Trở thành
Thư ký

Giới thiệu về Thư ký

Thư ký là người phụ trách các công việc văn thư và hành chính trong doanh nghiệp nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc trong văn phòng. 

Nhiệm vụ chính của thư ký là hỗ trợ ghi chép; sắp xếp hồ sơ, dữ liệu; thông báo tin tức và thực hiện các công việc giấy tờ, hành chính khác cho cấp trên. Vị trí này thường được coi là đầu mối trả lời các thắc mắc trong nội bộ doanh nghiệp vì chuyên điều phối và truyền đạt thông tin cho đồng nghiệp và giám đốc điều hành.

Công việc và trách nhiệm

  • Sắp xếp các cuộc hẹn/cuộc theo yêu cầu. Tham dự, ghi biên bản cuộc họp theo yêu cầu
  • Soạn thảo & phân phát các bản thông báo, thông tin và toàn bộ các công văn chính thức
  • Giải quyết các công việc thư ký bao gồm nhận, trả lời, phân loại và ghi lại các thư từ, điện thoại, fax, tài liệu v.v…chuyển đến
  • Soạn thảo, dịch các công văn đi-đến, lưu trữ toàn bộ tài liệu liên quan đến vận hành trong phạm vi công việc được giao
  • Giám sát, đôn đốc, theo dõi các bộ phận, Phòng ban, Đơn vị thực hiện các kế hoạch, công việc được giao theo chỉ đạo của các cấp quản lý
  • Chuẩn bị công tác hậu cần cho các chuyến công tác ủca các cấp quản lý
  • Xây dựng qui trình, hệ thống kiểm soát và thực hiện liên quan đến công việc 
  • Thực hiện những việc khác liên quan theo chỉ đạo của các cấp quản lý

Mức lương cho
Thư ký
All
HCM
HN
Mức lương chung cho ngành Thư ký nằm giữa $25  và $35
Các tố chất/kỹ năng cần có
  • Thành thạo vi tính văn phòng (Word, Excel, Powerpoint)
  • Có kỹ năng tổ chức, triển khai công việc độc lập và quản lý thời gian tốt
  • Có kỹ năng viết biên bản, báo cáo và soạn thảo văn bản tốt
  • Có kỹ năng khai thác thông tin, tổng hợp và phân tích tốt 
  • Kỹ năng giao tiếp tốt
Xem thêm khoá học trên VietnamWorks Learning
Đánh giá người trong ngành
Mức độ hài lòng
0
0
Môi trường làm việc
0
0
Mức lương
0
0
Khả năng thăng tiến
0
0
Đánh giá ngay
Chấm điểm công việc
Mức độ hài lòng
0
Môi trường làm việc
0
Mức lương
0
Khả năng thăng tiến
0
Viết nhận xét công việc
Moving Up
Cơ hội việc làm cho
Thư ký
việc làm hiện tại trên
VietnamWorks
Khám phá việc làm cho
Thư ký
trên VietnamWorks
Lộ trình sự nghiệp của
Thư ký

 

Ở nước ta vào thời gian trước, do cách tổ chức và quản lý nền kinh tế lạc hậu mà chức danh thư ký ít phổ biến, chỉ được giao những nhiệm vụ đơn giản, vai trò không quan trọng và hầu như không có cơ hội thăng tiến. Từ khi kinh tế đất nước phát triển, việc giao lưu học tập và đổi mới về phương pháp tổ chức cũng như quản lý kinh doanh được khuyến khích đẩy mạnh, xu hướng hiện đại hoá đem lại cho nghề thư ký một môi trường phát triển mới. Dù có nhiều đòi hỏi và thử thách, nhưng đồng thời cơ hội nghề nghiệp cũng mở ra nhiều khả năng thăng tiến hơn.

Nghề thư ký nhìn chung có thể được chia ra thành các loại:

  • Nhân viên phòng hồ sơ - lưu trữ
  • Thư ký - tiếp tân
  • Thư ký - đánh máy
  • Thư ký - xử lý văn bản
  • Thư ký - kế toán
  • Thư ký - điều hành
  • Trợ lý giám đốc

Tuy vậy, chức danh thư ký không phải lúc nào cũng phân ra thành từng công việc riêng lẽ như trên, đặc biệt là ở những doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Các cấp bậc của Thư ký

Secretary - Junior Secretary (Thư ký - Thư ký sơ cấp): 0-1 năm => General Secretary - Senior Secretary (Thư ký tổng quát - Thư ký trung cấp): 1-3 năm => Executive Secretary - Personal Assistant (Thư ký Giám đốc - Trợ lý riêng): 3-7 năm


  • Secretary - Junior Secretary (Thư ký - Thư ký sơ cấp)

Là người phụ trách việc hỗ trợ ghi chép, sắp xếp và thông báo các công việc, đề xuất, tin tức từ cấp trên xuống cho nhân viên, vị trí thư ký sơ cấp thường không yêu cầu kinh nghiệm. Tuy vậy, bạn sẽ cần nhiều kỹ năng mềm để có nhiều lợi thế trong nghề nghiệp hơn, ví dụ như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng viết và nói, kỹ năng lên kế hoạch và óc tổ chức, làm việc theo nhóm, kỹ năng quản lý thời gian… Đây sẽ là những điểm mà nhà phỏng vấn rất chú ý ở ứng viên muốn trúng tuyển.


  •  General Secretary - Senior Secretary (Thư ký tổng quát - Thư ký trung cấp)

Sau 1-3 năm trong nghề, thư ký chuyên nghiệp đã hiểu rõ về nghề nghiệp của mình, về nhiệm vụ mà mình được giao và thực hiện thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn để có thể đáp ứng đúng yêu cầu được giao. Đồng thời bạn cũng cần có khả năng truyền đạt, hướng dẫn các nghiệp vụ chuyên môn cho người khác, thao tác một số kỹ năng cơ bản thuộc nghiệp vụ hành chính văn phòng và sử dụng tốt các trang thiết bị văn phòng trong nhu cầu sử dụng.

Khóa học đề xuất: Nghiệp Vụ Hành Chính, Kỹ Năng Văn Phòng Và Quản Lý Nhân Sự Từ A - Z


  • Executive Secretary - Personal Assistant (Thư ký Giám đốc - Trợ lý riêng)

Là cánh tay phải đắc lực giúp giám đốc trong việc điều hành và quản lý doanh nghiệp, bạn cần biết cách phối hợp nhịp nhàng với các hoạt động của giám đốc, sắp xếp lịch trình, tổ chức các cuộc họp, lập báo cáo… Người trợ lý không chỉ đơn thuần hỗ trợ giám đốc trong các công việc hằng ngày mà còn xem xét, đánh giá và đề xuất ý kiến để giám đốc tham khảo trước khi đưa ra quyết định. Trong một số trường hợp, trợ lý giám đốc còn được ủy quyền để trực tiếp giải quyết các vấn đề.

Khóa học đề xuất: Kỹ Năng Về Lập Kế Hoạch Và Quản Lý Công Việc

Các bài viết liên quan
Các bài viết cung cấp kiến thức ngành nghề hữu ích giúp bạn thăng tiến trong sự nghiệp
Báo cáo về nhu cầu tuyển dụng và nguồn cung lao động năm 2018 và dự đoán năm 2019
Báo cáo về nhu cầu tuyển dụng và nguồn cung lao động năm 2018 và dự đoán năm 2019