một nhân viên hành chính phải đảm nhiệm sự vận hành và phối hợp hiệu quả giữa các phòng ban và cả tổ chức. Công việc của họ thường nằm chung trong kế hoạch, mục tiêu kinh doanh chung (như lễ tân, hậu cần tổ chức sự kiện, hội thảo, họp, gặp đối tác,…) và liên quan tới nguồn nhân lực của công ty (chế độ phúc lợi, quản lý cơ sở vật chất, đặt lịch hẹn,...).

Công việc và trách nhiệm

  • Quản lý Văn phòng nhằm đảm bảo các khu vực làm việc được sạch sẽ và ngăn nắp.
  • Quản lý, theo dõi toàn bộ tài sản thiết bị, cấp phát công cụ dụng cụ và các vật dụng có liên quan nhằm đảm báo việc sử dụng hiệu quả và tiết kiệm các nguồn lực.
  • Tổ chức các hoạt động phong trào trong công ty.
  • Chuẩn bị các công cụ làm việc cần thiết (máy tính, email, các tài khoản cần thiết, chỗ ngồi, đăng ký giữ xe) cho nhân viên mới.
  • Gửi thư welcome, hướng dẫn nhân viên khi vào làm.
  • Cập nhật và báo cáo tình hình nhân sự (nhận việc, nghỉ việc), nghỉ phép, lịch công tác và gửi email thông báo.
  • Soạn thảo, quản lý HĐLĐ.
  • Phụ trách hồ sơ Bảo hiểm Xã hội (Tăng/giảm lao động, hồ sơ chế độ), chấm công, danh sách lương, công đoàn.
  • Đặt vé máy bay, khách sạn, liên hệ dịch vụ xin visa theo yêu cầu công tác của Công ty.
  • Quản lý văn thư, lữu trữ hồ sơ theo đúng qui định.

Mức lương cho
Nhân viên hành chính văn phòng
All
HCM
HN
Mức lương chung cho ngành Nhân viên hành chính văn phòng nằm giữa $25  và $35
Các tố chất/kỹ năng cần có
  • Kỹ năng giao tiếp
  • Cẩn thận và tỉ mỉ
  • Luôn đúng hẹn, tin cậy, luôn tuân thủ quy định, quy trình
  • Kỹ năng xử lý tình huống
  • Kỹ năng làm việc nhóm.
  • Biết tổ chức và sắp xếp công việc hợp lý, đều đặn
Xem thêm khoá học trên VietnamWorks Learning
Đánh giá người trong ngành
Mức độ hài lòng
0
0
Môi trường làm việc
0
0
Mức lương
0
0
Khả năng thăng tiến
0
0
Đánh giá ngay
Chấm điểm công việc
Mức độ hài lòng
0
Môi trường làm việc
0
Mức lương
0
Khả năng thăng tiến
0
Viết nhận xét công việc
Moving Up
Cơ hội việc làm cho
Nhân viên hành chính văn phòng
việc làm hiện tại trên
VietnamWorks
Khám phá việc làm cho
Nhân viên hành chính văn phòng
trên VietnamWorks
Lộ trình sự nghiệp của
Nhân viên hành chính văn phòng

Tuy không phải là nghề thiếu hụt nhân sự như những lĩnh vực khác, nhưng hành chính văn phòng là vị trí quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp, công ty cũng cần đến. Vì thế, đây vẫn là ngành có đủ “đất” để bạn “dụng võ”. Lộ trình thăng tiến của nghề hành chính văn phòng rất rõ ràng với ba cấp bậc như sau:


  • Nhân viên hành chính văn phòng

Vì tính chất công việc không quá nặng nên vị trí này không yêu cầu kinh nghiệm làm việc. Tuy nhiên, để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, các kỹ năng cần thiết như kỹ năng quản lý thời gian; kỹ năng làm việc nhóm; kỹ năng giao tiếp, xử lý các tình huống khéo léo; kỹ năng ngoại ngữ và kiến thức tin học văn phòng là những yêu cầu dành cho nhân viên hành chính văn phòng.


  • Thư ký

Thư ký là trợ lý của các cấp quản trị tại các bộ phận chuyên môn khác nhau (như quản lý, trưởng phòng, giám đốc). Họ là người phụ trách việc hỗ trợ ghi chép, sắp xếp và thông báo các công việc, tin tức và các công việc theo yêu cầu của cấp quản trị đó. Để tiến tới cấp bậc này, bạn cần 1-2 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương tự. 

Vì tính chất công việc đa dạng và bao quát nên bạn cần có kiến thức chuyên môn vững chắc cũng như thành thạo kỹ năng tin học văn phòng, giao tiếp tốt và khéo léo, tổ chức và quản lý thời gian hiệu quả, có thể đa nhiệm. Đặc biệt, thư ký cũng cần kỹ năng quản lý và phân tích, phán đoán tình huống để hỗ trợ và phối hợp hài hòa với cấp trên. Ngoài ra, thông thạo ngoại ngữ sẽ là một lợi thế lớn của bạn.


  • Trưởng phòng hành chính

Sau khi tích lũy được 3-5 năm kinh nghiệm, bạn có thể thăng tiến trở thành Trưởng phòng hành chính. Đây là vị trí đứng đầu bộ phận Hành chính trong doanh nghiệp, giám sát và đảm bảo hoạt động của cả phòng ban đạt hiệu quả như mong muốn. Trách nhiệm của Trưởng phòng hành chính thường sẽ liên quan tới thủ tục, hồ sơ, chế độ, chính sách, cách thiết lập và quản lý các biểu mẫu lưu hành trong doanh nghiệp,… Trong nhiều trường hợp, họ còn là người điều phối nhân sự bên bộ phận mình hỗ trợ cho phòng Nhân sự. Ngoài ra, Trưởng phòng hành chính cần đảm bảo toàn bộ tổ chức hoạt động trơn tru và xây dựng kế hoạch cải thiện quy trình hoạt động của công ty.

Ngoài bộ kỹ năng cần có ở một người làm hành chính, bạn cần có kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng quản lý và lập kế hoạch mạnh mẽ, kỹ năng giải quyết vấn đề cũng như có thể đề xuất cải tiến cho doanh nghiệp.

Các bài viết liên quan
Các bài viết cung cấp kiến thức ngành nghề hữu ích giúp bạn thăng tiến trong sự nghiệp
Báo cáo về nhu cầu tuyển dụng và nguồn cung lao động năm 2018 và dự đoán năm 2019
Báo cáo về nhu cầu tuyển dụng và nguồn cung lao động năm 2018 và dự đoán năm 2019